أمن مأرب يحبط مخططاً حوثياً جديداً ويعرض غداً اعترافات لأفراد الخلية    في رحلة البحث عن المياه.. وفاة طفل غرقا في إب    مُحَمَّدَنا الغُماري .. قصيدة جديدة للشاعر المبدع "بسام شائع"    الدفتيريا تغلق مدارس في محافظة شبوة    الدفتيريا تغلق مدارس في محافظة شبوة    أدميرال أمريكي: معركة البحر الأحمر كشفت هشاشة الدفاعات الأمريكية والإسرائيلية    حكم قرقوش: لجنة حادثة العرقوب تعاقب المسافرين ومدن أبين وتُفلت الشركات المهملة    تجربتي في ترجمة كتاب "فضاء لا يتسع لطائر" ل"أحمد سيف حاشد"    وقفة مسلحة لأحفاد بلال في الجوف وفاءً للشهداء وإعلانا للجهوزية    رئيس الوزراء بيدق في رقعة الشطرنج الأزمية    إب.. مواطنون يشكون تضرر منازلهم من تفجيرات في جبل مجاور لقرية أثرية في السياني    الرئيس الزُبيدي يُعزّي العميد الركن عبدالكريم الصولاني في وفاة ابن أخيه    سعر برميل النفط الكويتي يرتفع 1.20 دولار ليبلغ 56.53 دولار    حلف الهضبة.. مشروع إسقاط حضرموت الساحل لصالح قوى خارجية(توثيق)    خطورة القرار الاممي الذي قامت الصين وروسيا باجهاضه امس    الأمم المتحدة: إسرائيل شيدت جداراً يتخطى الحدود اللبنانية    إعلان الفائزين بجائزة السلطان قابوس للفنون والآداب    اكتشاف 570 مستوطنة قديمة في شمال غرب الصين    مخاطر التهريب والفوضى في حضرموت... دعم المجرم شراكة في الجريمة    صنعاء: حركة تنقلات جديدة لاعضاء النيابة - اسماء    شبوة أرض الحضارات: الفراعنة من أصبعون.. وأهراماتهم في شرقها    هيئة مكافحة الفساد تتسلم إقراري رئيس الهيئة العامة للاستثمار ومحافظ محافظة صنعاء    اختتام بطولة 30 نوفمبر لالتقاط الأوتاد على كأس الشهيد الغماري بصنعاء    بوادر تمرد في حضرموت على قرار الرئاسي بإغلاق ميناء الشحر    أمن العاصمة عدن يلقي القبض على 5 متهمين بحوزتهم حشيش وحبوب مخدرة    دائرة التوجيه المعنوي تكرم أسر شهدائها وتنظم زيارات لأضرحة الشهداء    يوم ترفيهي لأبناء وأسر الشهداء في البيضاء    وسط فوضى عارمة.. مقتل عريس في إب بظروف غامضة    لحج تحتضن البطولة الرابعة للحساب الذهني وتصفيات التأهل للبطولة العالمية السابعة    قوات دفاع شبوة تحتفل بتخريج اللواء الثامن وتُظهر جاهزية قتالية عالية    انتشال أكبر سفينة غارقة في حوض ميناء الإصطياد السمكي بعدن    مجلس الأمن يؤكد التزامه بوحدة اليمن ويمدد العقوبات على الحوثيين ومهمة الخبراء    خطر المهاجرين غير الشرعيين يتصاعد في شبوة    وزارة الأوقاف تعلن عن تفعيل المنصة الالكترونية لخدمة الحجاج    الأرصاد: أجواء باردة إلى شديدة البرودة على المرتفعات    مدير مكتب الشباب والرياضة بتعز يطلع على سير مشروع تعشيب ملاعب نادي الصقر    "الشعبية": العدو الصهيوني يستخدم الشتاء "سلاح إبادة" بغزة    عمومية الجمعية اليمنية للإعلام الرياضي تناقش الإطار الاستراتيجي للبرامج وتمويل الأنشطة وخطط عام 2026    بيريز يقرر الرحيل عن ريال مدريد    تنظيم دخول الجماهير لمباراة الشعلة ووحدة عدن    فريق DR7 يُتوّج بطلاً ل Kings Cup MENA في نهائي مثير بموسم الرياض    ضبط وكشف 293 جريمة سرقة و78 جريمة مجهولة    معهد أسترالي: بسبب الحرب على اليمن.. جيل كامل لا يستطيع القراءة والكتابة    مؤسسة الكهرباء تذبح الحديدة    وديا: السعودية تهزم كوت ديفوار    توخيل: نجوم انكلترا يضعون الفريق فوق الأسماء    محافظ عدن يكرّم الأديب محمد ناصر شراء بدرع الوفاء والإبداع    المقالح: من يحكم باسم الله لا يولي الشعب أي اعتبار    الصين تعلن اكتشاف أكبر منجم ذهب في تاريخها    نمو إنتاج المصانع ومبيعات التجزئة في الصين بأضعف وتيرة منذ أكثر من عام    الإمام الشيخ محمد الغزالي: "الإسلام دين نظيف في أمه وسخة"    الحديدة.. مليشيا الحوثي تقطع الكهرباء عن السكان وتطالبهم بدفع متأخرات 10 أعوام    وداعاً للتسوس.. علماء يكتشفون طريقة لإعادة نمو مينا الأسنان    عدن.. انقطاعات الكهرباء تتجاوز 15 ساعة وصهاريج الوقود محتجزة في أبين    جراح مصري يدهش العالم بأول عملية من نوعها في تاريخ الطب الحديث    اليونيسيف: إسرائيل تمنع وصول اللقاحات وحليب الأطفال الى غزة    قيمة الجواسيس والعملاء وعقوبتهم في قوانين الأرض والسماء    الشهادة .. بين التقديس الإنساني والمفهوم القرآني    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مقومات الرسالة الناجحة
عبد الخالق حجيرة نشر في الجمهورية يوم 23 - 03 - 2013

الرسالة هي عبارة عن محرر كتابي يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية، شخصية أو عامة، وهي أحد أشكال الاتصالات الفعالة، و الوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تتبلور إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية.
ومراسلات العمل كي تكون فعالة وليس فيها مضيعة لوقت الكاتب والقارئ يجب أن تخلو تماما من الإسهاب والمقدمات والديباجات والعبارات الروتينية المكررة والكلمات الرنانة والجمل الطويلة, وأن تتميز بعدد من المقومات والمحتويات الهامة، التي يمكننا تلخيصها بما يلي:
أن تحوي عنوانا مناسبا للموضوع: إن كتابة موضوع المذكرة في البداية يساعد القارئ على معرفة موضوعها من أول نظره وأن يكيف تفكيره للتفاعل مع ذلك الموضوع ، وخاصة المذكرات الطويلة التي لا يتضح مضمونها كاملا من أول فقرة .. ويفضل أن لا يزيد الموضوع عن سطر واحد.
أن يحدد هدفها بوضوع منذ البداية: في مذكرات العمل، يفضل أن تفصح عن هدف المذكرة وبكل وضوح في بدايتها، كي يتابع القارئ قراءة المذكرة وهو يدرك ما تطلبه منه تماما.. وترك النمط الذي يبدأ بالمقدمات و الديباجات والاشارة إلى الموضوع في النهاية، والتي تعتبر اشارة غامضة لا يعرف القارئ ما المطلوب منه على وجه التحديد.
أن تكون مطبوعة بالكمبيوتر بصورة لائقة.
أن تبدأ بعبارة تحية تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحتوي على المعلومات الضرورية للموضوع فقط: إن المذكرة الفعالة والهادفة تكتفي بذكر المعلومات الكافية للقارئ لاتخاذ قرار أو لفهم الموضوع فقط ، ولا داعي لذكر معلومات أكثر لاحتمال ان القارئ “قد يحتاجها” فهي تأخذ وقت الطرفين دون فائدة.. ولا مانع من وضع بعض المعلومات "على شكل مرفقات" التي يغلب الظن على حاجة القارئ لها، حتى يستطيع القارئ أن يقرر ما ذا كان يريد قراءتها أم لا .
أن تظهر أي معلومات أخرى على شكل ملحقات: في المذكرات التي تشمل أرقاما كثيرة أو بيانات متنوعة ومتعددة، يمكن إدراج هذه البيانات والأرقام على شكل جداول مرفقة بالمذكرة الرئيسية، كي تستطيع المذكرة الرئيسة أن تركز بشكل أفضل على الملاحظات أو الاستنتاجات أو المقترحات أو الطلبات المتعلقة بالأرقام والبيانات.
أن تنتهي بعبارة لطيفة تتناسب مع شخصية المقصود بالرسالة.
أن تحاول الإجابة عن تساؤلات القارئ وتدارك ردود أفعالة:
قبل إرسال مذكرة هامة، وخاصة التي تحوي مقترحا تطلب من القارئ الموافقة عليه، أو مشكلة تريد مساعدته في حلها، حاول أن تضع نفسك مكان القارئ، إقرأ المذكرة مرة اخرى من وجهة نظره هو ما هي التساؤلات وردود الفعل التي قد تتكون عنده وهو يقرأ المذكرة، وهل تحوي مذكرتك إجابات شافية لتلك التساؤلات وردود الفعل. و إذا شعرت أن القارئ ربما يحتاج معلومة أو توضيحا لتلبية طلب المذكرة، فعليك إعادة كتابة المذكرة والتأكد من وجودها ، أو إضافتها كمرفق مستقل تشير إليه في المذكرة .. وتذكر أنك تطلب من القارئ رد فعل معين : الموافقة على مقترح ، المساعدة في حل مشكلة ، إرسال معلومات أو أي طلب آخر. وربما يكون غرض مذكرتكم إعطاء القارئ معلومات كان قد طلبها، أو على شكل تقرير دوري في كل الحالات تأكد أنك قد أعطيت القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتحقيق غرض المذكرة، بشكل مختصر ومفيد أو على شكل مرفقات.. وكما ينبغي أن تصاغ الرسالة بحيث تكون:
كلماتها بسيطة وذات معان واضحة ومحددة، وجملها قصيرة واضحة المعالم، مقسمة إلى فقرات مناسبة تدور كل فقرة حول فكرة معينة أو جانب معين من الموضوع، لغتها أدبية تحوي أشكالا من صيغ البلاغة والبيان، خالية من الحشو وصفات المبالغة والعبارات المنمقة.. ولا تنسى قبل أن ترسل المذكرة أن تراجعها جيدا للتأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية واللغوية والإملائية.. والتركيز أيضا على احتواء المذكرة على علامات الترقيم "الفواصل المختلفة والأقواس وعلامات التوقف ونحوها" كونها تسهل على القارئ متابعة الموضوع، كما أنها تساعدك على ترتيب أفكارك.
* كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.