المكتب الاعلامي للفريق السامعي يوضح حول شائعات مغادرته صنعاء    أبين.. مقتل وإصابة 5 جنود بانفجار عبوة ناسفة استهدفت دورية عسكرية بمودية    الشهيد علي حسن المعلم    الأمم المتحدة تحذر من ارتفاع معدل سوء التغذية بين أطفال غزة    الإدارة الأمريكية تُضاعف مكافأة القبض على الرئيس الفنزويلي وكراكاس تصف القرار ب"المثير للشفقة"    أبناء صعدة يؤكدون في 35 مسيرة الثبات مع غزة والجهوزية لمواجهة الأعداء    200 كاتب بريطاني يطالبون بمقاطعة إسرائيل    تحذير هام من الأرصاد    خلود وخديجة.. عمرة وسلة آسيوية    الذهب يسجل مستويات قياسية مدعومًا بالرسوم الجمركية الأمريكية    اشتباكات مسلحة عنيفة بين فصائل المرتزقة في عدن    صحيفة روسية تكشف من هو الشيباني    بايرن ميونخ يكتسح توتنهام الإنجليزي برباعية نظيفة    تفشي فيروس خطير في ألمانيا مسجلا 16 إصابة ووفاة ثلاثة    فياريال الإسباني يعلن ضم لاعب الوسط الغاني توماس بارتي    اكتشاف معبد عمره 6 قرون في تركيا بالصدفة    ما سر قرار ريال مدريد مقاطعة حفل الكرة الذهبية 2025؟    دراسة تحذّر من خطر شاشات الهواتف والتلفاز على صحة القلب والشرايين!    المحتجون الحضارم يبتكرون طريقة لتعطيل شاحنات الحوثي المارة بتريم    يحق لبن حبريش قطع الطريق على وقود كهرباء الساحل لأشهر ولا يحق لأبناء تريم التعبير عن مطالهم    باوزير: تريم فضحت تهديدات بن حبريش ضد النخبة الحضرمية    في تريم لم تُخلق النخلة لتموت    إنسانية عوراء    لماذا يخجل أبناء تعز من الإنتساب إلى مدينتهم وقراهم    الراجع قوي: عندما يصبح الارتفاع المفاجئ للريال اليمني رصاصة طائشة    وتؤكد بأنها على انعقاد دائم وان على التجار رفض تسليم الزيادة    فوز شاق للتعاون على الشروق في بطولة بيسان    رونالدو يسجل هاتريك ويقود النصر للفوز وديا على ريو آفي    كرة الطائرة الشاطئية المغربية.. إنجازات غير مسبوقة وتطور مستمر    وسط تصاعد التنافس في تجارة الحبوب .. وصول شحنة قمح إلى ميناء المكلا    تغاريد حرة .. عندما يسودنا الفساد    القرعة تضع اليمن في المجموعة الثانية في تصفيات كأس آسيا للناشئين    إب.. قيادي حوثي يختطف مواطناً لإجباره على تحكيمه في قضية أمام القضاء    وسط هشاشة أمنية وتصاعد نفوذ الجماعات المسلحة.. اختطاف خامس حافلة لشركة الاسمنت خلال شهرين    الرئيس المشاط يعزي في وفاة احد كبار مشائخ حاشد    الرئيس الزُبيدي يشدد على أهمية النهوض بقطاع الاتصالات وفق رؤية استراتيجية حديثة    محافظ إب يدشن أعمال التوسعة في ساحة الرسول الأعظم بالمدينة    إجراءات الحكومة كشفت مافيا العملة والمتاجرة بمعاناة الناس    كنت هناك.. وكما كان اليوم، لبنان في عين العاصفة    عصابة حوثية تعتدي على موقع أثري في إب    الصراع في الجهوية اليمانية قديم جدا    رصاص الجعيملاني والعامري في تريم.. اشتعال مواجهة بين المحتجين قوات الاحتلال وسط صمت حكومي    وفاة وإصابة 9 مواطنين بصواعق رعدية في الضالع وذمار    خطر مستقبل التعليم بانعدام وظيفة المعلم    من الصحافة الصفراء إلى الإعلام الأصفر.. من يدوّن تاريخ الجنوب؟    صنعاء تفرض عقوبات على 64 شركة لانتهاك قرار الحظر البحري على "إسرائيل"    الفصل في 7329 قضية منها 4258 أسرية    جامعة لحج ومكتب الصحة يدشنان أول عيادة مجانية بمركز التعليم المستمر    دراسة أمريكية جديدة: الشفاء من السكري ممكن .. ولكن!    هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة    اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي    مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه    لا تليق بها الفاصلة    حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن    ( ليلة أم مجدي وصاروخ فلسطين 2 مرعب اليهود )    رئيس الوزراء: الأدوية ليست رفاهية.. ووجهنا بتخفيض الأسعار وتعزيز الرقابة    من أين لك هذا المال؟!    تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مراحل تكوين الاجتماع الناجح
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 16 - 02 - 2013

لاشك أخي السكرتير بأن نجاح أي إجتماع يتوقف على التجهيزات الإدارية والتنظيمية المناسبة، تلك التجهيزات المرتبطة بقدراتك ومهارتك أنت ، ودورك الإداري والفني الذي تقوم به أنت ، قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع ، فالدور الذي تقوم به هو العنصر الهام والفعال في نجاح هذا الاجتماع .. - وبالاستعانة بالله - أحاول هنا توضيح دورك في إنتاج اجتماع ناجح من خلال تنفيذ الخطوات التالية:
قبل الاجتماع:
قم بإعداد:
جدول الأعمال {مواضيع النقاش}، المحضر السابق {لتقييم ما تم إنجازه وما لم يتم}، المستندات المتعلقة بموضوع الاجتماع، وأية معلومات أخرى متعلقة بموضوع الاجتماع.
قم بتحرير الدعوة للأعضاء محددا فيها:
اسم المدعو، موعد الاجتماع بالتاريخ والوقت {البدء والانتهاء}، ومكان الاجتماع، وموضوع الاجمتاع، واية معلومات جوهرية هامة تذكر في الدعوة.. وموافاتهم بالدعوة مرفقا بها جدول الاعمال والمستندات الخاصة بالإجتماع – كاملة - في وقت كافٍ يمكنهم من دراستها مسبقا واعداد تصورات ومقترحات بشأنها والتحضير الجيد لمشاركة فعالة.
قم بنفسك بالإشراف على تجهيز مكان الإجتماع:
نظافة المكان، التكييف المناسب، الرائحة الزكية، الهدوء، الإضاءة المناسبة، الأدوات الكتابية اللازمة أمام كل عضو، اعداد المقاعد الكافية وترتيبها حسب مراكز الاعضاء { 3 مقاعد احتياطية}، اعداد لوحة بإسم العضو وتوضع أمام مقعده المخصص لجلوسه.
ونهدف بذلك إلى توفير الراحة النفسية والامكانيات التي تمكن الأعضاء المشاركين من تحقيق إجتماع ناجح ومنتج دون تقطيع لأفكارهم في البحث عن نواقص.
أثناء الاجتماع:
تسجيل الحضور والمتغيبين.. ويفضل أن تعرف ذلك قبل الاجتماع - توفيرا للوقت.
أسباب التغيب: ويفضل أيضا أخذها قبل الإجتماع أو بعده وتجنب ذلك اثناء الاجتماع للمحافظة على وقت الإجتماع.
الإنصات التام والتركيز على جميع المتحدثين.
تدوين آراء جميع الأعضاء بدقة متناهية.
عدم إهمال رأي معين – من وجهة نظرك -.
تجهيز ورقة مستقلة لتدوين التوجيهات العارضة الخارجة عن موضوع الاجتماع أو أية ملاحظات أخرى.
عدم السرحان أو التفكير أو الإنشغال بأمور غير الإجتماع.. وان حدث ذلك فحاول استدراك ما فاتك من الأعضاء بعد الاجتماع مباشرة وبشكل استيضاح وتأكيد دون إشعارهم بنعاسك .
بعد الاجتماع:
إعداد محضر الاجتماع.. ويفضل فور انفضاض الاجتماع مباشرة، حيث تكون جميع وقائع الجلسة ماثلة في ذهنك.
استكمال توقيعات المحضر.
إرسال المحضر لجميع الأعضاء {الحضور والمتغيبون}.
متابعة المكلفين بتنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع حسب مواعيد التنفيذ المحددة.
رفع تقرير للمدير عن نتائج المتابعة والتنفيذ . {قبل انعقاد الإجتماع التالي بوقت كافٍ} .
إرشادات هامة لك يامقرر الاجتماع:
الاتصال بأعضاء الاجتماع عقب إرسال الدعوات إليهم مباشرة للتأكد من وصول الدعوات.
الاتصال بأعضاء الاجتماع قبل موعد الاجتماع بيومين على الأقل لتذكيرهم بالاجتماع.
دوّن مواعيد الاجتماعات في مفكرتك الخاصة، وقم بإعداد ترتيبات قبل الاجتماع في وقت كافٍ قبل موعد الاجتماع تحسبا لأي طارئ غير متوقع.
يجب أن يكون المحضر دقيقا ويعطي صورة واضحة لكل ما جرى في الاجتماع.
إرسل محضر الاجتماع بعد صياغته للأعضاء لدراسته وإبداء أية ملاحظات أو اعتراضات.. ثم قدمه للمدير لاعتماده.
قم بإعداد نموذج خاص بتسجيل وقائع الاجتماع ، لتوفر الوقت في إعداده أثناء الاجتماع.
قم بإعداد قالب لمحضر الاجتماع في الكمبيوتر.. لتوفر الوقت في إخراجه.
إذا كنت تواجه مشكلة في استيعاب مشاركات الأعضاء بدقة ، فبإمكانك استخدام مسجل صغير ، ثم تلخيص الوقائع في خلوة مع نفسك بعد الاجتماع {بعد أخذ الإذن من المدير}.
استعد للاجتماع بعقلية صافية من أية شواغل ذهنية ، لتتمكن من استيعاب وقائع الاجتماع كاملة بنجاح.
تأكد بأن نسيانك لبعض الآراء سيكون سببا رئيسا لفشل الاجتماع ، وإضاعة وقت وجهد أعضاء الاجتماع.
احرص على استيفاء توقيعات الأعضاء كاملة وما يؤكد استلامهم لنسخ المحضر قبل الأرشفة.
ويجب أن يشتمل المحضر على:
مكان وموعد الاجتماع بدقة، أسماء الحضور مع مناصبهم أو الجهات التي يمثلونها والمعتذرين والغائبين، اسم ومنصب رئيس الاجتماع، إثبات صحة الاجتماع بتوافر النصاب القانوني، نص جدول الاجتماع، الموضوعات التي بحثت في الاجتماع، نص القرارات والتوصيات التي صدرت عن الاجتماع، وقت انفضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.
وبهذا نتفق سويا على ان ما يجعل الاجتماع منتجاً ومثمراً، ومحققا للفائدة القصوى هو الإعداد الدقيق قبله وحسن الإدارة أثنائه ودقة المتابعة بعده، ويمكننا أن نقسم مراحل تكوين الاجتماع الناجح إلى ثلاث مراحل المرحلة الأولى التحضير للاجتماع ، والمرحلة الثانية أثناء الاجتماع ، و المرحلة الثالثة بعد الانتهاء منه.. راجيا للجميع النجاح والتوفيق.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.