وفقاً لبحث أعده GO-Gulf.com في يناير 2012، إن أكثر من خمسة مليار شخص من بين سكان العالم الذين يبلغ عددهم 7.1 مليار مواطن هم جزء من الشبكة العالمية للهواتف النقالة اليوم، و20٪ من هؤلاء هم من مستخدمي الهواتف الذكية. وقد اتخذ مفهوم كل من المهنة، والروتين المهني، والمكتب أيضاً معنى جديداً في السنوات ال 20 الماضية. وتماشياً مع هذا، تشرح لنا لودي لحدو المدير العام لسيرفكورب Servcorp، مفهوم المكتب الافتراضي، الذي يشكل محور اهتمام في منطقة الشرق الأوسط. ما هو المكتب الافتراضي؟ أساساً، انه كل شيء غير المكتب. فهو البنية التحتية للمكتب لكن من دون المساحة المادية، والمنفعة الذاتية من الحصول على عنوان مرموق لمكتب يمكنك ان تقول أنه خاص بك. ما هو الفرق؟ يناسب هذا النوع من المكاتب احتياجاتك ويختلف عن أي بنية أخرى كنت تعرفها من قبل. المكتب الافتراضي هو مكان عملك لطالما أردته أن يكون كذلك. ليس من الضروري أن يكون مستخدم المكتب الافتراضي النموذجي رائد أعمال قد بدأ أعماله للتو وهو بحاجة إلى حلول فعّالة من حيث التكلفة. يمكن للشركات الكبيرة أن تعتمد مسار المكاتب الافتراضية إذا كانت بحاجة إلى مساحات مكتبية على المدى القصير لتنفيذ مشروع معيّن أو حتى الشركات الصغيرة والمتوسطة المنشغلة التي تحتاج إلى مساحة لعقد اجتماعات. إجمالاً، يُعتبر المكتب الافتراضي الحل الذي يوفر مرونة لا مثيل لها. تتضمن الخدمات الأساسية التي تقدمها المكاتب الافتراضية ما يلي: موظف استقبال مدرب للرد على المكالمات والرسائل شبكة عالمية من عناوين المكاتب المرنة والمميّزة فريق دعم مخصص لتكنولوجيا المعلومات والإدارة وحتى الموارد البشرية منشآت مجهزة للاجتماعات مع شبكة عالمية فعّالة من التكنولوجيا والاتصالات. يوفر المكتب الافتراضي الكثير من الفرص الجديدة. نظراً لهذه الأسس الرئيسية، من الطبيعي أن ينمو دور المكاتب الافتراضية، مع أسلوب يشير إلى أنها ستصبح أساسية بالنسبة لقوة العمل العالمية. ولوضع هذا في المنظور، تشجع نسبة 46٪ من الشركات العمل عن بعد وقد شارك حوالي 20٪ من مجمل عدد العاملين في ذلك بحماس. ووفقاً لمسح حول القوى العاملة المتنقلة للربع الأول من عام 2013، اعتمدت 94٪ من الشركات حل المكتب الافتراضي ضمن عملياتها. مفهوم المكتب الافتراضي افترض أن لديك فكرة عمل رائعة، ولكنك غير متأكد تماماً من الخطوة التالية. قد يكون التفكير في الخدمات اللوجستية من أجل إطلاق مشروع جديد أمراً مثيراً، ولكنه أيضاً شاقاً. يجب بذل قدر كبير من الوقت والجهد، وفي هذه الحالة أيضاً، هناك حاجة إلى مال للاستثمار. وبطبيعة الحال، تريد أن تقوم بذلك بطريقة تترك انطباعاً، وتعطيك اكتفاءً مالياً. هناك عدد من العوامل التي يجب مراعاتها: الموقع، المنفذ إلى الشبكة العالمية من المكاتب، والتكنولوجيا، والكفاءة المهنية للموظفين وغيرها! مع إعداد شبكة من موردي المكاتب الافتراضية، يمكنك الحصول على مجموعة واسعة من الموارد الموجودة تحت تصرفك، ومن الحكمة الاستفادة من هذه الأمور كمنصّة للنجاح في المستقبل. بدلاً من محاولة فهم اللوائح التنظيمية المرهقة، واختيار أي عنوان يناسب جمهورك المستهدف وعملائك، بالإضافة إلى مجموعة من العوامل الأخرى، استخدم معرفة إحدى الشركات المحترمة التي تتمتع بالخبرة المناسبة. عندما تكون في مرحلة التخطيط، هناك بعض النقاط التي يجب أن تأخذها في عين الاعتبار، ومثلاً بطبيعة الحال، عليك التأكد إذا كان المكتب الافتراضي، أو لم يكن، بيئة من شأنها أن تناسب أهداف عملك أو فريقك. إذا كان الجواب نعم، واخترت المكتب الافتراضي، سيتم إنجاز كل التحضيرات اللازمة! يمكن إعداد حزمة معيّنة من المكاتب الافتراضية خلال دقائق ومن دون أي متاعب. هناك العديد من المميّزات التي تكتسبها لدى استخدام حل المكتب الافتراضي. أولاً وقبل كل شيء، عندما يزورك أحد العملاء يمكنك ترك انطباع أولي قوي بفضل منطقة أعمالك المركزية ومحيطها، كما لا يتم الاهتمام ببريدك الإلكتروني فحسب، إنما يقوم موظف الاستقبال بالرد على المكالمات الخاصة بك ويُحوّلها إليك وفقاً لتعليماتك الخاصة. بغض النظر عن الثقافة الداخلية التي تعتمدها في مكتبك، تلاحظ أيضاً نسبة أقل من التوتر والوقت المكرّس للتنقل، الأمر الذي يؤدي إلى زيادة في الإنتاجية. هذا يسمح لك باستخدام وقتك بفعالية أكثر فيصبح بإمكانك أن تعمل عندما يناسبك ذلك. أما بالنسبة للموارد البشرية، فلديك خيارات أكبر في التوظيف، ويمكنك اختيار العمّال بدوام كامل أو جزئي بما أن الموقع لم يعد بحاجة إلى أن يؤخذ بعين الاعتبار. لذلك، بدلاً من دفع مبالغ كبيرة للمكتب، والموظفين، والأثاث والمعدات، قم بتحسين عملياتك من خلال الاستعانة بعقود إيجار مرنة، والإدخار ودعم الأعمال التجارية المتسقة. وبفضل المكتب الافتراضي، يبدو أنك متواجد من دون أن يكون عليك أن تتواجد بالفعل. وسيعجب عملاؤك المحتملون بحضورك الدائم، وبدورك، ستتمكن من تحسين سبل الاتصال وسهولة الوصول إلى السوق. ونتيجة لذلك، ستلاقي ارتفاعاً في تحويلات المبيعات، وإذا لزم الأمر، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الوظائف والتحكم بدقة بكيفية إدارتها. يمكنك من خلال البنية التحتية المتقدمة لتكنولوجيا المعلومات في المكتب الافتراضي، عقد اجتماعات لمدة 15 دقيقة أو مؤتمرات وندوات تستمر طوال اليوم. ومن المؤكد أن زيادة التفاعل ستُرضي عملائك وتسهل الوصول إليك. يتيح لك الحضور العالمي بتحسين مرونتك، وزيادة إنتاجيتك، وتعزيز صورة شركتك، والحد من تكاليف ومخاطر البيانات بفضل التكنولوجيا المبتكرة كما يحافظ على سيولة أصولك بعقود سهلة. وعلاوة على ذلك، إذا اخترت تكثيف أعمالك في مدينة أو مكان معيّن، يمكن للمكتب الافتراضي أن يتحول بسهولة إلى مكتب بدوام كامل أو جزئي! كن حذراً في اختيار المورد على الرغم من وفرة المميّزات التي يوفرها المكتب الافتراضي، إلا أن هناك بعض العوائق الطفيفة التي يجب التنبه إليها، وذلك وفقاً لاختيارك. قد تواجه بعض الصعوبات التقنية التي تبطئ التقدم اليومي، أو خللاً في الاتصالات بسبب بلوغ الشبكة أعلى درجة ومع ذلك، إن شركة سيرفكورب هي المزودة العالمية الوحيدة لحلول المكاتب الافتراضية التي لديها منصة فورية عبر الانترنت في الوقت الفعلي. ويمكنك التحكم بشكل كامل بحجز منشآت الاجتماعات الخاصة بك في جميع أنحاء العالم من خلال الانترنت. عندما تفكر باللجوء إلى مكتب افتراضي، قد تتساءل عن دوره في مجال الاتصالات التجارية. كيف يعمل إذاً؟ هناك العديد من الأدوات الصغيرة، ولكن المهمة التي تدعم الغرض منه، وعلى الرغم من أنها غالباً ما تستخدم لأغراض اجتماعية، إلا أنه يمكن حتى استخدام الهاتف المحمول كمكتب افتراضي. وهذا يبقيك في الحلقة من دون الحاجة إلى أن تكون مقيّداً. ومع ظهور شبكة الإنترنت، أصبح بإمكانك الإشراف على وثائق مهمة في الوقت الفعلي. وعندما لا تستطيع ذلك، يمكنك أن تدع مساعدك الافتراضي يتولى هذه المسؤولية. على الرغم من أن البعض قد يجادل بأن المؤامرات عبر الفيديو تلغي الاتصال الحقيقي الموجود في الاجتماعات التي تعقد وجهاً إلى وجه، إلا أن هذا النوع من المؤتمرات يلغي فارق الوقت، وهذا يعني أن عملك يتطوّر بشكل مستمر. يمكن للتكنولوجيا أن تتعدى على الحرية الشخصية، ولكنها بالتأكيد قد جعلت من عالم الأعمال يتمتع بكفاءة لا تضاهى. إذا أو عندما تحدد أخيراً أي اتجاه تسلك، فالسؤال الأساسي هو كيفية اختيار المكتب الافتراضي؟ إن أبسط طريقة هي التأكد من أنك تتمتع بحق الوصول إلى جميع الأسس المبيّنة أعلاه. يضم المكتب الافتراضي المثالي عنواناً مرموقاً لمكتبك، وديكوراً داخلياً أنيقاً، بالإضافة إلى نخبة، ومجموعة من الموظفين المدربين الذين يتمتعون بقدرات مثيرة للإعجاب وخبرة واسعة، وبالطبع، نظاماً متكاملاً من تكنولوجيا المعلومات والاتصالات. ومن أجل أن تؤخذ على محمل الجد في مجال عملك، عليك أن تعرف أي عنوان سيقودك إلى كسب أكبر عدد ممكن من العملاء. هل سيخولك عنوان مكتبك في المنزل أن تتوصل إلى الغاية المنشودة؟ لودي لحدو هي المدير العام لمنطقة الشرق الأوسط لشركة سيرفكورب، المزوّدة العالمية للخدمات الراقية من المكاتب المجهزة للأعمال والتي تتخذ من أستراليا مقرّاً لها. عملت لودي وفريقها ضمن سيرفكورب الشرق الأوسط مع عدّة شركات دولية بما فيها دار سوثبي للمزادات، ورولز رويس، بلومبرغ، مؤشرات داو جونز وفودافون، وكذلك مع الشركات الصغيرة والمتوسطة المحلية. وقد حازت على درجة البكالوريوس في الاقتصاد والتجارة من جامعة ملبورن. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة www.servcorp.qa
