المواقف تكشف الأقنعة عمّن فقدوا بوصلة الجنوب.!    الحديدة و سحرة فرعون    الكثيري يدعو البيئة لتعزيز التنسيق مع المنظمات الدولية    ادانات دولية واسعة لجريمة العدوان الأمريكي على ايران    الدولار في عدن 3000    الإمارات ومليشياتها تضاعف من معاناة المواطنين بالجنوب    خبراء :المشروبات الساخنة تعمل على تبريد الجسم في الحر الشديد    اليمن يعلن الوقوف الكامل مع الشعب الإيراني    أيش ذا يا عم علي.. ليش ذا؟    إيران تطلق دفعتين صاروخيتين وإعلام إسرائيلي يتحدث عن دمار كبير    أيها الرئيس ترامب.. لا تنتحر    كيف تواجه الأمة واقعها اليوم (3)    حادث مفجع يفسد احتفالات المولودية بلقب الدوري الجزائري    أول موجة إيرانية بعد العدوان الأمريكي    السلبية تسيطر على ريفر بليت ومونتيري    الرئيس الزُبيدي يُعزّي الشيخ عبدالرب النقيب في وفاة شقيقه    شوجي.. امرأة سحقتها السمعة بأثر رجعي    من بينها فوردو.. ترامب يعلن قصف 3 مواقع نووية في إيران    العليمي وبن بريك والمعبقي يصادرون موارد الصناديق الإيرادية الجنوبية    أثار نزاعا قانونيّا.. ما سبب إطلاق لقب «محاربو السوكا» على ترينيداد؟    فلومينينسي ينهي رحلة أولسان المونديالية    علاج للسكري يحقق نتائج واعدة لمرضى الصداع النصفي    ترامب يعلق مجددا على استهداف إيران    هاني الصيادي ... الغائب الحاضر بين الواقع والظنون    روايات الاعلام الايراني والغربي للقصف الأمريكي للمنشآت النووية الايرانية وما جرى قبل الهجوم    بتواطؤ حوثي.. مسلحون يحرقون منزلاً في محافظة إب بعد نهبه    الدفاعات الإيرانية تدمر 12 طائرة مسيرة صهيونية في همدان    استعدادات مكثفة لعام دراسي جديد في ظل قساوة الظروف    محافظ تعز يبحث مع مسؤول أممي أزمة المياه والحلول الممكنة    حملة لازالة البساطين والعشوائيات في باب اليمن    تدشين الدورة الآسيوية لمدربي كرة القدم المستوى "C" بالمكلا    ما وراء حرائق الجبال!!    الرهوي يشيد بجهود وزارة الداخلية والأجهزة الأمنية    الطوارئ الإيرانية: إصابة 14 من طواقم الإسعاف وتضرر 7 سيارات جراء العدوان الصهيوني    إحباط عملية تفجير غربي إيران واعتقال عنصر مرتبط بالموساد    ليفاندوفسكي يحدد وجهته بعد حقبة برشلونة    تشيلسي يقترب من إبرام صفقة مؤجلة    من يومياتي في أمريكا .. بين مر وأمر منه    بين حروف الرازحي.. رحلة الى عمق النفس اليمني    قصر شبام.. أهم مباني ومقر الحكم    الترجي التونسي يهدي العرب أول انتصار في كأس العالم للأندية 2025    فساد الاشراف الهندسي وغياب الرقابة الرسمية .. حفر صنعاء تبتلع السيارات    الاتحاد الأوروبي يقدّم منحة مالية لدعم خدمات الصحة الإنجابية في اليمن    اسعار الذهب في صنعاء وعدن السبت 21 يونيو/حزيران 2025    على مركب الأبقار… حين يصبح البحر أرحم من اليابسة    البحسني يكشف عن مشروع صندوق حضرموت الإنمائي    مقتل عريس في صنعاء بعد أيام من اختطافه    مليشيا درع الوطن تنهب المسافرين بالوديعة    صنعاء .. موظفو اليمنية يكشفون عن فساد في الشركة ويطالبون بتشكيل لجنة تحقيق ومحاسبة جحاف    «أبو الحب» يعيد بسمة إلى الغناء    علي ناصر محمد أمدّ الله في عمره ليفضح نفسه بلسانه    بين ملحمة "الرجل الحوت" وشذرات "من أول رائحة"    الأمم المتحدة تقلّص خطة الاستجابة الإنسانية في اليمن وسط تراجع كبير في التمويل    ديدان "سامّة" تغزو ولاية أمريكية وتثير ذعر السكان    نجاح أول عملية زرع قلب دون الحاجة إلى شق الصدر أو كسر عظم القص    حين يُسلب المسلم العربي حقه باسم القدر    الخطوط الجوية اليمنية... شريان وطن لا يحتمل الخلاف    الصبر مختبر العظمة    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يؤسس السكرتير علاقة شراكة مع رئيسه
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 02 - 2013

لاشك أن السكرتير مهما أبدع وابتكر وكون علاقات قوية فعالة مع الآخرين، فإن علاقته بالمدير هي التي تحدد نجاحه وتقدمه في العمل، والعلاقة الجيدة بالمدير لا تكون بالضرورة بإطاعة الأوامر وتنفيذ التعليمات والطلبات بسرعة ودقة فحسب، بل إنها تتعدى ذلك المفهوم الضيق إلى منطلق أوسع وأشمل.. ومن البديهي والحتمي أن شخصية المدير وطريقته في العمل والتعامل ستؤثر كثيرا على طريقة عمل السكرتير ونوع العلاقة بينهما.. إلا أن السكرتير يمكنه أن يلعب دوراً فعالاً في تحديد تلك العلاقة وجعلها أكثر فعالية لكليهما.
كن على ثقة مطلقة بأنك بالمبادرة والابتكار وتقديم خدمات ودعم مميز للمدير تستطيع أن تشكل مع المدير فريق عمل فعالا تكون فيه للمدير اليد اليمنى التي تسانده في أداء كثير من مهماته وتنظيم عمله ووقته، والمستشار في كثير من الأمور، وأمين السر، والشخص الذي يعتمد عليه في تصريف كثير من الأمور في غيابه.. ومن الأمور التي ستساعدك على الوصول إلى مثل هذه العلاقة:
إتقان العمل:
قبل القيام بمهمة عمل للمدير تأكد من طلبه بالضبط، ثم لا تقدم له العمل إلا بعد مراجعته والتأكد من دقته ومطابقته للمطلوب وإظهاره بشكل جذاب.
المبادرة والابتكار:
سبق أن شرحت أهمية هاتين الصفتين على عمل السكرتير وتطوره، (مقال سابق).
مساعدة المدير على تنظيم عمله ووقته:
المواعيد:
كن دائما على اطلاع كامل بمواعيد المدير وساعده في تنظيمها ومراعاتها.. حاول أن تتصدى للزوار والمتصلين الذين يريدون جزءا من وقت المدير، وخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد مناسبة له لمقابلته.. هذا طبعا سيعتمد على الأشخاص وطبيعة علاقتهم بالمدير والتفاهم المسبق مع المدير على التصرف في مثل هذه الأمور، إلا أنه مع مرور الوقت ومعرفة المدير وزواره وعلاقات عمله بشكل أفضل، ستكون لديك فكرة أكمل وأوضح.. عن كيفية معالجة هذا الجانب الحساس من مسئولياتك.
البريد:
افتح بريد المدير قبل تقديمه له (تفاهم معه مسبقا إن كان لا يمانع في فتحك للبريد السري والخاص).. رتب البريد إلى مجموعات تساعده على إعطاء الأولوية للمذكرات والرسائل الهامة والعاجلة.. يمكنك مثلا وضع البريد في ثلاث مجموعات:
أ البريد الهام والمستعجل (داخلي أو خارجي).
ب البريد الهام غير المستعجل (داخلي أو خارجي).
الإعلانات ونسخ التقارير والمذكرات التي يمكن الاطلاع عليها في وقت لاحق.
ويمكنك الذهاب إلى أكثر من ذلك بعد أن تصير مطلعا على تفاصيل عمل المدير ومسئولياته وعلاقاته، فمثلا بعد اطلاعك على البريد يمكنك أن تقدم له بعض المعلومات التي تظن أنها ستساعده في الرد على بعض المذكرات بل يمكنك عمل مسودات رد لبعض الرسائل والمذكرات وتعرضها عليه.
البقاء على اتصال دائم بالمدير في حله وترحاله.
احتفظ برقم هاتف منزله وأرقام هواتف الأماكن المحتمل أن يكون فيها أثناء غيابه، اتفق معه على الأماكن والأوقات التي لا يود أن تتصل فيها إلا للطوارئ.
عند سفره في مهمة عمل ينبغي أن تكون لديك أجندة لكل رحلاته ومحلات إقامته مع أرقام الهاتف و الفاكس.
التعرف على تفضيلاته وشخصيته وبعض جوانب حياته الخاصة؛
كي تستطيع العمل مع المدير بانسجام وتعاون متبادل وفعالية عليك أولا أن تتعرف عليه عن كثب. ويتم هذا التعرف إما بالسؤال أو الملاحظة والخبرة.
وهناك جانبان مهمان للتعرف على تفضيلاته في العمل، وتفضيلاته الشخصية.
تفضيلات العمل:
ماهي الطريقة التي يفضلها لإعداد الرسائل والمذكرات.
أن يكتبها هو بالكامل وتقوم أنت بطباعتها.
أن يكتب رؤوس أقلام وتقوم أنت بإعدادها.
أن يمليها عليك بالكامل.
أن يمليها عليك كرؤوس أقلام.
أن يمليها عليك وتقوم أنت بالطباعة مباشرة.
أن تقوم أنت تلقائيا بتحضير مسودة وتعرضها عليه.
هل يريد مساعدتك في تنظيم مواعيده واجتماعاته، وعلى أي أساس،
هل يريد منك أن تتصرف تلقائيا مع الزوار من داخل المؤسسة وخارجها، وعلي أي أساس، هل يتوقع منك فتح البريد الخاص به وترتيبه، هل ينظر إليك كمساعد أم كشريك عمل، هل يشجعك أن تتصرف تلقائيا وتتعلم من أخطائك أم يتوقع منك أن تراجعه في كل صغيرة وكبيرة قبل التصرف.
التفضيلات الشخصية:
هل هو من النوع الذي يحيي ذكريات أعياد ميلاده وأولاده والمناسبات الاسرية والشخصية الأخرى، إذا كان كذلك فلا بأس أن تحتفظ بمذكرات بهذا الخصوص في الأجندة الخاصة بك لتذكره بتلك المناسبات ولتهنئة شخصيا بأعياد ميلاده، وزواجه... إلخ.
هل يميل إلى تفضيل الجو الحار أم البارد، هل يحب استخدام بخاخات تلطيف وتعطير جو المكتب، هل يتضايق من المدخنين. (إذا كان كذلك فلا تترك أي طفايات سجائر في مكتبه واطلب من الزوار عدم التدخين).
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.