نصائح من كاتب محب لوطنه    الجنوب على مفترق طرق: الشراكة أو الضياع    الذهب عند ذروته: ارتفاع قياسي في الأسعار    الإمارات تدعو مجددًا مجلس الأمن لتحمل مسؤولياته لردع إسرائيل    مقتل 24 شخصا بانفجارات في باكستان    تعرف على هوية الفائز بجائزة الكرة الذهبية 2025    يامال وفيكي يتوجان بجائزة «كوبا».. ودوناروما الحارس الأفضل    ديمبيلي.. المهرج الأنيق يتوج بالكرة الذهبية    بعد 14 عاما.. مارسيليا يُسقِط باريس في ال«فيلودروم»    قوات الإصلاح في تعز تحمي قتلة "افتهان المشهري"    احترام القانون اساس الأمن والاستقرار ..الاجراءات تجاه ماموري الضبط القضائي انموذجا    الرئيس الزُبيدي يلتقي رئيس اللجنة الدولية للإنقاذ ويشيد بجهودها الإغاثية والتنموية في بلادنا    الرئيس الزُبيدي: مشاركتنا في الجمعية العامة للأمم المتحدة لعرض الحقائق على الأرض ونقل تطلعات شعبنا بالاستقلال والسلام    المقالح: الولاية هلاك متعمد لسلطتكم    في عيدها الوطني الحادي عشر .. 21 سبتمبر.. ثورة انتصار الإرادة واستعادة السيادة    في تقرير لها حول استهداف مقر صحيفتي " 26 سبتمبر " و" اليمن ".. لجنة حماية الصحفيين الدولية: "إسرائيل" تحولت إلى قاتل إقليمي للصحفيين    في مهرجان شبابي كشفي شهدته العاصمة صنعاء احتفاءٍ بالعيد ال 11 لثورة 21 سبتمبر..    عبقرية "سورج" مع برشلونة جعلته اقوي جهاز فني في أوروبا..!    الدوري الايطالي: نابولي يواصل انطلاقته المثالية بانتصار مثير على بيزا    حين تُغتال الكلمة.. وداعاً عبدالعزيز الشيخ    تجارب سيادية لا تُنسى: ثروة الجنوب السمكية    جدد موقف اليمن الثابت لنصرة فلسطين .. قائد الثورة: مسارنا الثوري مستمر في مواجهة الأعداء    غموض يكتنف اختفاء شاعر في صنعاء    إلى أرواح أبنائي الشهيدين    رئيس مجلس القيادة يصل نيويورك للمشاركة في اجتماعات الأمم المتحدة    حين يُتّهم الجائع بأنه عميل: خبز حافي وتهم بالعمالة..!    ثورة ال 21 من سبتمبر .. تحول مفصلي في واقع القطاع الزراعي    ريال مدريد لن يرسل وفدا إلى حفل الكرة الذهبية    منارة عدن المنسية.. إعادة ترميم الفندق واجب وطني    صحة بنجلادش : وفاة 12 شخصًا وإصابة 740 آخرين بحمى الضنك    التحويلات المالية للمغتربين ودورها في الاقتصاد    11 عاما على «نكبة» اليمن.. هل بدأت رحلة انهيار الحوثيين؟    وزارة الاقتصاد: توطين الصناعات حجر الزاوية لبناء الاقتصاد    القاتل الصامت يودي بحياة خمسة أطفال من أسرة واحدة في محافظة إب    لقاء تشاوري بين النيابة العامة وهيئة الأراضي لمناقشة قضايا أملاك الدولة بالوادي والصحراء    انتقالي مديرية الضالع يكرم طلاب الثانوية المتفوقين للعام الدراسي 2024/2025    نائب وزير الإعلام والثقافة والسياحة ومدير صيرة يتفقدان أعمال تأهيل سينما أروى بصيرة    صحة البيئة بالمنصورة تشن حملة واسعة لسحب وإتلاف "شمة الحوت" من الأسواق    وفاة خمس نساء من أسرة واحدة غرقا في أبين    عدن.. البنك المركزي يكشف عن استخدامات المنحة السعودية ومستقبل أسعار الصرف خلال الفترة القادمة    خبير طقس: اضطراب مداري يتجه تاثيره خلال الساعات القادمة نحو خليج عدن    هبوط جماعي للأسهم الأوروبية!    اجتماع للجان الفنية لدمج وتحديث الهياكل التنظيمية لوحدات الخدمة برئاسة الحوالي    براءة العلويين من البيع والتنازل عن الجولان لإسرائيل    "إنهم يقومون بكل الأعمال القذرة نيابة عنا"    الراحلون دون وداع۔۔۔    السعودية تسرق لحن زامل يمني شهير "ما نبالي" في عيدها الوطني    عبد الملك في رحاب الملك    التعايش الإنساني.. خيار البقاء    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    الكوليرا تفتك ب2500 شخصًا في السودان    موت يا حمار    العرب أمة بلا روح العروبة: صناعة الحاكم الغريب    خواطر سرية..( الحبر الأحمر )    في محراب النفس المترعة..    بدء أعمال المؤتمر الدولي الثالث للرسول الأعظم في صنعاء    العليمي وشرعية الأعمى في بيت من لحم    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مراحل تكوين الاجتماع الناجح
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 16 - 02 - 2013

لاشك أخي السكرتير بأن نجاح أي إجتماع يتوقف على التجهيزات الإدارية والتنظيمية المناسبة، تلك التجهيزات المرتبطة بقدراتك ومهارتك أنت ، ودورك الإداري والفني الذي تقوم به أنت ، قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعد الاجتماع ، فالدور الذي تقوم به هو العنصر الهام والفعال في نجاح هذا الاجتماع .. - وبالاستعانة بالله - أحاول هنا توضيح دورك في إنتاج اجتماع ناجح من خلال تنفيذ الخطوات التالية:
قبل الاجتماع:
قم بإعداد:
جدول الأعمال {مواضيع النقاش}، المحضر السابق {لتقييم ما تم إنجازه وما لم يتم}، المستندات المتعلقة بموضوع الاجتماع، وأية معلومات أخرى متعلقة بموضوع الاجتماع.
قم بتحرير الدعوة للأعضاء محددا فيها:
اسم المدعو، موعد الاجتماع بالتاريخ والوقت {البدء والانتهاء}، ومكان الاجتماع، وموضوع الاجمتاع، واية معلومات جوهرية هامة تذكر في الدعوة.. وموافاتهم بالدعوة مرفقا بها جدول الاعمال والمستندات الخاصة بالإجتماع – كاملة - في وقت كافٍ يمكنهم من دراستها مسبقا واعداد تصورات ومقترحات بشأنها والتحضير الجيد لمشاركة فعالة.
قم بنفسك بالإشراف على تجهيز مكان الإجتماع:
نظافة المكان، التكييف المناسب، الرائحة الزكية، الهدوء، الإضاءة المناسبة، الأدوات الكتابية اللازمة أمام كل عضو، اعداد المقاعد الكافية وترتيبها حسب مراكز الاعضاء { 3 مقاعد احتياطية}، اعداد لوحة بإسم العضو وتوضع أمام مقعده المخصص لجلوسه.
ونهدف بذلك إلى توفير الراحة النفسية والامكانيات التي تمكن الأعضاء المشاركين من تحقيق إجتماع ناجح ومنتج دون تقطيع لأفكارهم في البحث عن نواقص.
أثناء الاجتماع:
تسجيل الحضور والمتغيبين.. ويفضل أن تعرف ذلك قبل الاجتماع - توفيرا للوقت.
أسباب التغيب: ويفضل أيضا أخذها قبل الإجتماع أو بعده وتجنب ذلك اثناء الاجتماع للمحافظة على وقت الإجتماع.
الإنصات التام والتركيز على جميع المتحدثين.
تدوين آراء جميع الأعضاء بدقة متناهية.
عدم إهمال رأي معين – من وجهة نظرك -.
تجهيز ورقة مستقلة لتدوين التوجيهات العارضة الخارجة عن موضوع الاجتماع أو أية ملاحظات أخرى.
عدم السرحان أو التفكير أو الإنشغال بأمور غير الإجتماع.. وان حدث ذلك فحاول استدراك ما فاتك من الأعضاء بعد الاجتماع مباشرة وبشكل استيضاح وتأكيد دون إشعارهم بنعاسك .
بعد الاجتماع:
إعداد محضر الاجتماع.. ويفضل فور انفضاض الاجتماع مباشرة، حيث تكون جميع وقائع الجلسة ماثلة في ذهنك.
استكمال توقيعات المحضر.
إرسال المحضر لجميع الأعضاء {الحضور والمتغيبون}.
متابعة المكلفين بتنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع حسب مواعيد التنفيذ المحددة.
رفع تقرير للمدير عن نتائج المتابعة والتنفيذ . {قبل انعقاد الإجتماع التالي بوقت كافٍ} .
إرشادات هامة لك يامقرر الاجتماع:
الاتصال بأعضاء الاجتماع عقب إرسال الدعوات إليهم مباشرة للتأكد من وصول الدعوات.
الاتصال بأعضاء الاجتماع قبل موعد الاجتماع بيومين على الأقل لتذكيرهم بالاجتماع.
دوّن مواعيد الاجتماعات في مفكرتك الخاصة، وقم بإعداد ترتيبات قبل الاجتماع في وقت كافٍ قبل موعد الاجتماع تحسبا لأي طارئ غير متوقع.
يجب أن يكون المحضر دقيقا ويعطي صورة واضحة لكل ما جرى في الاجتماع.
إرسل محضر الاجتماع بعد صياغته للأعضاء لدراسته وإبداء أية ملاحظات أو اعتراضات.. ثم قدمه للمدير لاعتماده.
قم بإعداد نموذج خاص بتسجيل وقائع الاجتماع ، لتوفر الوقت في إعداده أثناء الاجتماع.
قم بإعداد قالب لمحضر الاجتماع في الكمبيوتر.. لتوفر الوقت في إخراجه.
إذا كنت تواجه مشكلة في استيعاب مشاركات الأعضاء بدقة ، فبإمكانك استخدام مسجل صغير ، ثم تلخيص الوقائع في خلوة مع نفسك بعد الاجتماع {بعد أخذ الإذن من المدير}.
استعد للاجتماع بعقلية صافية من أية شواغل ذهنية ، لتتمكن من استيعاب وقائع الاجتماع كاملة بنجاح.
تأكد بأن نسيانك لبعض الآراء سيكون سببا رئيسا لفشل الاجتماع ، وإضاعة وقت وجهد أعضاء الاجتماع.
احرص على استيفاء توقيعات الأعضاء كاملة وما يؤكد استلامهم لنسخ المحضر قبل الأرشفة.
ويجب أن يشتمل المحضر على:
مكان وموعد الاجتماع بدقة، أسماء الحضور مع مناصبهم أو الجهات التي يمثلونها والمعتذرين والغائبين، اسم ومنصب رئيس الاجتماع، إثبات صحة الاجتماع بتوافر النصاب القانوني، نص جدول الاجتماع، الموضوعات التي بحثت في الاجتماع، نص القرارات والتوصيات التي صدرت عن الاجتماع، وقت انفضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.
وبهذا نتفق سويا على ان ما يجعل الاجتماع منتجاً ومثمراً، ومحققا للفائدة القصوى هو الإعداد الدقيق قبله وحسن الإدارة أثنائه ودقة المتابعة بعده، ويمكننا أن نقسم مراحل تكوين الاجتماع الناجح إلى ثلاث مراحل المرحلة الأولى التحضير للاجتماع ، والمرحلة الثانية أثناء الاجتماع ، و المرحلة الثالثة بعد الانتهاء منه.. راجيا للجميع النجاح والتوفيق.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.