نصائح من كاتب محب لوطنه    الجنوب على مفترق طرق: الشراكة أو الضياع    الذهب عند ذروته: ارتفاع قياسي في الأسعار    الإمارات تدعو مجددًا مجلس الأمن لتحمل مسؤولياته لردع إسرائيل    مقتل 24 شخصا بانفجارات في باكستان    تعرف على هوية الفائز بجائزة الكرة الذهبية 2025    يامال وفيكي يتوجان بجائزة «كوبا».. ودوناروما الحارس الأفضل    ديمبيلي.. المهرج الأنيق يتوج بالكرة الذهبية    بعد 14 عاما.. مارسيليا يُسقِط باريس في ال«فيلودروم»    قوات الإصلاح في تعز تحمي قتلة "افتهان المشهري"    احترام القانون اساس الأمن والاستقرار ..الاجراءات تجاه ماموري الضبط القضائي انموذجا    الرئيس الزُبيدي يلتقي رئيس اللجنة الدولية للإنقاذ ويشيد بجهودها الإغاثية والتنموية في بلادنا    الرئيس الزُبيدي: مشاركتنا في الجمعية العامة للأمم المتحدة لعرض الحقائق على الأرض ونقل تطلعات شعبنا بالاستقلال والسلام    المقالح: الولاية هلاك متعمد لسلطتكم    في عيدها الوطني الحادي عشر .. 21 سبتمبر.. ثورة انتصار الإرادة واستعادة السيادة    في تقرير لها حول استهداف مقر صحيفتي " 26 سبتمبر " و" اليمن ".. لجنة حماية الصحفيين الدولية: "إسرائيل" تحولت إلى قاتل إقليمي للصحفيين    في مهرجان شبابي كشفي شهدته العاصمة صنعاء احتفاءٍ بالعيد ال 11 لثورة 21 سبتمبر..    عبقرية "سورج" مع برشلونة جعلته اقوي جهاز فني في أوروبا..!    الدوري الايطالي: نابولي يواصل انطلاقته المثالية بانتصار مثير على بيزا    حين تُغتال الكلمة.. وداعاً عبدالعزيز الشيخ    تجارب سيادية لا تُنسى: ثروة الجنوب السمكية    جدد موقف اليمن الثابت لنصرة فلسطين .. قائد الثورة: مسارنا الثوري مستمر في مواجهة الأعداء    غموض يكتنف اختفاء شاعر في صنعاء    إلى أرواح أبنائي الشهيدين    رئيس مجلس القيادة يصل نيويورك للمشاركة في اجتماعات الأمم المتحدة    حين يُتّهم الجائع بأنه عميل: خبز حافي وتهم بالعمالة..!    ثورة ال 21 من سبتمبر .. تحول مفصلي في واقع القطاع الزراعي    ريال مدريد لن يرسل وفدا إلى حفل الكرة الذهبية    منارة عدن المنسية.. إعادة ترميم الفندق واجب وطني    صحة بنجلادش : وفاة 12 شخصًا وإصابة 740 آخرين بحمى الضنك    التحويلات المالية للمغتربين ودورها في الاقتصاد    11 عاما على «نكبة» اليمن.. هل بدأت رحلة انهيار الحوثيين؟    وزارة الاقتصاد: توطين الصناعات حجر الزاوية لبناء الاقتصاد    القاتل الصامت يودي بحياة خمسة أطفال من أسرة واحدة في محافظة إب    لقاء تشاوري بين النيابة العامة وهيئة الأراضي لمناقشة قضايا أملاك الدولة بالوادي والصحراء    انتقالي مديرية الضالع يكرم طلاب الثانوية المتفوقين للعام الدراسي 2024/2025    نائب وزير الإعلام والثقافة والسياحة ومدير صيرة يتفقدان أعمال تأهيل سينما أروى بصيرة    صحة البيئة بالمنصورة تشن حملة واسعة لسحب وإتلاف "شمة الحوت" من الأسواق    وفاة خمس نساء من أسرة واحدة غرقا في أبين    عدن.. البنك المركزي يكشف عن استخدامات المنحة السعودية ومستقبل أسعار الصرف خلال الفترة القادمة    خبير طقس: اضطراب مداري يتجه تاثيره خلال الساعات القادمة نحو خليج عدن    هبوط جماعي للأسهم الأوروبية!    اجتماع للجان الفنية لدمج وتحديث الهياكل التنظيمية لوحدات الخدمة برئاسة الحوالي    براءة العلويين من البيع والتنازل عن الجولان لإسرائيل    "إنهم يقومون بكل الأعمال القذرة نيابة عنا"    الراحلون دون وداع۔۔۔    السعودية تسرق لحن زامل يمني شهير "ما نبالي" في عيدها الوطني    عبد الملك في رحاب الملك    التعايش الإنساني.. خيار البقاء    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    الكوليرا تفتك ب2500 شخصًا في السودان    موت يا حمار    العرب أمة بلا روح العروبة: صناعة الحاكم الغريب    خواطر سرية..( الحبر الأحمر )    في محراب النفس المترعة..    بدء أعمال المؤتمر الدولي الثالث للرسول الأعظم في صنعاء    العليمي وشرعية الأعمى في بيت من لحم    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يؤسس السكرتير علاقة شراكة مع رئيسه
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 02 - 2013

لاشك أن السكرتير مهما أبدع وابتكر وكون علاقات قوية فعالة مع الآخرين، فإن علاقته بالمدير هي التي تحدد نجاحه وتقدمه في العمل، والعلاقة الجيدة بالمدير لا تكون بالضرورة بإطاعة الأوامر وتنفيذ التعليمات والطلبات بسرعة ودقة فحسب، بل إنها تتعدى ذلك المفهوم الضيق إلى منطلق أوسع وأشمل.. ومن البديهي والحتمي أن شخصية المدير وطريقته في العمل والتعامل ستؤثر كثيرا على طريقة عمل السكرتير ونوع العلاقة بينهما.. إلا أن السكرتير يمكنه أن يلعب دوراً فعالاً في تحديد تلك العلاقة وجعلها أكثر فعالية لكليهما.
كن على ثقة مطلقة بأنك بالمبادرة والابتكار وتقديم خدمات ودعم مميز للمدير تستطيع أن تشكل مع المدير فريق عمل فعالا تكون فيه للمدير اليد اليمنى التي تسانده في أداء كثير من مهماته وتنظيم عمله ووقته، والمستشار في كثير من الأمور، وأمين السر، والشخص الذي يعتمد عليه في تصريف كثير من الأمور في غيابه.. ومن الأمور التي ستساعدك على الوصول إلى مثل هذه العلاقة:
إتقان العمل:
قبل القيام بمهمة عمل للمدير تأكد من طلبه بالضبط، ثم لا تقدم له العمل إلا بعد مراجعته والتأكد من دقته ومطابقته للمطلوب وإظهاره بشكل جذاب.
المبادرة والابتكار:
سبق أن شرحت أهمية هاتين الصفتين على عمل السكرتير وتطوره، (مقال سابق).
مساعدة المدير على تنظيم عمله ووقته:
المواعيد:
كن دائما على اطلاع كامل بمواعيد المدير وساعده في تنظيمها ومراعاتها.. حاول أن تتصدى للزوار والمتصلين الذين يريدون جزءا من وقت المدير، وخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد مناسبة له لمقابلته.. هذا طبعا سيعتمد على الأشخاص وطبيعة علاقتهم بالمدير والتفاهم المسبق مع المدير على التصرف في مثل هذه الأمور، إلا أنه مع مرور الوقت ومعرفة المدير وزواره وعلاقات عمله بشكل أفضل، ستكون لديك فكرة أكمل وأوضح.. عن كيفية معالجة هذا الجانب الحساس من مسئولياتك.
البريد:
افتح بريد المدير قبل تقديمه له (تفاهم معه مسبقا إن كان لا يمانع في فتحك للبريد السري والخاص).. رتب البريد إلى مجموعات تساعده على إعطاء الأولوية للمذكرات والرسائل الهامة والعاجلة.. يمكنك مثلا وضع البريد في ثلاث مجموعات:
أ البريد الهام والمستعجل (داخلي أو خارجي).
ب البريد الهام غير المستعجل (داخلي أو خارجي).
الإعلانات ونسخ التقارير والمذكرات التي يمكن الاطلاع عليها في وقت لاحق.
ويمكنك الذهاب إلى أكثر من ذلك بعد أن تصير مطلعا على تفاصيل عمل المدير ومسئولياته وعلاقاته، فمثلا بعد اطلاعك على البريد يمكنك أن تقدم له بعض المعلومات التي تظن أنها ستساعده في الرد على بعض المذكرات بل يمكنك عمل مسودات رد لبعض الرسائل والمذكرات وتعرضها عليه.
البقاء على اتصال دائم بالمدير في حله وترحاله.
احتفظ برقم هاتف منزله وأرقام هواتف الأماكن المحتمل أن يكون فيها أثناء غيابه، اتفق معه على الأماكن والأوقات التي لا يود أن تتصل فيها إلا للطوارئ.
عند سفره في مهمة عمل ينبغي أن تكون لديك أجندة لكل رحلاته ومحلات إقامته مع أرقام الهاتف و الفاكس.
التعرف على تفضيلاته وشخصيته وبعض جوانب حياته الخاصة؛
كي تستطيع العمل مع المدير بانسجام وتعاون متبادل وفعالية عليك أولا أن تتعرف عليه عن كثب. ويتم هذا التعرف إما بالسؤال أو الملاحظة والخبرة.
وهناك جانبان مهمان للتعرف على تفضيلاته في العمل، وتفضيلاته الشخصية.
تفضيلات العمل:
ماهي الطريقة التي يفضلها لإعداد الرسائل والمذكرات.
أن يكتبها هو بالكامل وتقوم أنت بطباعتها.
أن يكتب رؤوس أقلام وتقوم أنت بإعدادها.
أن يمليها عليك بالكامل.
أن يمليها عليك كرؤوس أقلام.
أن يمليها عليك وتقوم أنت بالطباعة مباشرة.
أن تقوم أنت تلقائيا بتحضير مسودة وتعرضها عليه.
هل يريد مساعدتك في تنظيم مواعيده واجتماعاته، وعلى أي أساس،
هل يريد منك أن تتصرف تلقائيا مع الزوار من داخل المؤسسة وخارجها، وعلي أي أساس، هل يتوقع منك فتح البريد الخاص به وترتيبه، هل ينظر إليك كمساعد أم كشريك عمل، هل يشجعك أن تتصرف تلقائيا وتتعلم من أخطائك أم يتوقع منك أن تراجعه في كل صغيرة وكبيرة قبل التصرف.
التفضيلات الشخصية:
هل هو من النوع الذي يحيي ذكريات أعياد ميلاده وأولاده والمناسبات الاسرية والشخصية الأخرى، إذا كان كذلك فلا بأس أن تحتفظ بمذكرات بهذا الخصوص في الأجندة الخاصة بك لتذكره بتلك المناسبات ولتهنئة شخصيا بأعياد ميلاده، وزواجه... إلخ.
هل يميل إلى تفضيل الجو الحار أم البارد، هل يحب استخدام بخاخات تلطيف وتعطير جو المكتب، هل يتضايق من المدخنين. (إذا كان كذلك فلا تترك أي طفايات سجائر في مكتبه واطلب من الزوار عدم التدخين).
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.