نصائح من كاتب محب لوطنه    الجنوب على مفترق طرق: الشراكة أو الضياع    الذهب عند ذروته: ارتفاع قياسي في الأسعار    الإمارات تدعو مجددًا مجلس الأمن لتحمل مسؤولياته لردع إسرائيل    مقتل 24 شخصا بانفجارات في باكستان    تعرف على هوية الفائز بجائزة الكرة الذهبية 2025    يامال وفيكي يتوجان بجائزة «كوبا».. ودوناروما الحارس الأفضل    ديمبيلي.. المهرج الأنيق يتوج بالكرة الذهبية    بعد 14 عاما.. مارسيليا يُسقِط باريس في ال«فيلودروم»    قوات الإصلاح في تعز تحمي قتلة "افتهان المشهري"    احترام القانون اساس الأمن والاستقرار ..الاجراءات تجاه ماموري الضبط القضائي انموذجا    الرئيس الزُبيدي يلتقي رئيس اللجنة الدولية للإنقاذ ويشيد بجهودها الإغاثية والتنموية في بلادنا    الرئيس الزُبيدي: مشاركتنا في الجمعية العامة للأمم المتحدة لعرض الحقائق على الأرض ونقل تطلعات شعبنا بالاستقلال والسلام    المقالح: الولاية هلاك متعمد لسلطتكم    في عيدها الوطني الحادي عشر .. 21 سبتمبر.. ثورة انتصار الإرادة واستعادة السيادة    في تقرير لها حول استهداف مقر صحيفتي " 26 سبتمبر " و" اليمن ".. لجنة حماية الصحفيين الدولية: "إسرائيل" تحولت إلى قاتل إقليمي للصحفيين    في مهرجان شبابي كشفي شهدته العاصمة صنعاء احتفاءٍ بالعيد ال 11 لثورة 21 سبتمبر..    عبقرية "سورج" مع برشلونة جعلته اقوي جهاز فني في أوروبا..!    الدوري الايطالي: نابولي يواصل انطلاقته المثالية بانتصار مثير على بيزا    حين تُغتال الكلمة.. وداعاً عبدالعزيز الشيخ    تجارب سيادية لا تُنسى: ثروة الجنوب السمكية    جدد موقف اليمن الثابت لنصرة فلسطين .. قائد الثورة: مسارنا الثوري مستمر في مواجهة الأعداء    غموض يكتنف اختفاء شاعر في صنعاء    إلى أرواح أبنائي الشهيدين    رئيس مجلس القيادة يصل نيويورك للمشاركة في اجتماعات الأمم المتحدة    حين يُتّهم الجائع بأنه عميل: خبز حافي وتهم بالعمالة..!    ثورة ال 21 من سبتمبر .. تحول مفصلي في واقع القطاع الزراعي    ريال مدريد لن يرسل وفدا إلى حفل الكرة الذهبية    منارة عدن المنسية.. إعادة ترميم الفندق واجب وطني    صحة بنجلادش : وفاة 12 شخصًا وإصابة 740 آخرين بحمى الضنك    التحويلات المالية للمغتربين ودورها في الاقتصاد    11 عاما على «نكبة» اليمن.. هل بدأت رحلة انهيار الحوثيين؟    وزارة الاقتصاد: توطين الصناعات حجر الزاوية لبناء الاقتصاد    القاتل الصامت يودي بحياة خمسة أطفال من أسرة واحدة في محافظة إب    لقاء تشاوري بين النيابة العامة وهيئة الأراضي لمناقشة قضايا أملاك الدولة بالوادي والصحراء    انتقالي مديرية الضالع يكرم طلاب الثانوية المتفوقين للعام الدراسي 2024/2025    نائب وزير الإعلام والثقافة والسياحة ومدير صيرة يتفقدان أعمال تأهيل سينما أروى بصيرة    صحة البيئة بالمنصورة تشن حملة واسعة لسحب وإتلاف "شمة الحوت" من الأسواق    وفاة خمس نساء من أسرة واحدة غرقا في أبين    عدن.. البنك المركزي يكشف عن استخدامات المنحة السعودية ومستقبل أسعار الصرف خلال الفترة القادمة    خبير طقس: اضطراب مداري يتجه تاثيره خلال الساعات القادمة نحو خليج عدن    هبوط جماعي للأسهم الأوروبية!    اجتماع للجان الفنية لدمج وتحديث الهياكل التنظيمية لوحدات الخدمة برئاسة الحوالي    براءة العلويين من البيع والتنازل عن الجولان لإسرائيل    "إنهم يقومون بكل الأعمال القذرة نيابة عنا"    الراحلون دون وداع۔۔۔    السعودية تسرق لحن زامل يمني شهير "ما نبالي" في عيدها الوطني    عبد الملك في رحاب الملك    التعايش الإنساني.. خيار البقاء    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    على خلفية إضراب عمّال النظافة وهطول الأمطار.. شوارع تعز تتحول إلى مستنقعات ومخاوف من تفشّي الأوبئة    الكوليرا تفتك ب2500 شخصًا في السودان    موت يا حمار    العرب أمة بلا روح العروبة: صناعة الحاكم الغريب    خواطر سرية..( الحبر الأحمر )    في محراب النفس المترعة..    بدء أعمال المؤتمر الدولي الثالث للرسول الأعظم في صنعاء    العليمي وشرعية الأعمى في بيت من لحم    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المحافظة على أسرار العمل
أهم مهارات وسلوكيات السكرتير الناجح..
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 02 - 02 - 2013

إن أسرار نجاح السكرتير في عمله لا تقتصر على المهارات والخبرات المكتبية والتنظيمية والإدارية فقط، بل إنه لا بد أن يتحلى ببعض السلوكيات والخصائص الشخصية الإيجابية.. ومن أهم تلك المهارات والسلوكيات (المحافظة على أسرار العمل).. وبالأساس فإن معنى كلمة سكرتير هي “أمين السر”، وتجد السكرتير في أكثر المؤسسات مطلعاً على كل كبيرة وصغيرة ليس في أدق تفاصيل العمل فقط بل حتى في الحياة الشخصية لرئيسه.
ذلك لأنه يتواجد طوال ساعات الدوام في منطقة اتخاذ القرار في المؤسسة، ويشارك في الاجتماعات السرية ويطلع غالباً على المكالمات الهاتفية الخاصة، ويقوم كذلك بتحضير المذكرات والرسائل وحفظ الملفات بكل ما تحويه هذه الملفات من معلومات وأسرار.. لذا فإن السكرتير يحمل على كاهله أمانة كبيرة، ولنجاحه فعليه الحفاظ على تلك الأمانة، ومقاومة الميول البشرية للاستعراض بالحديث مع الزملاء والأقارب عن مشكلات وخصوصيات العمل وأسراره.. ومادمت - أخي السكرتير - قد حملت هذه الأمانة وتنوء بحملها وتحس بثقلها فلا تحملها غيرك، إنك عندما تطلع شخصاً ما على بعض أسرار العمل وتقول له: (على فكرة، هذا سر، والرجاء عدم اطلاع احد آخر عليه)، فإنك قد حملته عبئا هو في غنى عنه - هذا إذا كان أهلاً لحفظ السر - وإن لم يكن أهلا لذلك فالمصيبة أعظم لأنك قد تصرفت وكأنك قمت بنشر السر في إحدى الصحف المحلية!! لذا، حفاظاً على مؤسستك ونفسك وغيرك، أضبط نفسك على كتمان الأسرار والحفاظ على حقوق الآخرين، فأسرار العمل حق للآخرين وإفشاؤها اعتداء على ذلك الحق.. ولا بد لي هنا أن اذكر لك بعض الوصايا التي ستساعدك على حفظ المعلومات الحساسة وأسرار العمل من التسرب.. وأوجزها بالاتي:
- تأكد أولاً أن هناك معلومات كثيرة جداً تطلع عليها أنت بشكل يومي وقد تبدو من وجهة نظرك أنها بسيطة جداً، ولكن بالنسبة لغيرك من الزملاء والعملاء فتعتبر هذه المعلومة البسيطة مكسباً عظيماً بالنسبة لهم ومستعدون لإنفاق الكثير من المال للحصول عليها.. فكن حذراً واضبط نفسك جيداً.
- خصص خزانة مقاومة للسرقة والحريق للملفات السرية والشخصية وتأكد من إغلاقها بالأرقام السرية في كل الأوقات واطلع رئيسك المباشر على الأرقام السرية.
- استخدم كلمة سر لجهاز الكمبيوتر بحيث لا يستطيع تشغيله أي شخص غير مصرح له، واستخدام أيضا كلمة سر للملفات التي تحوي معلومات سرية.. ويفضل هنا أن تختار كلمة سر واحدة لجميع الملفات حتى لا تنسى كلمة السر وبالتالي تفقد الملف بكل ما يحتوية من معلومات.. ولا تنسى ان تطلع رئيسك المباشر بكلمة السر.
- ضع شاشة الكمبيوتر في مكان لا يستطيع الزوار رؤيتها مباشرة.
- ضع جهاز الفاكس والأجهزة التي يظهر عليها تبادل المعلومات في مكان متاح لك فقط.
- عند وضع أوراقك على المكتب أو سلة الصادر أو الوارد ضعها مقلوبة بحيث لا يستطع أي زائر الاطلاع على محتوياتها.
- احفظ الملفات وأرشفها بعناوين مكونه من أرقام عددية مركبة.. وقم بإنشاء فهرساً خاص بالملفات، اطبع عليه رمز الملف وبجواره اسم الملف واحتفظ بهذا الفهرس لإستخدامك ورئيسك فقط.
- لا تجري المكالمات الهاتفية الخاصة بمتابعة الأعمال السرية والحساسة بحضور أحداً من الزملاء أو الزائرين أو العملاء.
- عند تركك مكتبك لفترة وجيزة أثناء الدوام أغلق باب المكتب بالمفتاح ، وإذا لم يكن ذلك ممكنا فتأكد من حفظ الأوراق الهامة في درج المكتب وإغلاقه بالمفتاح.
- ضع كراسي الانتظار بعيدة عن مكتبك ومكتب مديرك.. وإذا تعذر ذلك فلا بد عليك إن تطلع المدير بالأشخاص المنتظرين، فبالتأكيد أنهم سيسمعون مكالماته الهاتفية.
- استخدم العلامات المناسبة -التي تفهمها أنت فقط- لتمييز المستندات والمذكرات السرية والخاصة.
- بمبادرة منك حاول التأكد من أمانة السر لدى العاملين الذين يحتم عليهم عملهم البقاء في المكتب ولو لأوقات قصيرة مثل (عامل النظافة، مباشر الضيوف، وغيره) فقد يكونون مصدراً لتسرب بعض المعلومات.
- عند إرسال مذكرة تحوي معلومات سرية عن طريق مراسل المؤسسة أو البريد، تأكد من وضعها في ظرف مناسب مغلق ومعنون بوضوح وعليه الختم الملائم.
- ابق مفكرتك الشخصية قريبة منك دائما وكذلك جوالك الشخصي أغلقه بكلمة سر.
- كن حذراً من الدعوات الخاصة للحفلات والمناسبات والوجبات.. لا أعني رفضها ولكن ما أعنيه هو أن تسخدم فراستك الخاصة لمعرفة الدوافع الحقيقية للدعوة قبل قبولها.. وأخيراً.. ومن خبرتي الطويلة في هذا الفن لا أنسى أن أنبهك بأن بعض الزملاء والعملاء والزوار الآخرين يتعمدون الخوض في أحاديث عن أوضاع المؤسسة وسياساتها وما إلى ذلك، وأنت لا شك لديك آراؤك الخاصة في هذه المواضيع.. لكن حاول أن لا تبدي هذه الآراء أو تخوض في تلك الأحاديث لأنها غير مجدية وقد تؤدي إلى نقاشات طويلة وجدل عقيم وضياع وقت وإفشاء أسرار العمل بدون قصد.. فإذا داهمك أحدهم بتعليق أو سؤال أو طرفة بهدف استدراجك لإفشاء معلومات يصعب عليه أن يجدها عند غيرك، فحاول أن يكون رد فعلك مقتضباً وحيادياً بدون أن تتخلى عن بشاشتك وابتسامتك وشخصيتك المتألقة المعتادة، والردود السليمة في موقف كهذه قد تشمل (بالله عليك، أوه، لا أدري، ربما، لم أسمع، وغيرها).. ويمكنك إنهاء الموضوع بالابتسام ملء فمك وأنت تسأله عن سبب زيارته لك أو لرئيسك.
* مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.