الإعلان عن حصيلة ضحايا العدوان على الحديدة وباجل    أكسيوس: ترامب غير مهتم بغزة خلال زيارته الخليجية    تحديد موعد نهاية مدرب الريال    ماسك يعد المكفوفين باستعادة بصرهم خلال عام واحد!    الامارات العربية تضمّد جراح عدن وتنير ظلامها    تغيير رئيس الحكومة دون تغيير الوزراء: هل هو حل أم استمرارية للفشل؟    ودافة يا بن بريك    إيران تكشف عن حجم الخسائر الأولية لانفجار ميناء رجائي    برشلونة يواجه إنتر وسان جيرمان مع أرسنال والهدف نهائي أبطال أوروبا    انقطاع الكهرباء يتسبب بوفاة زوجين في عدن    لوحة بيتا اليمن للفنان الأمريكي براين كارلسون… محاولة زرع وخزة ضمير في صدر العالم    لوحة بيتا اليمن للفنان الأمريكي براين كارلسون… محاولة زرع وخزة ضمير في صدر العالم    إسرائيل لا تخفي أهدافها: تفكيك سوريا شرط لنهاية الحرب    طيران العدوان الأمريكي يجدد استهداف صنعاء ورأس عيسى    قرار رقم 1 للعولقي بإيقاف فروع مصلحة الأراضي (وثيقة)    الحذر من استغلال العليمي مبررات (إصلاح الخدمات) في ضرب خصومه وأبرزهم الانتقالي    أعنف هجوم إسرائيلي على اليمن يدمر ميناء الحديدة    بعد فشل إطلاقه.. صاروخ حوثي يسقط بالقرب من مناطق سكنية في إب    "مسام" ينتزع أكثر من 1800 لغم حوثي خلال أسبوع    وسائل اعلام اسرائيلية: هجوم اسرائيلي أمريكي شاركت فيه عشرات المقاتلات ضد اهداف في اليمن    عشرات الغارات استهدفت ثلاث محافظات    وقفة نسائية في حجة بذكرى الصرخة    شركة النفط توضح حول تفعيل خطة الطوارئ وطريقة توزيع البنزين    برعاية من الشيخ راجح باكريت .. مهرجان حات السنوي للمحالبة ينطلق في نسخته السادسة    رسالة من الظلام إلى رئيس الوزراء الجديد    الثقافة توقع اتفاقية تنفيذ مشروع ترميم مباني أثرية ومعالم تاريخية بصنعاء    سوريا .. انفجار الوضع في السويداء بعد دخول اتفاق تهدئة حيز التنفيذ    من أسبرطة إلى صنعاء: درس لم نتعلمه بعد    وزير الصحة يدشن حملات الرش والتوعية لمكافحة حمى الضنك في عدن    الخليفي والمنتصر يباركان للفريق الكروي الأول تحقيق كأس 4 مايو    الزعوري يبحث مع الأمم المتحدة تعزيز حماية وتمكين المرأة في اليمن    الكثيري يبحث مع فريدريش إيبرت فتح آفاق دعم دولي للجنوب    الرهوي يناقش مع الوزير المحاقري إنشاء منصة للأسر المنتجة    وزارة الشباب والرياضة تكرم موظفي الديوان العام ومكتب عدن بمناسبة عيد العمال    أرواحهم في رقبة رشاد العليمي.. وفاة رجل وزوجته في سيارتهما اختناقا هربا من الحر    مليون لكل لاعب.. مكافأة "خيالية" للأهلي السعودي بعد الفوز بأبطال آسيا    بيع شهادات في جامعة عدن: الفاسد يُكافأ بمنصب رفيع (وثيقة)    تفاصيل جديدة لمقتل شاب دافع عن أرضه بالحسوة برصاص من داخل مسجد    تدشين برنامج ترسيخ قيم النزاهة لطلاب الدورات الصيفية بمديرية الوحدة بأمانة العاصمة    بدء تنفيذ قرار فرض حظر على الملاحة الجوية لمطارات الكيان    يادوب مرت علي 24 ساعة"... لكن بلا كهرباء!    قدسية نصوص الشريعة    صرخةُ البراءة.. المسار والمسير    متى نعثر على وطن لا نحلم بمغادرته؟    الاجتماع ال 19 للجمعية العامة يستعرض انجازات العام 2024م ومسيرة العطاء والتطور النوعي للشركة: «يمن موبايل» تحافظ على مركزها المالي وتوزع أعلى الارباح على المساهمين بنسبة 40 بالمائة    المصلحة الحقيقية    أول النصر صرخة    أمريكا بين صناعة الأساطير في هوليود وواقع الهشاشة    ملفات على طاولة بن بريك.. "الاقتصاد والخدمات واستعادة الدولة" هل يخترق جدار الأزمات؟    مرض الفشل الكلوي (3)    وسط إغلاق شامل للمحطات.. الحوثيون يفرضون تقنينًا جديدًا للوقود    إلى متى سيظل العبر طريق الموت ؟!!    قيادي حوثي يفتتح صيدلية خاصة داخل حرم مستشفى العدين بإب    ريال مدريد يحقق فوزًا ثمينًا على سيلتا فيغو    أطباء تعز يسرقون "كُعال" مرضاهم (وثيقة)    الأهلي السعودي يتوج بطلاً لكأس النخبة الآسيوية الأولى    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مقومات الرسالة الناجحة
عبد الخالق حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 03 - 2013

الرسالة هي عبارة عن محرر كتابي يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية، شخصية أو عامة، وهي أحد أشكال الاتصالات الفعالة، و الوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تتبلور إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية.
ومراسلات العمل كي تكون فعالة وليس فيها مضيعة لوقت الكاتب والقارئ يجب أن تخلو تماما من الإسهاب والمقدمات والديباجات والعبارات الروتينية المكررة والكلمات الرنانة والجمل الطويلة, وأن تتميز بعدد من المقومات والمحتويات الهامة، التي يمكننا تلخيصها بما يلي:
أن تحوي عنوانا مناسبا للموضوع: إن كتابة موضوع المذكرة في البداية يساعد القارئ على معرفة موضوعها من أول نظره وأن يكيف تفكيره للتفاعل مع ذلك الموضوع ، وخاصة المذكرات الطويلة التي لا يتضح مضمونها كاملا من أول فقرة .. ويفضل أن لا يزيد الموضوع عن سطر واحد.
أن يحدد هدفها بوضوع منذ البداية: في مذكرات العمل، يفضل أن تفصح عن هدف المذكرة وبكل وضوح في بدايتها، كي يتابع القارئ قراءة المذكرة وهو يدرك ما تطلبه منه تماما.. وترك النمط الذي يبدأ بالمقدمات و الديباجات والاشارة إلى الموضوع في النهاية، والتي تعتبر اشارة غامضة لا يعرف القارئ ما المطلوب منه على وجه التحديد.
أن تكون مطبوعة بالكمبيوتر بصورة لائقة.
أن تبدأ بعبارة تحية تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحتوي على المعلومات الضرورية للموضوع فقط: إن المذكرة الفعالة والهادفة تكتفي بذكر المعلومات الكافية للقارئ لاتخاذ قرار أو لفهم الموضوع فقط ، ولا داعي لذكر معلومات أكثر لاحتمال ان القارئ “قد يحتاجها” فهي تأخذ وقت الطرفين دون فائدة.. ولا مانع من وضع بعض المعلومات "على شكل مرفقات" التي يغلب الظن على حاجة القارئ لها، حتى يستطيع القارئ أن يقرر ما ذا كان يريد قراءتها أم لا .
أن تظهر أي معلومات أخرى على شكل ملحقات: في المذكرات التي تشمل أرقاما كثيرة أو بيانات متنوعة ومتعددة، يمكن إدراج هذه البيانات والأرقام على شكل جداول مرفقة بالمذكرة الرئيسية، كي تستطيع المذكرة الرئيسة أن تركز بشكل أفضل على الملاحظات أو الاستنتاجات أو المقترحات أو الطلبات المتعلقة بالأرقام والبيانات.
أن تنتهي بعبارة لطيفة تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحاول الإجابة عن تساؤلات القارئ وتدارك ردود أفعالة:
قبل إرسال مذكرة هامة، وخاصة التي تحوي مقترحا تطلب من القارئ الموافقة عليه، أو مشكلة تريد مساعدته في حلها، حاول أن تضع نفسك مكان القارئ، إقرأ المذكرة مرة اخرى من وجهة نظره هو ما هي التساؤلات وردود الفعل التي قد تتكون عنده وهو يقرأ المذكرة، وهل تحوي مذكرتك إجابات شافية لتلك التساؤلات وردود الفعل. و إذا شعرت أن القارئ ربما يحتاج معلومة أو توضيحا لتلبية طلب المذكرة، فعليك إعادة كتابة المذكرة والتأكد من وجودها ، أو إضافتها كمرفق مستقل تشير إليه في المذكرة .. وتذكر أنك تطلب من القارئ رد فعل معين : الموافقة على مقترح ، المساعدة في حل مشكلة ، إرسال معلومات أو أي طلب آخر. وربما يكون غرض مذكرتكم إعطاء القارئ معلومات كان قد طلبها، أو على شكل تقرير دوري في كل الحالات تأكد أنك قد أعطيت القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتحقيق غرض المذكرة، بشكل مختصر ومفيد أو على شكل مرفقات.. وكما ينبغي أن تصاغ الرسالة بحيث تكون:
كلماتها بسيطة وذات معان واضحة ومحددة، وجملها قصيرة واضحة المعالم، مقسمة إلى فقرات مناسبة تدور كل فقرة حول فكرة معينة أو جانب معين من الموضوع، لغتها أدبية تحوي أشكالا من صيغ البلاغة والبيان، خالية من الحشو وصفات المبالغة والعبارات المنمقة.. ولا تنسى قبل أن ترسل المذكرة أن تراجعها جيدا للتأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية واللغوية والإملائية.. والتركيز أيضا على احتواء المذكرة على علامات الترقيم "الفواصل المختلفة والأقواس وعلامات التوقف ونحوها" كونها تسهل على القارئ متابعة الموضوع، كما أنها تساعدك على ترتيب أفكارك.
* كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.