المواقف تكشف الأقنعة عمّن فقدوا بوصلة الجنوب.!    الحديدة و سحرة فرعون    الكثيري يدعو البيئة لتعزيز التنسيق مع المنظمات الدولية    ادانات دولية واسعة لجريمة العدوان الأمريكي على ايران    الدولار في عدن 3000    الإمارات ومليشياتها تضاعف من معاناة المواطنين بالجنوب    خبراء :المشروبات الساخنة تعمل على تبريد الجسم في الحر الشديد    اليمن يعلن الوقوف الكامل مع الشعب الإيراني    أيش ذا يا عم علي.. ليش ذا؟    إيران تطلق دفعتين صاروخيتين وإعلام إسرائيلي يتحدث عن دمار كبير    أيها الرئيس ترامب.. لا تنتحر    كيف تواجه الأمة واقعها اليوم (3)    حادث مفجع يفسد احتفالات المولودية بلقب الدوري الجزائري    أول موجة إيرانية بعد العدوان الأمريكي    السلبية تسيطر على ريفر بليت ومونتيري    الرئيس الزُبيدي يُعزّي الشيخ عبدالرب النقيب في وفاة شقيقه    شوجي.. امرأة سحقتها السمعة بأثر رجعي    من بينها فوردو.. ترامب يعلن قصف 3 مواقع نووية في إيران    العليمي وبن بريك والمعبقي يصادرون موارد الصناديق الإيرادية الجنوبية    أثار نزاعا قانونيّا.. ما سبب إطلاق لقب «محاربو السوكا» على ترينيداد؟    فلومينينسي ينهي رحلة أولسان المونديالية    علاج للسكري يحقق نتائج واعدة لمرضى الصداع النصفي    ترامب يعلق مجددا على استهداف إيران    هاني الصيادي ... الغائب الحاضر بين الواقع والظنون    روايات الاعلام الايراني والغربي للقصف الأمريكي للمنشآت النووية الايرانية وما جرى قبل الهجوم    بتواطؤ حوثي.. مسلحون يحرقون منزلاً في محافظة إب بعد نهبه    الدفاعات الإيرانية تدمر 12 طائرة مسيرة صهيونية في همدان    استعدادات مكثفة لعام دراسي جديد في ظل قساوة الظروف    محافظ تعز يبحث مع مسؤول أممي أزمة المياه والحلول الممكنة    حملة لازالة البساطين والعشوائيات في باب اليمن    تدشين الدورة الآسيوية لمدربي كرة القدم المستوى "C" بالمكلا    ما وراء حرائق الجبال!!    الرهوي يشيد بجهود وزارة الداخلية والأجهزة الأمنية    الطوارئ الإيرانية: إصابة 14 من طواقم الإسعاف وتضرر 7 سيارات جراء العدوان الصهيوني    إحباط عملية تفجير غربي إيران واعتقال عنصر مرتبط بالموساد    ليفاندوفسكي يحدد وجهته بعد حقبة برشلونة    تشيلسي يقترب من إبرام صفقة مؤجلة    من يومياتي في أمريكا .. بين مر وأمر منه    بين حروف الرازحي.. رحلة الى عمق النفس اليمني    قصر شبام.. أهم مباني ومقر الحكم    الترجي التونسي يهدي العرب أول انتصار في كأس العالم للأندية 2025    فساد الاشراف الهندسي وغياب الرقابة الرسمية .. حفر صنعاء تبتلع السيارات    الاتحاد الأوروبي يقدّم منحة مالية لدعم خدمات الصحة الإنجابية في اليمن    اسعار الذهب في صنعاء وعدن السبت 21 يونيو/حزيران 2025    على مركب الأبقار… حين يصبح البحر أرحم من اليابسة    البحسني يكشف عن مشروع صندوق حضرموت الإنمائي    مقتل عريس في صنعاء بعد أيام من اختطافه    مليشيا درع الوطن تنهب المسافرين بالوديعة    صنعاء .. موظفو اليمنية يكشفون عن فساد في الشركة ويطالبون بتشكيل لجنة تحقيق ومحاسبة جحاف    «أبو الحب» يعيد بسمة إلى الغناء    علي ناصر محمد أمدّ الله في عمره ليفضح نفسه بلسانه    بين ملحمة "الرجل الحوت" وشذرات "من أول رائحة"    الأمم المتحدة تقلّص خطة الاستجابة الإنسانية في اليمن وسط تراجع كبير في التمويل    ديدان "سامّة" تغزو ولاية أمريكية وتثير ذعر السكان    نجاح أول عملية زرع قلب دون الحاجة إلى شق الصدر أو كسر عظم القص    حين يُسلب المسلم العربي حقه باسم القدر    الخطوط الجوية اليمنية... شريان وطن لا يحتمل الخلاف    الصبر مختبر العظمة    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المحافظة على أسرار العمل
أهم مهارات وسلوكيات السكرتير الناجح..
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 02 - 02 - 2013

إن أسرار نجاح السكرتير في عمله لا تقتصر على المهارات والخبرات المكتبية والتنظيمية والإدارية فقط، بل إنه لا بد أن يتحلى ببعض السلوكيات والخصائص الشخصية الإيجابية.. ومن أهم تلك المهارات والسلوكيات (المحافظة على أسرار العمل).. وبالأساس فإن معنى كلمة سكرتير هي “أمين السر”، وتجد السكرتير في أكثر المؤسسات مطلعاً على كل كبيرة وصغيرة ليس في أدق تفاصيل العمل فقط بل حتى في الحياة الشخصية لرئيسه.
ذلك لأنه يتواجد طوال ساعات الدوام في منطقة اتخاذ القرار في المؤسسة، ويشارك في الاجتماعات السرية ويطلع غالباً على المكالمات الهاتفية الخاصة، ويقوم كذلك بتحضير المذكرات والرسائل وحفظ الملفات بكل ما تحويه هذه الملفات من معلومات وأسرار.. لذا فإن السكرتير يحمل على كاهله أمانة كبيرة، ولنجاحه فعليه الحفاظ على تلك الأمانة، ومقاومة الميول البشرية للاستعراض بالحديث مع الزملاء والأقارب عن مشكلات وخصوصيات العمل وأسراره.. ومادمت - أخي السكرتير - قد حملت هذه الأمانة وتنوء بحملها وتحس بثقلها فلا تحملها غيرك، إنك عندما تطلع شخصاً ما على بعض أسرار العمل وتقول له: (على فكرة، هذا سر، والرجاء عدم اطلاع احد آخر عليه)، فإنك قد حملته عبئا هو في غنى عنه - هذا إذا كان أهلاً لحفظ السر - وإن لم يكن أهلا لذلك فالمصيبة أعظم لأنك قد تصرفت وكأنك قمت بنشر السر في إحدى الصحف المحلية!! لذا، حفاظاً على مؤسستك ونفسك وغيرك، أضبط نفسك على كتمان الأسرار والحفاظ على حقوق الآخرين، فأسرار العمل حق للآخرين وإفشاؤها اعتداء على ذلك الحق.. ولا بد لي هنا أن اذكر لك بعض الوصايا التي ستساعدك على حفظ المعلومات الحساسة وأسرار العمل من التسرب.. وأوجزها بالاتي:
- تأكد أولاً أن هناك معلومات كثيرة جداً تطلع عليها أنت بشكل يومي وقد تبدو من وجهة نظرك أنها بسيطة جداً، ولكن بالنسبة لغيرك من الزملاء والعملاء فتعتبر هذه المعلومة البسيطة مكسباً عظيماً بالنسبة لهم ومستعدون لإنفاق الكثير من المال للحصول عليها.. فكن حذراً واضبط نفسك جيداً.
- خصص خزانة مقاومة للسرقة والحريق للملفات السرية والشخصية وتأكد من إغلاقها بالأرقام السرية في كل الأوقات واطلع رئيسك المباشر على الأرقام السرية.
- استخدم كلمة سر لجهاز الكمبيوتر بحيث لا يستطيع تشغيله أي شخص غير مصرح له، واستخدام أيضا كلمة سر للملفات التي تحوي معلومات سرية.. ويفضل هنا أن تختار كلمة سر واحدة لجميع الملفات حتى لا تنسى كلمة السر وبالتالي تفقد الملف بكل ما يحتوية من معلومات.. ولا تنسى ان تطلع رئيسك المباشر بكلمة السر.
- ضع شاشة الكمبيوتر في مكان لا يستطيع الزوار رؤيتها مباشرة.
- ضع جهاز الفاكس والأجهزة التي يظهر عليها تبادل المعلومات في مكان متاح لك فقط.
- عند وضع أوراقك على المكتب أو سلة الصادر أو الوارد ضعها مقلوبة بحيث لا يستطع أي زائر الاطلاع على محتوياتها.
- احفظ الملفات وأرشفها بعناوين مكونه من أرقام عددية مركبة.. وقم بإنشاء فهرساً خاص بالملفات، اطبع عليه رمز الملف وبجواره اسم الملف واحتفظ بهذا الفهرس لإستخدامك ورئيسك فقط.
- لا تجري المكالمات الهاتفية الخاصة بمتابعة الأعمال السرية والحساسة بحضور أحداً من الزملاء أو الزائرين أو العملاء.
- عند تركك مكتبك لفترة وجيزة أثناء الدوام أغلق باب المكتب بالمفتاح ، وإذا لم يكن ذلك ممكنا فتأكد من حفظ الأوراق الهامة في درج المكتب وإغلاقه بالمفتاح.
- ضع كراسي الانتظار بعيدة عن مكتبك ومكتب مديرك.. وإذا تعذر ذلك فلا بد عليك إن تطلع المدير بالأشخاص المنتظرين، فبالتأكيد أنهم سيسمعون مكالماته الهاتفية.
- استخدم العلامات المناسبة -التي تفهمها أنت فقط- لتمييز المستندات والمذكرات السرية والخاصة.
- بمبادرة منك حاول التأكد من أمانة السر لدى العاملين الذين يحتم عليهم عملهم البقاء في المكتب ولو لأوقات قصيرة مثل (عامل النظافة، مباشر الضيوف، وغيره) فقد يكونون مصدراً لتسرب بعض المعلومات.
- عند إرسال مذكرة تحوي معلومات سرية عن طريق مراسل المؤسسة أو البريد، تأكد من وضعها في ظرف مناسب مغلق ومعنون بوضوح وعليه الختم الملائم.
- ابق مفكرتك الشخصية قريبة منك دائما وكذلك جوالك الشخصي أغلقه بكلمة سر.
- كن حذراً من الدعوات الخاصة للحفلات والمناسبات والوجبات.. لا أعني رفضها ولكن ما أعنيه هو أن تسخدم فراستك الخاصة لمعرفة الدوافع الحقيقية للدعوة قبل قبولها.. وأخيراً.. ومن خبرتي الطويلة في هذا الفن لا أنسى أن أنبهك بأن بعض الزملاء والعملاء والزوار الآخرين يتعمدون الخوض في أحاديث عن أوضاع المؤسسة وسياساتها وما إلى ذلك، وأنت لا شك لديك آراؤك الخاصة في هذه المواضيع.. لكن حاول أن لا تبدي هذه الآراء أو تخوض في تلك الأحاديث لأنها غير مجدية وقد تؤدي إلى نقاشات طويلة وجدل عقيم وضياع وقت وإفشاء أسرار العمل بدون قصد.. فإذا داهمك أحدهم بتعليق أو سؤال أو طرفة بهدف استدراجك لإفشاء معلومات يصعب عليه أن يجدها عند غيرك، فحاول أن يكون رد فعلك مقتضباً وحيادياً بدون أن تتخلى عن بشاشتك وابتسامتك وشخصيتك المتألقة المعتادة، والردود السليمة في موقف كهذه قد تشمل (بالله عليك، أوه، لا أدري، ربما، لم أسمع، وغيرها).. ويمكنك إنهاء الموضوع بالابتسام ملء فمك وأنت تسأله عن سبب زيارته لك أو لرئيسك.
* مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.