في بيان للقوات المسلحة اليمنية.. لا يمكن السكوت على أي هجوم وعدوان أمريكي مساند للعدو الإسرائيلي ضد إيران    دول المنطقة.. وثقافة الغطرسة..!!    كتاب قواعد الملازم.. وثائق عرفية وقبلية من برط اليمن " بول دريش جامعة أكسفورد" (1)    في خطابه التعبوي المهم .. قائد الثورة : المعركة واحدة من قطاع غزة إلى إيران    الكاراز يعادل رقم نادال على الملاعب العشبية    بين عدن وصنعاء .. شهادة على مدينتين    بين عدن وصنعاء .. شهادة على مدينتين    بين عدن وصنعاء .. شهادة على مدينتين    رسائل ميدانية من جبهات البقع ونجران و الأجاشر .. المقاتلون يؤكدون: نجدد العهد والولاء لقيادتنا الثورية والعسكرية ولشعبنا اليمني الصامد    الخارجية اليمنية: نقف مع سوريا في مواجهة الإرهاب    اعلام اسرائيلي يتحدث عن الحاجة لوقف اطلاق النار والطاقة الذرية تحذر وأكثر من 20 ألف طلب مغادرة للاسرائيلين    تفكيك أكثر من 1200 لغم وذخيرة حوثية خلال أسبوع    كأس العالم للأندية: ريال مدريد المنقوص يتفوق على باتشوكا المكسيكي بثلاثية    المنتخب الوطني تحت 23 عامًا يجري حصصه التدريبية في مأرب استعدادًا لتصفيات آسيا    إيران تنتصر    قطاع الأمن والشرطة بوزارة الداخلية يُحيي ذكرى يوم الولاية    مرض الفشل الكلوي (9)    30 صاروخاً على دفعتين.. رشقة صاروخية كبيرة من إيران وإصابات مباشرة في "تل أبيب" وحيفا    - رئيس الجمارك يطبق توجيهات وزارة الاقتصاد والمالية عل. تحسين التعرفة الجمركية احباط محاولةتهريب( ربع طن)ثوم خارجي لضرب الثوم البلدي اليمني    منظمات أممية تحذر من مجاعة في مناطق سيطرة الاحتلال    "وثيقة".. مشرفون بحماية اطقم ومدرعة يبسطون على اراضي القضاة غرب العاصمة صنعاء    مناقشة مسودة التطوير الإداري والمؤسسي لمعهد للعلوم الإداري    - ظاهرة غير مسبوقة: حجاج يمنيون يُثيرون استياء جيرانهم والمجتمع.. ما السبب؟*    انتشال جثة شاب مات غرقا بسد التشليل في ذمار    - وزير خارجية صنعاء يلتقي بمسؤول أممي ويطالبه بالاعتراف بحكومة صنعاء \r\n*الأوراق* تنشر عددًا من الأسباب التي    ذمار.. المداني والبخيتي يدشّنان حصاد القمح في مزرعة الأسرة    51 شهيدا في غزة بينهم 7 من منتظري المساعدات خلال 24 ساعة    رئيس الهيئة العليا للإصلاح يعزي الدكتور الأفندي بوفاة شقيقه    "عدن التي أحببتُها" بلا نازحين.!    توقيف الفنانة شجون الهاجري بتهمة حيازة مخدرات    كشف أثري جديد بمصر    ريال أوفييدو يعود إلى «لاليغا» بعد 24 عاماً    الرئيس الزُبيدي يبحث مع سفيرة بريطانيا ومسؤولي البنك الدولي آخر المستجدات السياسية وأزمة الكهرباء    إشهار الإطار المرجعي والمهام الإعلامية للمؤتمر الدولي الثالث للرسول الأعظم    الفريق السامعي: إرادة الشعوب لا تُقصف بالطائرات والحرية لا تُقهر بالقنابل ومن قاوم لعقود سيسقط مشاريع الغطرسة    من قلب نيويورك .. حاشد ومعركة البقاء    فئة من الأشخاص عليها تجنب الفراولة    الحديدة و سحرة فرعون    الدولار في عدن 3000    خبراء :المشروبات الساخنة تعمل على تبريد الجسم في الحر الشديد    حادث مفجع يفسد احتفالات المولودية بلقب الدوري الجزائري    فلومينينسي ينهي رحلة أولسان المونديالية    شوجي.. امرأة سحقتها السمعة بأثر رجعي    السلبية تسيطر على ريفر بليت ومونتيري    من بينها فوردو.. ترامب يعلن قصف 3 مواقع نووية في إيران    أثار نزاعا قانونيّا.. ما سبب إطلاق لقب «محاربو السوكا» على ترينيداد؟    علاج للسكري يحقق نتائج واعدة لمرضى الصداع النصفي    روايات الاعلام الايراني والغربي للقصف الأمريكي للمنشآت النووية الايرانية وما جرى قبل الهجوم    هاني الصيادي ... الغائب الحاضر بين الواقع والظنون    استعدادات مكثفة لعام دراسي جديد في ظل قساوة الظروف    قصر شبام.. أهم مباني ومقر الحكم    الاتحاد الأوروبي يقدّم منحة مالية لدعم خدمات الصحة الإنجابية في اليمن    فساد الاشراف الهندسي وغياب الرقابة الرسمية .. حفر صنعاء تبتلع السيارات    على مركب الأبقار… حين يصبح البحر أرحم من اليابسة    من يومياتي في أمريكا .. بين مر وأمر منه    «أبو الحب» يعيد بسمة إلى الغناء    بين ملحمة "الرجل الحوت" وشذرات "من أول رائحة"    حين يُسلب المسلم العربي حقه باسم القدر    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مقومات الرسالة الناجحة
عبد الخالق حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 03 - 2013

الرسالة هي عبارة عن محرر كتابي يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية، شخصية أو عامة، وهي أحد أشكال الاتصالات الفعالة، و الوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تتبلور إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية.
ومراسلات العمل كي تكون فعالة وليس فيها مضيعة لوقت الكاتب والقارئ يجب أن تخلو تماما من الإسهاب والمقدمات والديباجات والعبارات الروتينية المكررة والكلمات الرنانة والجمل الطويلة, وأن تتميز بعدد من المقومات والمحتويات الهامة، التي يمكننا تلخيصها بما يلي:
أن تحوي عنوانا مناسبا للموضوع: إن كتابة موضوع المذكرة في البداية يساعد القارئ على معرفة موضوعها من أول نظره وأن يكيف تفكيره للتفاعل مع ذلك الموضوع ، وخاصة المذكرات الطويلة التي لا يتضح مضمونها كاملا من أول فقرة .. ويفضل أن لا يزيد الموضوع عن سطر واحد.
أن يحدد هدفها بوضوع منذ البداية: في مذكرات العمل، يفضل أن تفصح عن هدف المذكرة وبكل وضوح في بدايتها، كي يتابع القارئ قراءة المذكرة وهو يدرك ما تطلبه منه تماما.. وترك النمط الذي يبدأ بالمقدمات و الديباجات والاشارة إلى الموضوع في النهاية، والتي تعتبر اشارة غامضة لا يعرف القارئ ما المطلوب منه على وجه التحديد.
أن تكون مطبوعة بالكمبيوتر بصورة لائقة.
أن تبدأ بعبارة تحية تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحتوي على المعلومات الضرورية للموضوع فقط: إن المذكرة الفعالة والهادفة تكتفي بذكر المعلومات الكافية للقارئ لاتخاذ قرار أو لفهم الموضوع فقط ، ولا داعي لذكر معلومات أكثر لاحتمال ان القارئ “قد يحتاجها” فهي تأخذ وقت الطرفين دون فائدة.. ولا مانع من وضع بعض المعلومات "على شكل مرفقات" التي يغلب الظن على حاجة القارئ لها، حتى يستطيع القارئ أن يقرر ما ذا كان يريد قراءتها أم لا .
أن تظهر أي معلومات أخرى على شكل ملحقات: في المذكرات التي تشمل أرقاما كثيرة أو بيانات متنوعة ومتعددة، يمكن إدراج هذه البيانات والأرقام على شكل جداول مرفقة بالمذكرة الرئيسية، كي تستطيع المذكرة الرئيسة أن تركز بشكل أفضل على الملاحظات أو الاستنتاجات أو المقترحات أو الطلبات المتعلقة بالأرقام والبيانات.
أن تنتهي بعبارة لطيفة تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحاول الإجابة عن تساؤلات القارئ وتدارك ردود أفعالة:
قبل إرسال مذكرة هامة، وخاصة التي تحوي مقترحا تطلب من القارئ الموافقة عليه، أو مشكلة تريد مساعدته في حلها، حاول أن تضع نفسك مكان القارئ، إقرأ المذكرة مرة اخرى من وجهة نظره هو ما هي التساؤلات وردود الفعل التي قد تتكون عنده وهو يقرأ المذكرة، وهل تحوي مذكرتك إجابات شافية لتلك التساؤلات وردود الفعل. و إذا شعرت أن القارئ ربما يحتاج معلومة أو توضيحا لتلبية طلب المذكرة، فعليك إعادة كتابة المذكرة والتأكد من وجودها ، أو إضافتها كمرفق مستقل تشير إليه في المذكرة .. وتذكر أنك تطلب من القارئ رد فعل معين : الموافقة على مقترح ، المساعدة في حل مشكلة ، إرسال معلومات أو أي طلب آخر. وربما يكون غرض مذكرتكم إعطاء القارئ معلومات كان قد طلبها، أو على شكل تقرير دوري في كل الحالات تأكد أنك قد أعطيت القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتحقيق غرض المذكرة، بشكل مختصر ومفيد أو على شكل مرفقات.. وكما ينبغي أن تصاغ الرسالة بحيث تكون:
كلماتها بسيطة وذات معان واضحة ومحددة، وجملها قصيرة واضحة المعالم، مقسمة إلى فقرات مناسبة تدور كل فقرة حول فكرة معينة أو جانب معين من الموضوع، لغتها أدبية تحوي أشكالا من صيغ البلاغة والبيان، خالية من الحشو وصفات المبالغة والعبارات المنمقة.. ولا تنسى قبل أن ترسل المذكرة أن تراجعها جيدا للتأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية واللغوية والإملائية.. والتركيز أيضا على احتواء المذكرة على علامات الترقيم "الفواصل المختلفة والأقواس وعلامات التوقف ونحوها" كونها تسهل على القارئ متابعة الموضوع، كما أنها تساعدك على ترتيب أفكارك.
* كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.