يقوم المركز الوطني للوثائق حالياً بإعداد نظام خاص للوثائق المشتركة في الجهات الحكومية، وهي الوثائق التي تشترك في صيغتها النمطية ويجري استخدامها للغرض نفسه من قبل مختلف الجهات الحكومية ومن أهمها الوثائق المالية. وأوضح رئيس المركز الوطني للوثائق علي أحمد أبو الرجال لوكالة الأنباء اليمنية (سبأ) أن هذا النظام يهدف إلى الحفاظ على الوثائق ذات الطابع المشترك من خلال اعتماد نظام موحد للأرشفة بما يتيح فرصة الاستفادة منها وأرشفتها وإتلاف ما يستحق الإتلاف منها. ولفت إلى أن هذه الخطوة تتزامن مع التهيئة لتنفيذ برنامج تدريبي للمسئولين المعنيين والمختصين بالأرشيف في الجهات الحكومية..مشيراً في هذا السياق إلى أنه تجري حالياً التحضيرات لعقد الدورة التدريبية الأولى بشأن إعداد نظام موحد للوثائق المشتركة يوم غد الاثنين ينظمها المركز الوطني للوثائق والأمانة العامة لرئاسة مجلس الوزراء. وقال أبو الرجال: إن الندوة التي تستمر يوماً واحداً سيشارك فيهاً وكلاء الوزارات والهيئات والمؤسسات والمصالح الحكومية ومديرو السكرتارية والأرشيفات في هذه الجهات.. وفي هذا الإطار يزور اليمن حالياً الخبير الدولي في مجال الأرشيف الدكتور المنصف الفخفاخ بهدف المساعدة في إعداد النظام الموحد للوثائق ذات الطابع المشترك، ومن المقرر أيضاً أن يكون المحاضر الرئيسي في الدورة التدريبية التي تعقد لهذا الغرض.
