المواقف تكشف الأقنعة عمّن فقدوا بوصلة الجنوب.!    الحديدة و سحرة فرعون    الكثيري يدعو البيئة لتعزيز التنسيق مع المنظمات الدولية    ادانات دولية واسعة لجريمة العدوان الأمريكي على ايران    الدولار في عدن 3000    الإمارات ومليشياتها تضاعف من معاناة المواطنين بالجنوب    خبراء :المشروبات الساخنة تعمل على تبريد الجسم في الحر الشديد    اليمن يعلن الوقوف الكامل مع الشعب الإيراني    أيش ذا يا عم علي.. ليش ذا؟    إيران تطلق دفعتين صاروخيتين وإعلام إسرائيلي يتحدث عن دمار كبير    أيها الرئيس ترامب.. لا تنتحر    كيف تواجه الأمة واقعها اليوم (3)    حادث مفجع يفسد احتفالات المولودية بلقب الدوري الجزائري    أول موجة إيرانية بعد العدوان الأمريكي    السلبية تسيطر على ريفر بليت ومونتيري    الرئيس الزُبيدي يُعزّي الشيخ عبدالرب النقيب في وفاة شقيقه    شوجي.. امرأة سحقتها السمعة بأثر رجعي    من بينها فوردو.. ترامب يعلن قصف 3 مواقع نووية في إيران    العليمي وبن بريك والمعبقي يصادرون موارد الصناديق الإيرادية الجنوبية    أثار نزاعا قانونيّا.. ما سبب إطلاق لقب «محاربو السوكا» على ترينيداد؟    فلومينينسي ينهي رحلة أولسان المونديالية    علاج للسكري يحقق نتائج واعدة لمرضى الصداع النصفي    ترامب يعلق مجددا على استهداف إيران    هاني الصيادي ... الغائب الحاضر بين الواقع والظنون    روايات الاعلام الايراني والغربي للقصف الأمريكي للمنشآت النووية الايرانية وما جرى قبل الهجوم    بتواطؤ حوثي.. مسلحون يحرقون منزلاً في محافظة إب بعد نهبه    الدفاعات الإيرانية تدمر 12 طائرة مسيرة صهيونية في همدان    استعدادات مكثفة لعام دراسي جديد في ظل قساوة الظروف    محافظ تعز يبحث مع مسؤول أممي أزمة المياه والحلول الممكنة    حملة لازالة البساطين والعشوائيات في باب اليمن    تدشين الدورة الآسيوية لمدربي كرة القدم المستوى "C" بالمكلا    ما وراء حرائق الجبال!!    الرهوي يشيد بجهود وزارة الداخلية والأجهزة الأمنية    الطوارئ الإيرانية: إصابة 14 من طواقم الإسعاف وتضرر 7 سيارات جراء العدوان الصهيوني    إحباط عملية تفجير غربي إيران واعتقال عنصر مرتبط بالموساد    ليفاندوفسكي يحدد وجهته بعد حقبة برشلونة    تشيلسي يقترب من إبرام صفقة مؤجلة    من يومياتي في أمريكا .. بين مر وأمر منه    بين حروف الرازحي.. رحلة الى عمق النفس اليمني    قصر شبام.. أهم مباني ومقر الحكم    الترجي التونسي يهدي العرب أول انتصار في كأس العالم للأندية 2025    فساد الاشراف الهندسي وغياب الرقابة الرسمية .. حفر صنعاء تبتلع السيارات    الاتحاد الأوروبي يقدّم منحة مالية لدعم خدمات الصحة الإنجابية في اليمن    اسعار الذهب في صنعاء وعدن السبت 21 يونيو/حزيران 2025    على مركب الأبقار… حين يصبح البحر أرحم من اليابسة    البحسني يكشف عن مشروع صندوق حضرموت الإنمائي    مقتل عريس في صنعاء بعد أيام من اختطافه    مليشيا درع الوطن تنهب المسافرين بالوديعة    صنعاء .. موظفو اليمنية يكشفون عن فساد في الشركة ويطالبون بتشكيل لجنة تحقيق ومحاسبة جحاف    «أبو الحب» يعيد بسمة إلى الغناء    علي ناصر محمد أمدّ الله في عمره ليفضح نفسه بلسانه    بين ملحمة "الرجل الحوت" وشذرات "من أول رائحة"    الأمم المتحدة تقلّص خطة الاستجابة الإنسانية في اليمن وسط تراجع كبير في التمويل    ديدان "سامّة" تغزو ولاية أمريكية وتثير ذعر السكان    نجاح أول عملية زرع قلب دون الحاجة إلى شق الصدر أو كسر عظم القص    حين يُسلب المسلم العربي حقه باسم القدر    الخطوط الجوية اليمنية... شريان وطن لا يحتمل الخلاف    الصبر مختبر العظمة    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مراحل تكوين الاجتماع الناجح
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 16 - 02 - 2013

لاشك أخي السكرتير بأن نجاح أي إجتماع يتوقف على التجهيزات الإدارية والتنظيمية المناسبة، تلك التجهيزات المرتبطة بقدراتك ومهارتك أنت ، ودورك الإداري والفني الذي تقوم به أنت ، قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع ، فالدور الذي تقوم به هو العنصر الهام والفعال في نجاح هذا الاجتماع .. - وبالاستعانة بالله - أحاول هنا توضيح دورك في إنتاج اجتماع ناجح من خلال تنفيذ الخطوات التالية:
قبل الاجتماع:
قم بإعداد:
جدول الأعمال {مواضيع النقاش}، المحضر السابق {لتقييم ما تم إنجازه وما لم يتم}، المستندات المتعلقة بموضوع الاجتماع، وأية معلومات أخرى متعلقة بموضوع الاجتماع.
قم بتحرير الدعوة للأعضاء محددا فيها:
اسم المدعو، موعد الاجتماع بالتاريخ والوقت {البدء والانتهاء}، ومكان الاجتماع، وموضوع الاجمتاع، واية معلومات جوهرية هامة تذكر في الدعوة.. وموافاتهم بالدعوة مرفقا بها جدول الاعمال والمستندات الخاصة بالإجتماع – كاملة - في وقت كافٍ يمكنهم من دراستها مسبقا واعداد تصورات ومقترحات بشأنها والتحضير الجيد لمشاركة فعالة.
قم بنفسك بالإشراف على تجهيز مكان الإجتماع:
نظافة المكان، التكييف المناسب، الرائحة الزكية، الهدوء، الإضاءة المناسبة، الأدوات الكتابية اللازمة أمام كل عضو، اعداد المقاعد الكافية وترتيبها حسب مراكز الاعضاء { 3 مقاعد احتياطية}، اعداد لوحة بإسم العضو وتوضع أمام مقعده المخصص لجلوسه.
ونهدف بذلك إلى توفير الراحة النفسية والامكانيات التي تمكن الأعضاء المشاركين من تحقيق إجتماع ناجح ومنتج دون تقطيع لأفكارهم في البحث عن نواقص.
أثناء الاجتماع:
تسجيل الحضور والمتغيبين.. ويفضل أن تعرف ذلك قبل الاجتماع - توفيرا للوقت.
أسباب التغيب: ويفضل أيضا أخذها قبل الإجتماع أو بعده وتجنب ذلك اثناء الاجتماع للمحافظة على وقت الإجتماع.
الإنصات التام والتركيز على جميع المتحدثين.
تدوين آراء جميع الأعضاء بدقة متناهية.
عدم إهمال رأي معين – من وجهة نظرك -.
تجهيز ورقة مستقلة لتدوين التوجيهات العارضة الخارجة عن موضوع الاجتماع أو أية ملاحظات أخرى.
عدم السرحان أو التفكير أو الإنشغال بأمور غير الإجتماع.. وان حدث ذلك فحاول استدراك ما فاتك من الأعضاء بعد الاجتماع مباشرة وبشكل استيضاح وتأكيد دون إشعارهم بنعاسك .
بعد الاجتماع:
إعداد محضر الاجتماع.. ويفضل فور انفضاض الاجتماع مباشرة، حيث تكون جميع وقائع الجلسة ماثلة في ذهنك.
استكمال توقيعات المحضر.
إرسال المحضر لجميع الأعضاء {الحضور والمتغيبون}.
متابعة المكلفين بتنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع حسب مواعيد التنفيذ المحددة.
رفع تقرير للمدير عن نتائج المتابعة والتنفيذ . {قبل انعقاد الإجتماع التالي بوقت كافٍ} .
إرشادات هامة لك يامقرر الاجتماع:
الاتصال بأعضاء الاجتماع عقب إرسال الدعوات إليهم مباشرة للتأكد من وصول الدعوات.
الاتصال بأعضاء الاجتماع قبل موعد الاجتماع بيومين على الأقل لتذكيرهم بالاجتماع.
دوّن مواعيد الاجتماعات في مفكرتك الخاصة، وقم بإعداد ترتيبات قبل الاجتماع في وقت كافٍ قبل موعد الاجتماع تحسبا لأي طارئ غير متوقع.
يجب أن يكون المحضر دقيقا ويعطي صورة واضحة لكل ما جرى في الاجتماع.
إرسل محضر الاجتماع بعد صياغته للأعضاء لدراسته وإبداء أية ملاحظات أو اعتراضات.. ثم قدمه للمدير لاعتماده.
قم بإعداد نموذج خاص بتسجيل وقائع الاجتماع ، لتوفر الوقت في إعداده أثناء الاجتماع.
قم بإعداد قالب لمحضر الاجتماع في الكمبيوتر.. لتوفر الوقت في إخراجه.
إذا كنت تواجه مشكلة في استيعاب مشاركات الأعضاء بدقة ، فبإمكانك استخدام مسجل صغير ، ثم تلخيص الوقائع في خلوة مع نفسك بعد الاجتماع {بعد أخذ الإذن من المدير}.
استعد للاجتماع بعقلية صافية من أية شواغل ذهنية ، لتتمكن من استيعاب وقائع الاجتماع كاملة بنجاح.
تأكد بأن نسيانك لبعض الآراء سيكون سببا رئيسا لفشل الاجتماع ، وإضاعة وقت وجهد أعضاء الاجتماع.
احرص على استيفاء توقيعات الأعضاء كاملة وما يؤكد استلامهم لنسخ المحضر قبل الأرشفة.
ويجب أن يشتمل المحضر على:
مكان وموعد الاجتماع بدقة، أسماء الحضور مع مناصبهم أو الجهات التي يمثلونها والمعتذرين والغائبين، اسم ومنصب رئيس الاجتماع، إثبات صحة الاجتماع بتوافر النصاب القانوني، نص جدول الاجتماع، الموضوعات التي بحثت في الاجتماع، نص القرارات والتوصيات التي صدرت عن الاجتماع، وقت انفضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.
وبهذا نتفق سويا على ان ما يجعل الاجتماع منتجاً ومثمراً، ومحققا للفائدة القصوى هو الإعداد الدقيق قبله وحسن الإدارة أثنائه ودقة المتابعة بعده، ويمكننا أن نقسم مراحل تكوين الاجتماع الناجح إلى ثلاث مراحل المرحلة الأولى التحضير للاجتماع ، والمرحلة الثانية أثناء الاجتماع ، و المرحلة الثالثة بعد الانتهاء منه.. راجيا للجميع النجاح والتوفيق.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.