150 طائرة وأكبر حاملة مقاتلات.. واشنطن تواصل حشد قواتها بالمنطقة    المتأهلين في ملحق أبطال اوروبا    عشر الرحمة.. ملاذ الخطائين وباب الرجاء المفتوح)    لليوم الثاني تواليا ... أجواء حماسية ومنافسات قوية في بطولة أوسان الرمضانية لأبناء الجالية اليمنية في القاهرة    شكوك أمريكية متصاعدة بشأن دور حزب الإصلاح في أمن اليمن والمنطقة (تقرير أمريكي)    نهايات الإخوان في اليمن تقترب    المجلس الانتقالي الجنوبي يدعو لاحتشاد جماهيري مليوني يوم الجمعة القادم    يوم قال المتقاعدون كلمتهم    الطب حين يغدو احتواء    جنازة الطين    السامعي يعزي الدكتور التميمي في وفاة شقيقه    عدن.. صدور قرارين بتعيينات في وزارة الداخلية    قراءة تحليلية لنص أحمد سيف حاشد "فساد ومقاطعة ورقص"    بيان صادر عن الجمعية اليمنية للإعلام الرياضي    الصحة العالمية: الملاريا والأوبئة الفيروسية ما تزال تهديداً حقيقياً في اليمن    رجل من أقصى المدينة    في بني حشيش "لا يُقطف العنب ليؤكل فقط بل يتحول إلى فكرة" .. قصة نجاح جديدة!    دوري ابطال اوروبا: ثلاثية سورلوث تقود اتلتيكو مدريد الى تخطي عقبة كلوب بروج    القطاع الخاص يوقع اتفاق استراتيجي لتوطين صناعة المنسوجات    عدن.. ضحايا في استهداف طقم أمني قرب مقر قيادة القوات السعودية    عباد يتفقد نشاط مطبخين خيريين في مديرية معين    فجوة علمية بين إيران و"إسرائيل": مهندسون إيرانيون أكثر ب4 أضعاف    أمسية لمقاومة صنعاء تؤكد على أهمية التلاحم الوطني لاستكمال عملية التحرير    نيجيريا تعتزم تصدير نوع جديد من النفط الخام في مارس    غزة: منخفض جوي جديد يضرب القطاع ويفاقم معاناة النازحين    استشهاد طفل وإصابة 4 مدنيين بقصف سعودي على صعدة    عدن تستعيد جزءًا من الخدمات بعد سنوات من المعاناة    طفح المجاري يغرق مديريات عدن واتهامات بين المرتزقة عن عمل تخريبي    عجل.. الأمن الوطني يضبط خلية مرتبطة بالحوثيين ضمن حراسة وزير الدفاع في عدن    الجمعية اليمنية لحماية المستهلك تحذر من استخدام شراب توسيفان    دراسة تكشف سبب غير متوقع وراء تفاقم قصر النظر عالمياً    المحاضرة الرمضانية السابعة لقائد الثورة 1447ه (نص + فيديو)    صنعاء.. معاناة صامتة لأسر أنهكها الجوع    بدء مشروع زراعة 50 مفصلا صناعيا في مستشفى مارب العام    "حياة عدن" ينشر تفاصيل مصرع 16 شخصاً بحادث تصادم مروّع في أبين    وترجّل الفاروق صديق الطفولة والشباب دون وداع    رصد تسلل سفن مشبوهة مرتبطة بإيران إلى مينائي رأس عيسى والصليف بالحديدة    الأمم المتحدة: انتهاكات الحوثيين بحق موظفينا أثرت على وصول المساعدات الإنسانية    صعدة تُحيي الذكرى السنوية ال19 لرحيل العلامة الحجة مجد الدين المؤيدي    ضحايا في حادث سير مروع بأبين.. احتراق باص ركاب إثر تصادم عنيف مع شاحنة    صنعاء.. جمعية الصرافين تعيد التعامل مع منشأة صرافة    الأرصاد: أجواء صحوة وباردة نسبياً على عدد من المحافظات    الترطيب الذكي في رمضان: كيف تشرب الماء دون إجهاد كليتيك؟    مواجهات صعبة تنطلق في إياب ثمن نهائي دوري أبطال أوروبا    انطلاق بطولة" يو" الأولى المفتوحة للبادل بصنعاء    قناة دولية: تصاعد نوعي لقوة الحوثي للسيطرة على المخا يقابله عجز ميداني لشرعية العليمي    قراءة تحليلية لنص أحمد سيف حاشد «كوابيس وخيبات»    الإعلان عن مبلغ زكاة الفطرة لهذا العام 1447 ..    تدشين توزيع 10 آلاف شتلة لوزيات وفواكه بالقطاع الشرقي    مصادر: انقطاعات الإنترنت مرتبطة بصيانة وتحديثات لخدمة «يمن فور جي»    شركة الغاز تعلن مضاعفة الإمدادات لعدة محافظات وتدعو السلطات المحلية لمنع أي تلاعب    علوم المسلمين أسست للنهضة الأوروبية    وزير الشباب والرياضة يوجّه بالبدء في ترتيبات انطلاق بطولة "المريسي" الرمضانية بعدن    افتتاح توسعة تاريخية للرواقين الجنوبي والغربي بالجامع الكبير بصنعاء    تراجع الازدحام في منفذ الوديعة الحدودي    المنتخب الوطني الأول يدشن معسكره الداخلي استعداد للجولة الأخيرة لتصفيات آسيا    فنانون عالميون يطالبون مهرجان برلين بموقف ضد جرائم "إسرائيل" في غزة    سوء فهم أم عجز أكاديمي خليجي؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مقومات الرسالة الناجحة
عبد الخالق حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 03 - 2013

الرسالة هي عبارة عن محرر كتابي يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية، شخصية أو عامة، وهي أحد أشكال الاتصالات الفعالة، و الوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تتبلور إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية.
ومراسلات العمل كي تكون فعالة وليس فيها مضيعة لوقت الكاتب والقارئ يجب أن تخلو تماما من الإسهاب والمقدمات والديباجات والعبارات الروتينية المكررة والكلمات الرنانة والجمل الطويلة, وأن تتميز بعدد من المقومات والمحتويات الهامة، التي يمكننا تلخيصها بما يلي:
أن تحوي عنوانا مناسبا للموضوع: إن كتابة موضوع المذكرة في البداية يساعد القارئ على معرفة موضوعها من أول نظره وأن يكيف تفكيره للتفاعل مع ذلك الموضوع ، وخاصة المذكرات الطويلة التي لا يتضح مضمونها كاملا من أول فقرة .. ويفضل أن لا يزيد الموضوع عن سطر واحد.
أن يحدد هدفها بوضوع منذ البداية: في مذكرات العمل، يفضل أن تفصح عن هدف المذكرة وبكل وضوح في بدايتها، كي يتابع القارئ قراءة المذكرة وهو يدرك ما تطلبه منه تماما.. وترك النمط الذي يبدأ بالمقدمات و الديباجات والاشارة إلى الموضوع في النهاية، والتي تعتبر اشارة غامضة لا يعرف القارئ ما المطلوب منه على وجه التحديد.
أن تكون مطبوعة بالكمبيوتر بصورة لائقة.
أن تبدأ بعبارة تحية تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحتوي على المعلومات الضرورية للموضوع فقط: إن المذكرة الفعالة والهادفة تكتفي بذكر المعلومات الكافية للقارئ لاتخاذ قرار أو لفهم الموضوع فقط ، ولا داعي لذكر معلومات أكثر لاحتمال ان القارئ “قد يحتاجها” فهي تأخذ وقت الطرفين دون فائدة.. ولا مانع من وضع بعض المعلومات "على شكل مرفقات" التي يغلب الظن على حاجة القارئ لها، حتى يستطيع القارئ أن يقرر ما ذا كان يريد قراءتها أم لا .
أن تظهر أي معلومات أخرى على شكل ملحقات: في المذكرات التي تشمل أرقاما كثيرة أو بيانات متنوعة ومتعددة، يمكن إدراج هذه البيانات والأرقام على شكل جداول مرفقة بالمذكرة الرئيسية، كي تستطيع المذكرة الرئيسة أن تركز بشكل أفضل على الملاحظات أو الاستنتاجات أو المقترحات أو الطلبات المتعلقة بالأرقام والبيانات.
أن تنتهي بعبارة لطيفة تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحاول الإجابة عن تساؤلات القارئ وتدارك ردود أفعالة:
قبل إرسال مذكرة هامة، وخاصة التي تحوي مقترحا تطلب من القارئ الموافقة عليه، أو مشكلة تريد مساعدته في حلها، حاول أن تضع نفسك مكان القارئ، إقرأ المذكرة مرة اخرى من وجهة نظره هو ما هي التساؤلات وردود الفعل التي قد تتكون عنده وهو يقرأ المذكرة، وهل تحوي مذكرتك إجابات شافية لتلك التساؤلات وردود الفعل. و إذا شعرت أن القارئ ربما يحتاج معلومة أو توضيحا لتلبية طلب المذكرة، فعليك إعادة كتابة المذكرة والتأكد من وجودها ، أو إضافتها كمرفق مستقل تشير إليه في المذكرة .. وتذكر أنك تطلب من القارئ رد فعل معين : الموافقة على مقترح ، المساعدة في حل مشكلة ، إرسال معلومات أو أي طلب آخر. وربما يكون غرض مذكرتكم إعطاء القارئ معلومات كان قد طلبها، أو على شكل تقرير دوري في كل الحالات تأكد أنك قد أعطيت القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتحقيق غرض المذكرة، بشكل مختصر ومفيد أو على شكل مرفقات.. وكما ينبغي أن تصاغ الرسالة بحيث تكون:
كلماتها بسيطة وذات معان واضحة ومحددة، وجملها قصيرة واضحة المعالم، مقسمة إلى فقرات مناسبة تدور كل فقرة حول فكرة معينة أو جانب معين من الموضوع، لغتها أدبية تحوي أشكالا من صيغ البلاغة والبيان، خالية من الحشو وصفات المبالغة والعبارات المنمقة.. ولا تنسى قبل أن ترسل المذكرة أن تراجعها جيدا للتأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية واللغوية والإملائية.. والتركيز أيضا على احتواء المذكرة على علامات الترقيم "الفواصل المختلفة والأقواس وعلامات التوقف ونحوها" كونها تسهل على القارئ متابعة الموضوع، كما أنها تساعدك على ترتيب أفكارك.
* كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.