واشنطن: استقلالية البنك المركزي اليمني ضرورة لإنقاذ الاقتصاد ومنع الانهيار    هبوط العملة.. والأسعار ترتفع بالريال السعودي!!    اليمنيون يؤكدون ..غزة خط دفاع الأمة لن نتخلى عنها    الفاو: أسعار الغذاء العالمية تسجل أعلى مستوى خلال يوليو منذ أكثر منذ عامين    إعلاميون ونشطاء يحيون أربعينية فقيد الوطن "الحميري" ويستعرضون مأثره    "الجهاد": قرار الكابينت باحتلال كامل غزة فصل جديد من فصول الإبادة    القبض على 5 متورطين في أعمال شغب بزنجبار    الأمم المتحدة تعلن وصول سوء التغذية الحاد بين الأطفال بغزة لأعلى مستوى    بعد الهلال.. شروق ترتدي قميص النصر    رباعية نصراوية تكتسح ريو آفي    200 كاتب بريطاني يطالبون بمقاطعة إسرائيل    الأرصاد يتوقع أمطار رعدية واضطراب في البحر خلال الساعات المقبلة    المكتب الاعلامي للفريق السامعي يوضح حول شائعات مغادرته صنعاء    أبين.. مقتل وإصابة 5 جنود بانفجار عبوة ناسفة استهدفت دورية عسكرية بمودية    الشهيد علي حسن المعلم    الذهب يسجل مستويات قياسية مدعومًا بالرسوم الجمركية الأمريكية    الإدارة الأمريكية تُضاعف مكافأة القبض على الرئيس الفنزويلي وكراكاس تصف القرار ب"المثير للشفقة"    صحيفة روسية تكشف من هو الشيباني    اشتباكات مسلحة عنيفة بين فصائل المرتزقة في عدن    بايرن ميونخ يكتسح توتنهام الإنجليزي برباعية نظيفة    تفشي فيروس خطير في ألمانيا مسجلا 16 إصابة ووفاة ثلاثة    فياريال الإسباني يعلن ضم لاعب الوسط الغاني توماس بارتي    اكتشاف معبد عمره 6 قرون في تركيا بالصدفة    ما سر قرار ريال مدريد مقاطعة حفل الكرة الذهبية 2025؟    دراسة تحذّر من خطر شاشات الهواتف والتلفاز على صحة القلب والشرايين!    الراجع قوي: عندما يصبح الارتفاع المفاجئ للريال اليمني رصاصة طائشة    المحتجون الحضارم يبتكرون طريقة لتعطيل شاحنات الحوثي المارة بتريم    باوزير: تريم فضحت تهديدات بن حبريش ضد النخبة الحضرمية    في تريم لم تُخلق النخلة لتموت    إنسانية عوراء    يحق لبن حبريش قطع الطريق على وقود كهرباء الساحل لأشهر ولا يحق لأبناء تريم التعبير عن مطالهم    لماذا يخجل أبناء تعز من الإنتساب إلى مدينتهم وقراهم    وتؤكد بأنها على انعقاد دائم وان على التجار رفض تسليم الزيادة    وسط تصاعد التنافس في تجارة الحبوب .. وصول شحنة قمح إلى ميناء المكلا    كرة الطائرة الشاطئية المغربية.. إنجازات غير مسبوقة وتطور مستمر    تغاريد حرة .. عندما يسودنا الفساد    القرعة تضع اليمن في المجموعة الثانية في تصفيات كأس آسيا للناشئين    إب.. قيادي حوثي يختطف مواطناً لإجباره على تحكيمه في قضية أمام القضاء    الرئيس المشاط يعزي في وفاة احد كبار مشائخ حاشد    كنت هناك.. وكما كان اليوم، لبنان في عين العاصفة    محافظ إب يدشن أعمال التوسعة في ساحة الرسول الأعظم بالمدينة    عصابة حوثية تعتدي على موقع أثري في إب    الصراع في الجهوية اليمانية قديم جدا    وفاة وإصابة 9 مواطنين بصواعق رعدية في الضالع وذمار    الفصل في 7329 قضية منها 4258 أسرية    جامعة لحج ومكتب الصحة يدشنان أول عيادة مجانية بمركز التعليم المستمر    خطر مستقبل التعليم بانعدام وظيفة المعلم    صحيفة بريطانية : إجراءات حكومية جريئة وراء التعافي المفاجئ للعملة اليمنية    دراسة أمريكية جديدة: الشفاء من السكري ممكن .. ولكن!    أربع مباريات مرتقبة في الأسبوع الثاني من بطولة بيسان    هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة    اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي    مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه    لا تليق بها الفاصلة    حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن    رئيس الوزراء: الأدوية ليست رفاهية.. ووجهنا بتخفيض الأسعار وتعزيز الرقابة    من أين لك هذا المال؟!    تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يؤسس السكرتير علاقة شراكة مع رئيسه
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 02 - 2013

لاشك أن السكرتير مهما أبدع وابتكر وكون علاقات قوية فعالة مع الآخرين، فإن علاقته بالمدير هي التي تحدد نجاحه وتقدمه في العمل، والعلاقة الجيدة بالمدير لا تكون بالضرورة بإطاعة الأوامر وتنفيذ التعليمات والطلبات بسرعة ودقة فحسب، بل إنها تتعدى ذلك المفهوم الضيق إلى منطلق أوسع وأشمل.. ومن البديهي والحتمي أن شخصية المدير وطريقته في العمل والتعامل ستؤثر كثيرا على طريقة عمل السكرتير ونوع العلاقة بينهما.. إلا أن السكرتير يمكنه أن يلعب دوراً فعالاً في تحديد تلك العلاقة وجعلها أكثر فعالية لكليهما.
كن على ثقة مطلقة بأنك بالمبادرة والابتكار وتقديم خدمات ودعم مميز للمدير تستطيع أن تشكل مع المدير فريق عمل فعالا تكون فيه للمدير اليد اليمنى التي تسانده في أداء كثير من مهماته وتنظيم عمله ووقته، والمستشار في كثير من الأمور، وأمين السر، والشخص الذي يعتمد عليه في تصريف كثير من الأمور في غيابه.. ومن الأمور التي ستساعدك على الوصول إلى مثل هذه العلاقة:
إتقان العمل:
قبل القيام بمهمة عمل للمدير تأكد من طلبه بالضبط، ثم لا تقدم له العمل إلا بعد مراجعته والتأكد من دقته ومطابقته للمطلوب وإظهاره بشكل جذاب.
المبادرة والابتكار:
سبق أن شرحت أهمية هاتين الصفتين على عمل السكرتير وتطوره، (مقال سابق).
مساعدة المدير على تنظيم عمله ووقته:
المواعيد:
كن دائما على اطلاع كامل بمواعيد المدير وساعده في تنظيمها ومراعاتها.. حاول أن تتصدى للزوار والمتصلين الذين يريدون جزءا من وقت المدير، وخذ زمام المبادرة في تحديد مواعيد مناسبة له لمقابلته.. هذا طبعا سيعتمد على الأشخاص وطبيعة علاقتهم بالمدير والتفاهم المسبق مع المدير على التصرف في مثل هذه الأمور، إلا أنه مع مرور الوقت ومعرفة المدير وزواره وعلاقات عمله بشكل أفضل، ستكون لديك فكرة أكمل وأوضح.. عن كيفية معالجة هذا الجانب الحساس من مسئولياتك.
البريد:
افتح بريد المدير قبل تقديمه له (تفاهم معه مسبقا إن كان لا يمانع في فتحك للبريد السري والخاص).. رتب البريد إلى مجموعات تساعده على إعطاء الأولوية للمذكرات والرسائل الهامة والعاجلة.. يمكنك مثلا وضع البريد في ثلاث مجموعات:
أ البريد الهام والمستعجل (داخلي أو خارجي).
ب البريد الهام غير المستعجل (داخلي أو خارجي).
الإعلانات ونسخ التقارير والمذكرات التي يمكن الاطلاع عليها في وقت لاحق.
ويمكنك الذهاب إلى أكثر من ذلك بعد أن تصير مطلعا على تفاصيل عمل المدير ومسئولياته وعلاقاته، فمثلا بعد اطلاعك على البريد يمكنك أن تقدم له بعض المعلومات التي تظن أنها ستساعده في الرد على بعض المذكرات بل يمكنك عمل مسودات رد لبعض الرسائل والمذكرات وتعرضها عليه.
البقاء على اتصال دائم بالمدير في حله وترحاله.
احتفظ برقم هاتف منزله وأرقام هواتف الأماكن المحتمل أن يكون فيها أثناء غيابه، اتفق معه على الأماكن والأوقات التي لا يود أن تتصل فيها إلا للطوارئ.
عند سفره في مهمة عمل ينبغي أن تكون لديك أجندة لكل رحلاته ومحلات إقامته مع أرقام الهاتف و الفاكس.
التعرف على تفضيلاته وشخصيته وبعض جوانب حياته الخاصة؛
كي تستطيع العمل مع المدير بانسجام وتعاون متبادل وفعالية عليك أولا أن تتعرف عليه عن كثب. ويتم هذا التعرف إما بالسؤال أو الملاحظة والخبرة.
وهناك جانبان مهمان للتعرف على تفضيلاته في العمل، وتفضيلاته الشخصية.
تفضيلات العمل:
ماهي الطريقة التي يفضلها لإعداد الرسائل والمذكرات.
أن يكتبها هو بالكامل وتقوم أنت بطباعتها.
أن يكتب رؤوس أقلام وتقوم أنت بإعدادها.
أن يمليها عليك بالكامل.
أن يمليها عليك كرؤوس أقلام.
أن يمليها عليك وتقوم أنت بالطباعة مباشرة.
أن تقوم أنت تلقائيا بتحضير مسودة وتعرضها عليه.
هل يريد مساعدتك في تنظيم مواعيده واجتماعاته، وعلى أي أساس،
هل يريد منك أن تتصرف تلقائيا مع الزوار من داخل المؤسسة وخارجها، وعلي أي أساس، هل يتوقع منك فتح البريد الخاص به وترتيبه، هل ينظر إليك كمساعد أم كشريك عمل، هل يشجعك أن تتصرف تلقائيا وتتعلم من أخطائك أم يتوقع منك أن تراجعه في كل صغيرة وكبيرة قبل التصرف.
التفضيلات الشخصية:
هل هو من النوع الذي يحيي ذكريات أعياد ميلاده وأولاده والمناسبات الاسرية والشخصية الأخرى، إذا كان كذلك فلا بأس أن تحتفظ بمذكرات بهذا الخصوص في الأجندة الخاصة بك لتذكره بتلك المناسبات ولتهنئة شخصيا بأعياد ميلاده، وزواجه... إلخ.
هل يميل إلى تفضيل الجو الحار أم البارد، هل يحب استخدام بخاخات تلطيف وتعطير جو المكتب، هل يتضايق من المدخنين. (إذا كان كذلك فلا تترك أي طفايات سجائر في مكتبه واطلب من الزوار عدم التدخين).
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.