السعودية ومصر ترفضان احتلال غزة وتطالبان بوقف الإبادة في القطاع    مأرب تحتضن العرس الجماعي الأول ل 260 عريساً وعروس من أبناء البيضاء    وفاة ستة مواطنين بينهم نائب رئيس جامعة لحج في حادث مروّع بطور الباحة    مسؤول إسرائيلي: نعمل على محو الدولة الفلسطينية    مقتل ضابطين برصاص جنود في محافظتي أبين وشبوة    السامعي يوجه رسالة شكر وتقدير وعرفان لكل المتضامنين معه ويؤكد استمراره في أداء واجبه الوطني    مستشفى الثورة… حين يتحوّل صرح العلاج إلى أنقاض    الرئيس المشاط يعزّي في وفاة الشاعر الكبير والأديب كريم الحنكي    وزير التجارة يكشف أسباب تعافي الريال ويؤكد أن الأسعار في طريقها للاستقرار(حوار)    السهام يقسو على النور بخماسية ويتصدر المجموعة الثالثة في بطولة بيسان 2025    هبوط العملة.. والأسعار ترتفع بالريال السعودي!!    واشنطن: استقلالية البنك المركزي اليمني ضرورة لإنقاذ الاقتصاد ومنع الانهيار    مليونية صنعاء.. جاهزون لمواجهة كل مؤامرات الأعداء    إعلاميون ونشطاء يحيون أربعينية فقيد الوطن "الحميري" ويستعرضون مأثره    الفاو: أسعار الغذاء العالمية تسجل أعلى مستوى خلال يوليو منذ أكثر منذ عامين    القبض على 5 متورطين في أعمال شغب بزنجبار    الأمم المتحدة تعلن وصول سوء التغذية الحاد بين الأطفال بغزة لأعلى مستوى    "الجهاد": قرار الكابينت باحتلال كامل غزة فصل جديد من فصول الإبادة    رباعية نصراوية تكتسح ريو آفي    الشهيد علي حسن المعلم    الإدارة الأمريكية تُضاعف مكافأة القبض على الرئيس الفنزويلي وكراكاس تصف القرار ب"المثير للشفقة"    الذهب يسجل مستويات قياسية مدعومًا بالرسوم الجمركية الأمريكية    200 كاتب بريطاني يطالبون بمقاطعة إسرائيل    الأرصاد يتوقع أمطار رعدية واضطراب في البحر خلال الساعات المقبلة    اشتباكات مسلحة عنيفة بين فصائل المرتزقة في عدن    بايرن ميونخ يكتسح توتنهام الإنجليزي برباعية نظيفة    تفشي فيروس خطير في ألمانيا مسجلا 16 إصابة ووفاة ثلاثة    فياريال الإسباني يعلن ضم لاعب الوسط الغاني توماس بارتي    ما سر قرار ريال مدريد مقاطعة حفل الكرة الذهبية 2025؟    اكتشاف معبد عمره 6 قرون في تركيا بالصدفة    دراسة تحذّر من خطر شاشات الهواتف والتلفاز على صحة القلب والشرايين!    الراجع قوي: عندما يصبح الارتفاع المفاجئ للريال اليمني رصاصة طائشة    باوزير: تريم فضحت تهديدات بن حبريش ضد النخبة الحضرمية    في تريم لم تُخلق النخلة لتموت    إنسانية عوراء    لماذا يخجل أبناء تعز من الإنتساب إلى مدينتهم وقراهم    المحتجون الحضارم يبتكرون طريقة لتعطيل شاحنات الحوثي المارة بتريم    يحق لبن حبريش قطع الطريق على وقود كهرباء الساحل لأشهر ولا يحق لأبناء تريم التعبير عن مطالهم    وتؤكد بأنها على انعقاد دائم وان على التجار رفض تسليم الزيادة    وسط تصاعد التنافس في تجارة الحبوب .. وصول شحنة قمح إلى ميناء المكلا    تغاريد حرة .. عندما يسودنا الفساد    كرة الطائرة الشاطئية المغربية.. إنجازات غير مسبوقة وتطور مستمر    القرعة تضع اليمن في المجموعة الثانية في تصفيات كأس آسيا للناشئين    إب.. قيادي حوثي يختطف مواطناً لإجباره على تحكيمه في قضية أمام القضاء    الرئيس المشاط يعزي في وفاة احد كبار مشائخ حاشد    محافظ إب يدشن أعمال التوسعة في ساحة الرسول الأعظم بالمدينة    عصابة حوثية تعتدي على موقع أثري في إب    الصراع في الجهوية اليمانية قديم جدا    وفاة وإصابة 9 مواطنين بصواعق رعدية في الضالع وذمار    دراسة أمريكية جديدة: الشفاء من السكري ممكن .. ولكن!    أربع مباريات مرتقبة في الأسبوع الثاني من بطولة بيسان    هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة    اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي    مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه    لا تليق بها الفاصلة    حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن    من أين لك هذا المال؟!    تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مقومات الرسالة الناجحة
عبد الخالق حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 03 - 2013

الرسالة هي عبارة عن محرر كتابي يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية، شخصية أو عامة، وهي أحد أشكال الاتصالات الفعالة، و الوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تتبلور إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية.
ومراسلات العمل كي تكون فعالة وليس فيها مضيعة لوقت الكاتب والقارئ يجب أن تخلو تماما من الإسهاب والمقدمات والديباجات والعبارات الروتينية المكررة والكلمات الرنانة والجمل الطويلة, وأن تتميز بعدد من المقومات والمحتويات الهامة، التي يمكننا تلخيصها بما يلي:
أن تحوي عنوانا مناسبا للموضوع: إن كتابة موضوع المذكرة في البداية يساعد القارئ على معرفة موضوعها من أول نظره وأن يكيف تفكيره للتفاعل مع ذلك الموضوع ، وخاصة المذكرات الطويلة التي لا يتضح مضمونها كاملا من أول فقرة .. ويفضل أن لا يزيد الموضوع عن سطر واحد.
أن يحدد هدفها بوضوع منذ البداية: في مذكرات العمل، يفضل أن تفصح عن هدف المذكرة وبكل وضوح في بدايتها، كي يتابع القارئ قراءة المذكرة وهو يدرك ما تطلبه منه تماما.. وترك النمط الذي يبدأ بالمقدمات و الديباجات والاشارة إلى الموضوع في النهاية، والتي تعتبر اشارة غامضة لا يعرف القارئ ما المطلوب منه على وجه التحديد.
أن تكون مطبوعة بالكمبيوتر بصورة لائقة.
أن تبدأ بعبارة تحية تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحتوي على المعلومات الضرورية للموضوع فقط: إن المذكرة الفعالة والهادفة تكتفي بذكر المعلومات الكافية للقارئ لاتخاذ قرار أو لفهم الموضوع فقط ، ولا داعي لذكر معلومات أكثر لاحتمال ان القارئ “قد يحتاجها” فهي تأخذ وقت الطرفين دون فائدة.. ولا مانع من وضع بعض المعلومات "على شكل مرفقات" التي يغلب الظن على حاجة القارئ لها، حتى يستطيع القارئ أن يقرر ما ذا كان يريد قراءتها أم لا .
أن تظهر أي معلومات أخرى على شكل ملحقات: في المذكرات التي تشمل أرقاما كثيرة أو بيانات متنوعة ومتعددة، يمكن إدراج هذه البيانات والأرقام على شكل جداول مرفقة بالمذكرة الرئيسية، كي تستطيع المذكرة الرئيسة أن تركز بشكل أفضل على الملاحظات أو الاستنتاجات أو المقترحات أو الطلبات المتعلقة بالأرقام والبيانات.
أن تنتهي بعبارة لطيفة تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحاول الإجابة عن تساؤلات القارئ وتدارك ردود أفعالة:
قبل إرسال مذكرة هامة، وخاصة التي تحوي مقترحا تطلب من القارئ الموافقة عليه، أو مشكلة تريد مساعدته في حلها، حاول أن تضع نفسك مكان القارئ، إقرأ المذكرة مرة اخرى من وجهة نظره هو ما هي التساؤلات وردود الفعل التي قد تتكون عنده وهو يقرأ المذكرة، وهل تحوي مذكرتك إجابات شافية لتلك التساؤلات وردود الفعل. و إذا شعرت أن القارئ ربما يحتاج معلومة أو توضيحا لتلبية طلب المذكرة، فعليك إعادة كتابة المذكرة والتأكد من وجودها ، أو إضافتها كمرفق مستقل تشير إليه في المذكرة .. وتذكر أنك تطلب من القارئ رد فعل معين : الموافقة على مقترح ، المساعدة في حل مشكلة ، إرسال معلومات أو أي طلب آخر. وربما يكون غرض مذكرتكم إعطاء القارئ معلومات كان قد طلبها، أو على شكل تقرير دوري في كل الحالات تأكد أنك قد أعطيت القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتحقيق غرض المذكرة، بشكل مختصر ومفيد أو على شكل مرفقات.. وكما ينبغي أن تصاغ الرسالة بحيث تكون:
كلماتها بسيطة وذات معان واضحة ومحددة، وجملها قصيرة واضحة المعالم، مقسمة إلى فقرات مناسبة تدور كل فقرة حول فكرة معينة أو جانب معين من الموضوع، لغتها أدبية تحوي أشكالا من صيغ البلاغة والبيان، خالية من الحشو وصفات المبالغة والعبارات المنمقة.. ولا تنسى قبل أن ترسل المذكرة أن تراجعها جيدا للتأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية واللغوية والإملائية.. والتركيز أيضا على احتواء المذكرة على علامات الترقيم "الفواصل المختلفة والأقواس وعلامات التوقف ونحوها" كونها تسهل على القارئ متابعة الموضوع، كما أنها تساعدك على ترتيب أفكارك.
* كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.