لاشك أخي السكرتير بأن نجاح أي إجتماع يتوقف على التجهيزات الإدارية والتنظيمية المناسبة، تلك التجهيزات المرتبطة بقدراتك ومهارتك أنت ، ودورك الإداري والفني الذي تقوم به أنت ، قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع ، فالدور الذي تقوم به هو العنصر الهام والفعال في نجاح هذا الاجتماع .. - وبالاستعانة بالله - أحاول هنا توضيح دورك في إنتاج اجتماع ناجح من خلال تنفيذ الخطوات التالية: قبل الاجتماع: قم بإعداد: جدول الأعمال {مواضيع النقاش}، المحضر السابق {لتقييم ما تم إنجازه وما لم يتم}، المستندات المتعلقة بموضوع الاجتماع، وأية معلومات أخرى متعلقة بموضوع الاجتماع. قم بتحرير الدعوة للأعضاء محددا فيها: اسم المدعو، موعد الاجتماع بالتاريخ والوقت {البدء والانتهاء}، ومكان الاجتماع، وموضوع الاجمتاع، واية معلومات جوهرية هامة تذكر في الدعوة.. وموافاتهم بالدعوة مرفقا بها جدول الاعمال والمستندات الخاصة بالإجتماع – كاملة - في وقت كافٍ يمكنهم من دراستها مسبقا واعداد تصورات ومقترحات بشأنها والتحضير الجيد لمشاركة فعالة. قم بنفسك بالإشراف على تجهيز مكان الإجتماع: نظافة المكان، التكييف المناسب، الرائحة الزكية، الهدوء، الإضاءة المناسبة، الأدوات الكتابية اللازمة أمام كل عضو، اعداد المقاعد الكافية وترتيبها حسب مراكز الاعضاء { 3 مقاعد احتياطية}، اعداد لوحة بإسم العضو وتوضع أمام مقعده المخصص لجلوسه. ونهدف بذلك إلى توفير الراحة النفسية والامكانيات التي تمكن الأعضاء المشاركين من تحقيق إجتماع ناجح ومنتج دون تقطيع لأفكارهم في البحث عن نواقص. أثناء الاجتماع: تسجيل الحضور والمتغيبين.. ويفضل أن تعرف ذلك قبل الاجتماع - توفيرا للوقت. أسباب التغيب: ويفضل أيضا أخذها قبل الإجتماع أو بعده وتجنب ذلك اثناء الاجتماع للمحافظة على وقت الإجتماع. الإنصات التام والتركيز على جميع المتحدثين. تدوين آراء جميع الأعضاء بدقة متناهية. عدم إهمال رأي معين – من وجهة نظرك -. تجهيز ورقة مستقلة لتدوين التوجيهات العارضة الخارجة عن موضوع الاجتماع أو أية ملاحظات أخرى. عدم السرحان أو التفكير أو الإنشغال بأمور غير الإجتماع.. وان حدث ذلك فحاول استدراك ما فاتك من الأعضاء بعد الاجتماع مباشرة وبشكل استيضاح وتأكيد دون إشعارهم بنعاسك . بعد الاجتماع: إعداد محضر الاجتماع.. ويفضل فور انفضاض الاجتماع مباشرة، حيث تكون جميع وقائع الجلسة ماثلة في ذهنك. استكمال توقيعات المحضر. إرسال المحضر لجميع الأعضاء {الحضور والمتغيبون}. متابعة المكلفين بتنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع حسب مواعيد التنفيذ المحددة. رفع تقرير للمدير عن نتائج المتابعة والتنفيذ . {قبل انعقاد الإجتماع التالي بوقت كافٍ} . إرشادات هامة لك يامقرر الاجتماع: الاتصال بأعضاء الاجتماع عقب إرسال الدعوات إليهم مباشرة للتأكد من وصول الدعوات. الاتصال بأعضاء الاجتماع قبل موعد الاجتماع بيومين على الأقل لتذكيرهم بالاجتماع. دوّن مواعيد الاجتماعات في مفكرتك الخاصة، وقم بإعداد ترتيبات قبل الاجتماع في وقت كافٍ قبل موعد الاجتماع تحسبا لأي طارئ غير متوقع. يجب أن يكون المحضر دقيقا ويعطي صورة واضحة لكل ما جرى في الاجتماع. إرسل محضر الاجتماع بعد صياغته للأعضاء لدراسته وإبداء أية ملاحظات أو اعتراضات.. ثم قدمه للمدير لاعتماده. قم بإعداد نموذج خاص بتسجيل وقائع الاجتماع ، لتوفر الوقت في إعداده أثناء الاجتماع. قم بإعداد قالب لمحضر الاجتماع في الكمبيوتر.. لتوفر الوقت في إخراجه. إذا كنت تواجه مشكلة في استيعاب مشاركات الأعضاء بدقة ، فبإمكانك استخدام مسجل صغير ، ثم تلخيص الوقائع في خلوة مع نفسك بعد الاجتماع {بعد أخذ الإذن من المدير}. استعد للاجتماع بعقلية صافية من أية شواغل ذهنية ، لتتمكن من استيعاب وقائع الاجتماع كاملة بنجاح. تأكد بأن نسيانك لبعض الآراء سيكون سببا رئيسا لفشل الاجتماع ، وإضاعة وقت وجهد أعضاء الاجتماع. احرص على استيفاء توقيعات الأعضاء كاملة وما يؤكد استلامهم لنسخ المحضر قبل الأرشفة. ويجب أن يشتمل المحضر على: مكان وموعد الاجتماع بدقة، أسماء الحضور مع مناصبهم أو الجهات التي يمثلونها والمعتذرين والغائبين، اسم ومنصب رئيس الاجتماع، إثبات صحة الاجتماع بتوافر النصاب القانوني، نص جدول الاجتماع، الموضوعات التي بحثت في الاجتماع، نص القرارات والتوصيات التي صدرت عن الاجتماع، وقت انفضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي. وبهذا نتفق سويا على ان ما يجعل الاجتماع منتجاً ومثمراً، ومحققا للفائدة القصوى هو الإعداد الدقيق قبله وحسن الإدارة أثنائه ودقة المتابعة بعده، ويمكننا أن نقسم مراحل تكوين الاجتماع الناجح إلى ثلاث مراحل المرحلة الأولى التحضير للاجتماع ، والمرحلة الثانية أثناء الاجتماع ، و المرحلة الثالثة بعد الانتهاء منه.. راجيا للجميع النجاح والتوفيق.
