انتشال سفينة ضخمة من حوض ميناء الاصطياد السمكي بعدن    خطر المهاجرين غير الشرعيين يتصاعد في شبوة    وزارة الأوقاف تعلن عن تفعيل المنصة الالكترونية لخدمة الحجاج    مدير مكتب الشباب والرياضة بتعز يطلع على سير مشروع تعشيب ملاعب نادي الصقر    "الشعبية": العدو الصهيوني يستخدم الشتاء "سلاح إبادة" بغزة    الأرصاد: أجواء باردة إلى شديدة البرودة على المرتفعات    شركة صقر الحجاز تثير الجدل حول حادثة باص العرقوب وتزعم تعرضه لإطلاق نار وتطالب بإعادة التحقيق    بيريز يقرر الرحيل عن ريال مدريد    صعدة: إصابة مُهاجر بتجدد قصف العدو السعودي على مديرية قطابر    عمومية الجمعية اليمنية للإعلام الرياضي تناقش الإطار الاستراتيجي للبرامج وتمويل الأنشطة وخطط عام 2026    تنظيم دخول الجماهير لمباراة الشعلة ووحدة عدن    فريق DR7 يُتوّج بطلاً ل Kings Cup MENA في نهائي مثير بموسم الرياض    الانتحار السياسي.. قراءة في نموذج الثاني والعشرين من يونيو 1969    يوم ترفيهي مفتوحي لذوي وأبناء الشهداء بمدينة البيضاء    حضرموت تنتفض ضد إرهاب "الغرابي" ومؤامرات الحوثي    معهد أسترالي: بسبب الحرب على اليمن.. جيل كامل لا يستطيع القراءة والكتابة    الترب: مخططات العدوان واضحة وعلى الجميع الحذر    لاجئون ومجنسون يمنيون في أوروبا يتقاضون ملايين الدولارات شهرياً من أموال الجنوب    مليشيا الحوثي تستحدث أنفاقا جديدة في مديرية السياني بمحافظة إب    مقتل وإصابة 34 شخصا في انفجار بمركز شرطة في كشمير الهندية    انهيارات أرضية بجزيرة جاوة تخلف 23 قتيلا ومفقودا    ضبط وكشف 293 جريمة سرقة و78 جريمة مجهولة    مضامين القرار الأممي الخاص بتمديد العقوبات ومواقف الدول المؤيدة والممتنعة    روسيا تمتنع عن التصويت على قرار تمديد العقوبات على اليمن    حكام العرب اليوم.. ومكياج السلطة    مؤسسة الكهرباء تذبح الحديدة    توخيل: نجوم انكلترا يضعون الفريق فوق الأسماء    وديا: السعودية تهزم كوت ديفوار    الارياني يرفض إعادة الآثار المنهوبة وبعضها بيع في باريس(وثائق)    أمين عام الإصلاح يعزي رئيسة دائرة المرأة في وفاة زوجها    حين قررت أعيش كإنسان محترم    الكشف عن لوحة تاريخية للرسام السويدي بيرتل والديمار بعنوان Jerusalem    محافظ عدن يكرّم الأديب محمد ناصر شراء بدرع الوفاء والإبداع    رونالدو مهدد بالغياب عن كأس العالم 2026    المقالح: من يحكم باسم الله لا يولي الشعب أي اعتبار    الصين تعلن اكتشاف أكبر منجم ذهب في تاريخها    نمو إنتاج المصانع ومبيعات التجزئة في الصين بأضعف وتيرة منذ أكثر من عام    وجهة نظر فيما يخص موقع واعي وحجب صفحات الخصوم    الإمام الشيخ محمد الغزالي: "الإسلام دين نظيف في أمه وسخة"    عدن تختنق بين غياب الدولة وتدفق المهاجرين.. والمواطن الجنوبي يدفع الثمن    حكام العرب وأقنعة السلطة    مي عز الدين تعلن عقد قرانها وتفاجئ جمهورها    إسرائيل تسلمت رفات أحد الاسرى المتبقين في غزة    الحديدة.. مليشيا الحوثي تقطع الكهرباء عن السكان وتطالبهم بدفع متأخرات 10 أعوام    عدن.. البنك المركزي يغلق منشأة صرافة    وزير الصناعية يؤكد على أهمية تمكين المرأة اقتصاديا وتوسيع مشاركتها في القطاعات التجارية    غموض يلف حادثة انتحار مرافِق المخلافي داخل سجنه في تعز    القصبي.. بين «حلم الحياة» و«طال عمره» 40 عاما على خشبة المسرح    وداعاً للتسوس.. علماء يكتشفون طريقة لإعادة نمو مينا الأسنان    عدن.. انقطاعات الكهرباء تتجاوز 15 ساعة وصهاريج الوقود محتجزة في أبين    شبوة:فعالية تأبينية مهيبة للإعلامي والإذاعي وكروان التعليق الرياضي فائز محروق    جراح مصري يدهش العالم بأول عملية من نوعها في تاريخ الطب الحديث    عدن تعيش الظلام والعطش.. ساعتان كهرباء كل 12 ساعة ومياه كل ثلاثة أيام    ارشادات صحية حول اسباب جلطات الشتاء؟    اليونيسيف: إسرائيل تمنع وصول اللقاحات وحليب الأطفال الى غزة    قيمة الجواسيس والعملاء وعقوبتهم في قوانين الأرض والسماء    5 عناصر تعزّز المناعة في الشتاء!    الشهادة .. بين التقديس الإنساني والمفهوم القرآني    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مراحل تكوين الاجتماع الناجح
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 16 - 02 - 2013

لاشك أخي السكرتير بأن نجاح أي إجتماع يتوقف على التجهيزات الإدارية والتنظيمية المناسبة، تلك التجهيزات المرتبطة بقدراتك ومهارتك أنت ، ودورك الإداري والفني الذي تقوم به أنت ، قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع ، فالدور الذي تقوم به هو العنصر الهام والفعال في نجاح هذا الاجتماع .. - وبالاستعانة بالله - أحاول هنا توضيح دورك في إنتاج اجتماع ناجح من خلال تنفيذ الخطوات التالية:
قبل الاجتماع:
قم بإعداد:
جدول الأعمال {مواضيع النقاش}، المحضر السابق {لتقييم ما تم إنجازه وما لم يتم}، المستندات المتعلقة بموضوع الاجتماع، وأية معلومات أخرى متعلقة بموضوع الاجتماع.
قم بتحرير الدعوة للأعضاء محددا فيها:
اسم المدعو، موعد الاجتماع بالتاريخ والوقت {البدء والانتهاء}، ومكان الاجتماع، وموضوع الاجمتاع، واية معلومات جوهرية هامة تذكر في الدعوة.. وموافاتهم بالدعوة مرفقا بها جدول الاعمال والمستندات الخاصة بالإجتماع – كاملة - في وقت كافٍ يمكنهم من دراستها مسبقا واعداد تصورات ومقترحات بشأنها والتحضير الجيد لمشاركة فعالة.
قم بنفسك بالإشراف على تجهيز مكان الإجتماع:
نظافة المكان، التكييف المناسب، الرائحة الزكية، الهدوء، الإضاءة المناسبة، الأدوات الكتابية اللازمة أمام كل عضو، اعداد المقاعد الكافية وترتيبها حسب مراكز الاعضاء { 3 مقاعد احتياطية}، اعداد لوحة بإسم العضو وتوضع أمام مقعده المخصص لجلوسه.
ونهدف بذلك إلى توفير الراحة النفسية والامكانيات التي تمكن الأعضاء المشاركين من تحقيق إجتماع ناجح ومنتج دون تقطيع لأفكارهم في البحث عن نواقص.
أثناء الاجتماع:
تسجيل الحضور والمتغيبين.. ويفضل أن تعرف ذلك قبل الاجتماع - توفيرا للوقت.
أسباب التغيب: ويفضل أيضا أخذها قبل الإجتماع أو بعده وتجنب ذلك اثناء الاجتماع للمحافظة على وقت الإجتماع.
الإنصات التام والتركيز على جميع المتحدثين.
تدوين آراء جميع الأعضاء بدقة متناهية.
عدم إهمال رأي معين – من وجهة نظرك -.
تجهيز ورقة مستقلة لتدوين التوجيهات العارضة الخارجة عن موضوع الاجتماع أو أية ملاحظات أخرى.
عدم السرحان أو التفكير أو الإنشغال بأمور غير الإجتماع.. وان حدث ذلك فحاول استدراك ما فاتك من الأعضاء بعد الاجتماع مباشرة وبشكل استيضاح وتأكيد دون إشعارهم بنعاسك .
بعد الاجتماع:
إعداد محضر الاجتماع.. ويفضل فور انفضاض الاجتماع مباشرة، حيث تكون جميع وقائع الجلسة ماثلة في ذهنك.
استكمال توقيعات المحضر.
إرسال المحضر لجميع الأعضاء {الحضور والمتغيبون}.
متابعة المكلفين بتنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع حسب مواعيد التنفيذ المحددة.
رفع تقرير للمدير عن نتائج المتابعة والتنفيذ . {قبل انعقاد الإجتماع التالي بوقت كافٍ} .
إرشادات هامة لك يامقرر الاجتماع:
الاتصال بأعضاء الاجتماع عقب إرسال الدعوات إليهم مباشرة للتأكد من وصول الدعوات.
الاتصال بأعضاء الاجتماع قبل موعد الاجتماع بيومين على الأقل لتذكيرهم بالاجتماع.
دوّن مواعيد الاجتماعات في مفكرتك الخاصة، وقم بإعداد ترتيبات قبل الاجتماع في وقت كافٍ قبل موعد الاجتماع تحسبا لأي طارئ غير متوقع.
يجب أن يكون المحضر دقيقا ويعطي صورة واضحة لكل ما جرى في الاجتماع.
إرسل محضر الاجتماع بعد صياغته للأعضاء لدراسته وإبداء أية ملاحظات أو اعتراضات.. ثم قدمه للمدير لاعتماده.
قم بإعداد نموذج خاص بتسجيل وقائع الاجتماع ، لتوفر الوقت في إعداده أثناء الاجتماع.
قم بإعداد قالب لمحضر الاجتماع في الكمبيوتر.. لتوفر الوقت في إخراجه.
إذا كنت تواجه مشكلة في استيعاب مشاركات الأعضاء بدقة ، فبإمكانك استخدام مسجل صغير ، ثم تلخيص الوقائع في خلوة مع نفسك بعد الاجتماع {بعد أخذ الإذن من المدير}.
استعد للاجتماع بعقلية صافية من أية شواغل ذهنية ، لتتمكن من استيعاب وقائع الاجتماع كاملة بنجاح.
تأكد بأن نسيانك لبعض الآراء سيكون سببا رئيسا لفشل الاجتماع ، وإضاعة وقت وجهد أعضاء الاجتماع.
احرص على استيفاء توقيعات الأعضاء كاملة وما يؤكد استلامهم لنسخ المحضر قبل الأرشفة.
ويجب أن يشتمل المحضر على:
مكان وموعد الاجتماع بدقة، أسماء الحضور مع مناصبهم أو الجهات التي يمثلونها والمعتذرين والغائبين، اسم ومنصب رئيس الاجتماع، إثبات صحة الاجتماع بتوافر النصاب القانوني، نص جدول الاجتماع، الموضوعات التي بحثت في الاجتماع، نص القرارات والتوصيات التي صدرت عن الاجتماع، وقت انفضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.
وبهذا نتفق سويا على ان ما يجعل الاجتماع منتجاً ومثمراً، ومحققا للفائدة القصوى هو الإعداد الدقيق قبله وحسن الإدارة أثنائه ودقة المتابعة بعده، ويمكننا أن نقسم مراحل تكوين الاجتماع الناجح إلى ثلاث مراحل المرحلة الأولى التحضير للاجتماع ، والمرحلة الثانية أثناء الاجتماع ، و المرحلة الثالثة بعد الانتهاء منه.. راجيا للجميع النجاح والتوفيق.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.