طيران العدوان الأمريكي يجدد استهداف صنعاء ورأس عيسى    السامعي: استهداف ميناء الحديدة ومصنع اسمنت باجل جرائم لا تسقط بالتقادم    الحذر من استغلال العليمي مبررات (إصلاح الخدمات) في ضرب خصومه وأبرزهم الانتقالي    قرار رقم 1 للعولقي بإيقاف فروع مصلحة الأراضي (وثيقة)    أعنف هجوم إسرائيلي على اليمن يدمر ميناء الحديدة    بعد فشل إطلاقه.. صاروخ حوثي يسقط بالقرب من مناطق سكنية في إب    "مسام" ينتزع أكثر من 1800 لغم حوثي خلال أسبوع    وسائل اعلام اسرائيلية: هجوم اسرائيلي أمريكي شاركت فيه عشرات المقاتلات ضد اهداف في اليمن    شركة النفط توضح حول تفعيل خطة الطوارئ وطريقة توزيع البنزين    عشرات الغارات استهدفت ثلاث محافظات    وقفة نسائية في حجة بذكرى الصرخة    ثلاثة مكاسب حققها الانتقالي للجنوب    برعاية من الشيخ راجح باكريت .. مهرجان حات السنوي للمحالبة ينطلق في نسخته السادسة    رسالة من الظلام إلى رئيس الوزراء الجديد    الثقافة توقع اتفاقية تنفيذ مشروع ترميم مباني أثرية ومعالم تاريخية بصنعاء    تواصل اللقاءات القبلية لإعلان النفير العام لمواجهة العدوان الامريكي    سوريا .. انفجار الوضع في السويداء بعد دخول اتفاق تهدئة حيز التنفيذ    من أسبرطة إلى صنعاء: درس لم نتعلمه بعد    وزير الصحة يدشن حملات الرش والتوعية لمكافحة حمى الضنك في عدن    الخليفي والمنتصر يباركان للفريق الكروي الأول تحقيق كأس 4 مايو    بمتابعة من الزبيدي.. إضافة 120 ميجا لمحطة الطاقة الشمسية بعدن    الرهوي يناقش مع الوزير المحاقري إنشاء منصة للأسر المنتجة    الزعوري يبحث مع الأمم المتحدة تعزيز حماية وتمكين المرأة في اليمن    الكثيري يبحث مع فريدريش إيبرت فتح آفاق دعم دولي للجنوب    وزارة الشباب والرياضة تكرم موظفي الديوان العام ومكتب عدن بمناسبة عيد العمال    إلى رئيس الوزراء الجديد    عطوان ..لماذا سيدخل الصّاروخ اليمني التّاريخ من أوسعِ أبوابه    مليون لكل لاعب.. مكافأة "خيالية" للأهلي السعودي بعد الفوز بأبطال آسيا    أرواحهم في رقبة رشاد العليمي.. وفاة رجل وزوجته في سيارتهما اختناقا هربا من الحر    تفاصيل جديدة لمقتل شاب دافع عن أرضه بالحسوة برصاص من داخل مسجد    بيع شهادات في جامعة عدن: الفاسد يُكافأ بمنصب رفيع (وثيقة)    تدشين برنامج ترسيخ قيم النزاهة لطلاب الدورات الصيفية بمديرية الوحدة بأمانة العاصمة    وسائل إعلام غربية: صدمة في إسرائيل..الصاروخ اليمني يحرق مطار بن غوريون    بدء تنفيذ قرار فرض حظر على الملاحة الجوية لمطارات الكيان    رسميًا.. بايرن ميونخ بطلًا للبوندسليجا    تشيلسي يضرب ليفربول ويتمسك بأمل الأبطال    يادوب مرت علي 24 ساعة"... لكن بلا كهرباء!    وزير الصحة ومنظمات دولية يتفقدون مستشفى إسناد للطب النفسي    صرخةُ البراءة.. المسار والمسير    قدسية نصوص الشريعة    الاجتماع ال 19 للجمعية العامة يستعرض انجازات العام 2024م ومسيرة العطاء والتطور النوعي للشركة: «يمن موبايل» تحافظ على مركزها المالي وتوزع أعلى الارباح على المساهمين بنسبة 40 بالمائة    متى نعثر على وطن لا نحلم بمغادرته؟    ملفات على طاولة بن بريك.. "الاقتصاد والخدمات واستعادة الدولة" هل يخترق جدار الأزمات؟    المصلحة الحقيقية    أول النصر صرخة    أمريكا بين صناعة الأساطير في هوليود وواقع الهشاشة    مرض الفشل الكلوي (3)    التحذير من شراء الأراضي الواقعة ضمن حمى المواقع الأثرية    وسط إغلاق شامل للمحطات.. الحوثيون يفرضون تقنينًا جديدًا للوقود    إلى متى سيظل العبر طريق الموت ؟!!    قيادي حوثي يفتتح صيدلية خاصة داخل حرم مستشفى العدين بإب    ريال مدريد يحقق فوزًا ثمينًا على سيلتا فيغو    أطباء تعز يسرقون "كُعال" مرضاهم (وثيقة)    الأهلي السعودي يتوج بطلاً لكأس النخبة الآسيوية الأولى    المعهد الثقافي الفرنسي في القاهرة حاضنة للإبداع    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    القاعدة الأساسية للأكل الصحي    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يؤسس السكرتير علاقة شراكة مع رئيسه
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 02 - 2013

لاشك أن السكرتير مهما أبدع وابتكر وكون علاقات قوية فعالة مع الآخرين، فإن علاقته بالمدير هي التي تحدد نجاحه وتقدمه في العمل، والعلاقة الجيدة بالمدير لا تكون بالضرورة بإطاعة الأوامر وتنفيذ التعليمات والطلبات بسرعة ودقة فحسب، بل إنها تتعدى ذلك المفهوم الضيق إلى منطلق أوسع وأشمل.. ومن البديهي والحتمي أن شخصية المدير وطريقته في العمل والتعامل ستؤثر كثيرا على طريقة عمل السكرتير ونوع العلاقة بينهما.. إلا أن السكرتير يمكنه أن يلعب دوراً فعالاً في تحديد تلك العلاقة وجعلها أكثر فعالية لكليهما.
كن على ثقة مطلقة بأنك بالمبادرة والابتكار وتقديم خدمات ودعم مميز للمدير تستطيع أن تشكل مع المدير فريق عمل فعالا تكون فيه للمدير اليد اليمنى التي تسانده في أداء كثير من مهماته وتنظيم عمله ووقته، والمستشار في كثير من الأمور، وأمين السر، والشخص الذي يعتمد عليه في تصريف كثير من الأمور في غيابه.. ومن الأمور التي ستساعدك على الوصول إلى مثل هذه العلاقة:
إتقان العمل:
قبل القيام بمهمة عمل للمدير تأكد من طلبه بالضبط، ثم لا تقدم له العمل إلا بعد مراجعته والتأكد من دقته ومطابقته للمطلوب وإظهاره بشكل جذاب.
المبادرة والابتكار:
سبق أن شرحت أهمية هاتين الصفتين على عمل السكرتير وتطوره، (مقال سابق).
مساعدة المدير على تنظيم عمله ووقته:
المواعيد:
كن دائما على اطلاع كامل بمواعيد المدير وساعده في تنظيمها ومراعاتها.. حاول أن تتصدى للزوار والمتصلين الذين يريدون جزءا من وقت المدير، وخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد مناسبة له لمقابلته.. هذا طبعا سيعتمد على الأشخاص وطبيعة علاقتهم بالمدير والتفاهم المسبق مع المدير على التصرف في مثل هذه الأمور، إلا أنه مع مرور الوقت ومعرفة المدير وزواره وعلاقات عمله بشكل أفضل، ستكون لديك فكرة أكمل وأوضح.. عن كيفية معالجة هذا الجانب الحساس من مسئولياتك.
البريد:
افتح بريد المدير قبل تقديمه له (تفاهم معه مسبقا إن كان لا يمانع في فتحك للبريد السري والخاص).. رتب البريد إلى مجموعات تساعده على إعطاء الأولوية للمذكرات والرسائل الهامة والعاجلة.. يمكنك مثلا وضع البريد في ثلاث مجموعات:
أ البريد الهام والمستعجل (داخلي أو خارجي).
ب البريد الهام غير المستعجل (داخلي أو خارجي).
الإعلانات ونسخ التقارير والمذكرات التي يمكن الاطلاع عليها في وقت لاحق.
ويمكنك الذهاب إلى أكثر من ذلك بعد أن تصير مطلعا على تفاصيل عمل المدير ومسئولياته وعلاقاته، فمثلا بعد اطلاعك على البريد يمكنك أن تقدم له بعض المعلومات التي تظن أنها ستساعده في الرد على بعض المذكرات بل يمكنك عمل مسودات رد لبعض الرسائل والمذكرات وتعرضها عليه.
البقاء على اتصال دائم بالمدير في حله وترحاله.
احتفظ برقم هاتف منزله وأرقام هواتف الأماكن المحتمل أن يكون فيها أثناء غيابه، اتفق معه على الأماكن والأوقات التي لا يود أن تتصل فيها إلا للطوارئ.
عند سفره في مهمة عمل ينبغي أن تكون لديك أجندة لكل رحلاته ومحلات إقامته مع أرقام الهاتف و الفاكس.
التعرف على تفضيلاته وشخصيته وبعض جوانب حياته الخاصة؛
كي تستطيع العمل مع المدير بانسجام وتعاون متبادل وفعالية عليك أولا أن تتعرف عليه عن كثب. ويتم هذا التعرف إما بالسؤال أو الملاحظة والخبرة.
وهناك جانبان مهمان للتعرف على تفضيلاته في العمل، وتفضيلاته الشخصية.
تفضيلات العمل:
ماهي الطريقة التي يفضلها لإعداد الرسائل والمذكرات.
أن يكتبها هو بالكامل وتقوم أنت بطباعتها.
أن يكتب رؤوس أقلام وتقوم أنت بإعدادها.
أن يمليها عليك بالكامل.
أن يمليها عليك كرؤوس أقلام.
أن يمليها عليك وتقوم أنت بالطباعة مباشرة.
أن تقوم أنت تلقائيا بتحضير مسودة وتعرضها عليه.
هل يريد مساعدتك في تنظيم مواعيده واجتماعاته، وعلى أي أساس،
هل يريد منك أن تتصرف تلقائيا مع الزوار من داخل المؤسسة وخارجها، وعلي أي أساس، هل يتوقع منك فتح البريد الخاص به وترتيبه، هل ينظر إليك كمساعد أم كشريك عمل، هل يشجعك أن تتصرف تلقائيا وتتعلم من أخطائك أم يتوقع منك أن تراجعه في كل صغيرة وكبيرة قبل التصرف.
التفضيلات الشخصية:
هل هو من النوع الذي يحيي ذكريات أعياد ميلاده وأولاده والمناسبات الاسرية والشخصية الأخرى، إذا كان كذلك فلا بأس أن تحتفظ بمذكرات بهذا الخصوص في الأجندة الخاصة بك لتذكره بتلك المناسبات ولتهنئة شخصيا بأعياد ميلاده، وزواجه... إلخ.
هل يميل إلى تفضيل الجو الحار أم البارد، هل يحب استخدام بخاخات تلطيف وتعطير جو المكتب، هل يتضايق من المدخنين. (إذا كان كذلك فلا تترك أي طفايات سجائر في مكتبه واطلب من الزوار عدم التدخين).
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.