المجلس الانتقالي الجنوبي يدعو لاحتشاد جماهيري مليوني يوم الجمعة القادم    يوم قال المتقاعدون كلمتهم    نهايات الإخوان في اليمن تقترب    السامعي يعزي الدكتور التميمي في وفاة شقيقه    الطب حين يغدو احتواء    جنازة الطين    بيان صادر عن الجمعية اليمنية للإعلام الرياضي    عدن.. صدور قرارين بتعيينات في وزارة الداخلية    قراءة تحليلية لنص أحمد سيف حاشد "فساد ومقاطعة ورقص"    الصحة العالمية: الملاريا والأوبئة الفيروسية ما تزال تهديداً حقيقياً في اليمن    رجل من أقصى المدينة    رويترز: صفقة صواريخ صينية لإيران تهدد الوجود العسكري الأمريكي    غزة: منخفض جوي جديد يضرب القطاع ويفاقم معاناة النازحين    عدن.. ضحايا في استهداف طقم أمني قرب مقر قيادة القوات السعودية    دوري ابطال اوروبا: ثلاثية سورلوث تقود اتلتيكو مدريد الى تخطي عقبة كلوب بروج    أمسية لمقاومة صنعاء تؤكد على أهمية التلاحم الوطني لاستكمال عملية التحرير    استشهاد طفل وإصابة 4 مدنيين بقصف سعودي على صعدة    عباد يتفقد نشاط مطبخين خيريين في مديرية معين    فجوة علمية بين إيران و"إسرائيل": مهندسون إيرانيون أكثر ب4 أضعاف    عدن تستعيد جزءًا من الخدمات بعد سنوات من المعاناة    في بني حشيش "لا يُقطف العنب ليؤكل فقط بل يتحول إلى فكرة" .. قصة نجاح جديدة!    القطاع الخاص يوقع اتفاق استراتيجي لتوطين صناعة المنسوجات    نيجيريا تعتزم تصدير نوع جديد من النفط الخام في مارس    عجل.. الأمن الوطني يضبط خلية مرتبطة بالحوثيين ضمن حراسة وزير الدفاع في عدن    طفح المجاري يغرق مديريات عدن واتهامات بين المرتزقة عن عمل تخريبي    الجمعية اليمنية لحماية المستهلك تحذر من استخدام شراب توسيفان    دراسة تكشف سبب غير متوقع وراء تفاقم قصر النظر عالمياً    المحاضرة الرمضانية السابعة لقائد الثورة 1447ه (نص + فيديو)    صنعاء.. معاناة صامتة لأسر أنهكها الجوع    بدء مشروع زراعة 50 مفصلا صناعيا في مستشفى مارب العام    رصد تسلل سفن مشبوهة مرتبطة بإيران إلى مينائي رأس عيسى والصليف بالحديدة    "حياة عدن" ينشر تفاصيل مصرع 16 شخصاً بحادث تصادم مروّع في أبين    وترجّل الفاروق صديق الطفولة والشباب دون وداع    الأمم المتحدة: انتهاكات الحوثيين بحق موظفينا أثرت على وصول المساعدات الإنسانية    ضحايا في حادث سير مروع بأبين.. احتراق باص ركاب إثر تصادم عنيف مع شاحنة    صعدة تُحيي الذكرى السنوية ال19 لرحيل العلامة الحجة مجد الدين المؤيدي    صنعاء.. جمعية الصرافين تعيد التعامل مع منشأة صرافة    الأرصاد: أجواء صحوة وباردة نسبياً على عدد من المحافظات    روبوتات إماراتية ذكية تصل عدن لتنظيف الألواح الشمسية وتعزيز استدامة الطاقة    عرض خرافي.. لابورتا يكشف سرا عن صفقة لبيع لامين جمال    الترطيب الذكي في رمضان: كيف تشرب الماء دون إجهاد كليتيك؟    مواجهات صعبة تنطلق في إياب ثمن نهائي دوري أبطال أوروبا    مضان شهر القرآن (3): "النية تجارة العلماء".. كيف نجعل من تلاوتنا منهج حياة؟    انطلاق بطولة" يو" الأولى المفتوحة للبادل بصنعاء    قناة دولية: تصاعد نوعي لقوة الحوثي للسيطرة على المخا يقابله عجز ميداني لشرعية العليمي    بحضور رسمي وجماهيري لافت... انطلاقة نارية لبطولة أوسان الرمضانية في القاهرة    قراءة تحليلية لنص أحمد سيف حاشد «كوابيس وخيبات»    الإعلان عن مبلغ زكاة الفطرة لهذا العام 1447 ..    تدشين توزيع 10 آلاف شتلة لوزيات وفواكه بالقطاع الشرقي    مصادر: انقطاعات الإنترنت مرتبطة بصيانة وتحديثات لخدمة «يمن فور جي»    شركة الغاز تعلن مضاعفة الإمدادات لعدة محافظات وتدعو السلطات المحلية لمنع أي تلاعب    علوم المسلمين أسست للنهضة الأوروبية    وزير الشباب والرياضة يوجّه بالبدء في ترتيبات انطلاق بطولة "المريسي" الرمضانية بعدن    افتتاح توسعة تاريخية للرواقين الجنوبي والغربي بالجامع الكبير بصنعاء    تراجع الازدحام في منفذ الوديعة الحدودي    المنتخب الوطني الأول يدشن معسكره الداخلي استعداد للجولة الأخيرة لتصفيات آسيا    فنانون عالميون يطالبون مهرجان برلين بموقف ضد جرائم "إسرائيل" في غزة    سوء فهم أم عجز أكاديمي خليجي؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يؤسس السكرتير علاقة شراكة مع رئيسه
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 02 - 2013

لاشك أن السكرتير مهما أبدع وابتكر وكون علاقات قوية فعالة مع الآخرين، فإن علاقته بالمدير هي التي تحدد نجاحه وتقدمه في العمل، والعلاقة الجيدة بالمدير لا تكون بالضرورة بإطاعة الأوامر وتنفيذ التعليمات والطلبات بسرعة ودقة فحسب، بل إنها تتعدى ذلك المفهوم الضيق إلى منطلق أوسع وأشمل.. ومن البديهي والحتمي أن شخصية المدير وطريقته في العمل والتعامل ستؤثر كثيرا على طريقة عمل السكرتير ونوع العلاقة بينهما.. إلا أن السكرتير يمكنه أن يلعب دوراً فعالاً في تحديد تلك العلاقة وجعلها أكثر فعالية لكليهما.
كن على ثقة مطلقة بأنك بالمبادرة والابتكار وتقديم خدمات ودعم مميز للمدير تستطيع أن تشكل مع المدير فريق عمل فعالا تكون فيه للمدير اليد اليمنى التي تسانده في أداء كثير من مهماته وتنظيم عمله ووقته، والمستشار في كثير من الأمور، وأمين السر، والشخص الذي يعتمد عليه في تصريف كثير من الأمور في غيابه.. ومن الأمور التي ستساعدك على الوصول إلى مثل هذه العلاقة:
إتقان العمل:
قبل القيام بمهمة عمل للمدير تأكد من طلبه بالضبط، ثم لا تقدم له العمل إلا بعد مراجعته والتأكد من دقته ومطابقته للمطلوب وإظهاره بشكل جذاب.
المبادرة والابتكار:
سبق أن شرحت أهمية هاتين الصفتين على عمل السكرتير وتطوره، (مقال سابق).
مساعدة المدير على تنظيم عمله ووقته:
المواعيد:
كن دائما على اطلاع كامل بمواعيد المدير وساعده في تنظيمها ومراعاتها.. حاول أن تتصدى للزوار والمتصلين الذين يريدون جزءا من وقت المدير، وخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد مناسبة له لمقابلته.. هذا طبعا سيعتمد على الأشخاص وطبيعة علاقتهم بالمدير والتفاهم المسبق مع المدير على التصرف في مثل هذه الأمور، إلا أنه مع مرور الوقت ومعرفة المدير وزواره وعلاقات عمله بشكل أفضل، ستكون لديك فكرة أكمل وأوضح.. عن كيفية معالجة هذا الجانب الحساس من مسئولياتك.
البريد:
افتح بريد المدير قبل تقديمه له (تفاهم معه مسبقا إن كان لا يمانع في فتحك للبريد السري والخاص).. رتب البريد إلى مجموعات تساعده على إعطاء الأولوية للمذكرات والرسائل الهامة والعاجلة.. يمكنك مثلا وضع البريد في ثلاث مجموعات:
أ البريد الهام والمستعجل (داخلي أو خارجي).
ب البريد الهام غير المستعجل (داخلي أو خارجي).
الإعلانات ونسخ التقارير والمذكرات التي يمكن الاطلاع عليها في وقت لاحق.
ويمكنك الذهاب إلى أكثر من ذلك بعد أن تصير مطلعا على تفاصيل عمل المدير ومسئولياته وعلاقاته، فمثلا بعد اطلاعك على البريد يمكنك أن تقدم له بعض المعلومات التي تظن أنها ستساعده في الرد على بعض المذكرات بل يمكنك عمل مسودات رد لبعض الرسائل والمذكرات وتعرضها عليه.
البقاء على اتصال دائم بالمدير في حله وترحاله.
احتفظ برقم هاتف منزله وأرقام هواتف الأماكن المحتمل أن يكون فيها أثناء غيابه، اتفق معه على الأماكن والأوقات التي لا يود أن تتصل فيها إلا للطوارئ.
عند سفره في مهمة عمل ينبغي أن تكون لديك أجندة لكل رحلاته ومحلات إقامته مع أرقام الهاتف و الفاكس.
التعرف على تفضيلاته وشخصيته وبعض جوانب حياته الخاصة؛
كي تستطيع العمل مع المدير بانسجام وتعاون متبادل وفعالية عليك أولا أن تتعرف عليه عن كثب. ويتم هذا التعرف إما بالسؤال أو الملاحظة والخبرة.
وهناك جانبان مهمان للتعرف على تفضيلاته في العمل، وتفضيلاته الشخصية.
تفضيلات العمل:
ماهي الطريقة التي يفضلها لإعداد الرسائل والمذكرات.
أن يكتبها هو بالكامل وتقوم أنت بطباعتها.
أن يكتب رؤوس أقلام وتقوم أنت بإعدادها.
أن يمليها عليك بالكامل.
أن يمليها عليك كرؤوس أقلام.
أن يمليها عليك وتقوم أنت بالطباعة مباشرة.
أن تقوم أنت تلقائيا بتحضير مسودة وتعرضها عليه.
هل يريد مساعدتك في تنظيم مواعيده واجتماعاته، وعلى أي أساس،
هل يريد منك أن تتصرف تلقائيا مع الزوار من داخل المؤسسة وخارجها، وعلي أي أساس، هل يتوقع منك فتح البريد الخاص به وترتيبه، هل ينظر إليك كمساعد أم كشريك عمل، هل يشجعك أن تتصرف تلقائيا وتتعلم من أخطائك أم يتوقع منك أن تراجعه في كل صغيرة وكبيرة قبل التصرف.
التفضيلات الشخصية:
هل هو من النوع الذي يحيي ذكريات أعياد ميلاده وأولاده والمناسبات الاسرية والشخصية الأخرى، إذا كان كذلك فلا بأس أن تحتفظ بمذكرات بهذا الخصوص في الأجندة الخاصة بك لتذكره بتلك المناسبات ولتهنئة شخصيا بأعياد ميلاده، وزواجه... إلخ.
هل يميل إلى تفضيل الجو الحار أم البارد، هل يحب استخدام بخاخات تلطيف وتعطير جو المكتب، هل يتضايق من المدخنين. (إذا كان كذلك فلا تترك أي طفايات سجائر في مكتبه واطلب من الزوار عدم التدخين).
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.