طيران العدوان الأمريكي يجدد استهداف صنعاء ورأس عيسى    السامعي: استهداف ميناء الحديدة ومصنع اسمنت باجل جرائم لا تسقط بالتقادم    الحذر من استغلال العليمي مبررات (إصلاح الخدمات) في ضرب خصومه وأبرزهم الانتقالي    قرار رقم 1 للعولقي بإيقاف فروع مصلحة الأراضي (وثيقة)    أعنف هجوم إسرائيلي على اليمن يدمر ميناء الحديدة    بعد فشل إطلاقه.. صاروخ حوثي يسقط بالقرب من مناطق سكنية في إب    "مسام" ينتزع أكثر من 1800 لغم حوثي خلال أسبوع    وسائل اعلام اسرائيلية: هجوم اسرائيلي أمريكي شاركت فيه عشرات المقاتلات ضد اهداف في اليمن    شركة النفط توضح حول تفعيل خطة الطوارئ وطريقة توزيع البنزين    عشرات الغارات استهدفت ثلاث محافظات    وقفة نسائية في حجة بذكرى الصرخة    ثلاثة مكاسب حققها الانتقالي للجنوب    برعاية من الشيخ راجح باكريت .. مهرجان حات السنوي للمحالبة ينطلق في نسخته السادسة    رسالة من الظلام إلى رئيس الوزراء الجديد    الثقافة توقع اتفاقية تنفيذ مشروع ترميم مباني أثرية ومعالم تاريخية بصنعاء    تواصل اللقاءات القبلية لإعلان النفير العام لمواجهة العدوان الامريكي    سوريا .. انفجار الوضع في السويداء بعد دخول اتفاق تهدئة حيز التنفيذ    من أسبرطة إلى صنعاء: درس لم نتعلمه بعد    وزير الصحة يدشن حملات الرش والتوعية لمكافحة حمى الضنك في عدن    الخليفي والمنتصر يباركان للفريق الكروي الأول تحقيق كأس 4 مايو    بمتابعة من الزبيدي.. إضافة 120 ميجا لمحطة الطاقة الشمسية بعدن    الرهوي يناقش مع الوزير المحاقري إنشاء منصة للأسر المنتجة    الزعوري يبحث مع الأمم المتحدة تعزيز حماية وتمكين المرأة في اليمن    الكثيري يبحث مع فريدريش إيبرت فتح آفاق دعم دولي للجنوب    وزارة الشباب والرياضة تكرم موظفي الديوان العام ومكتب عدن بمناسبة عيد العمال    إلى رئيس الوزراء الجديد    عطوان ..لماذا سيدخل الصّاروخ اليمني التّاريخ من أوسعِ أبوابه    مليون لكل لاعب.. مكافأة "خيالية" للأهلي السعودي بعد الفوز بأبطال آسيا    أرواحهم في رقبة رشاد العليمي.. وفاة رجل وزوجته في سيارتهما اختناقا هربا من الحر    تفاصيل جديدة لمقتل شاب دافع عن أرضه بالحسوة برصاص من داخل مسجد    بيع شهادات في جامعة عدن: الفاسد يُكافأ بمنصب رفيع (وثيقة)    تدشين برنامج ترسيخ قيم النزاهة لطلاب الدورات الصيفية بمديرية الوحدة بأمانة العاصمة    وسائل إعلام غربية: صدمة في إسرائيل..الصاروخ اليمني يحرق مطار بن غوريون    بدء تنفيذ قرار فرض حظر على الملاحة الجوية لمطارات الكيان    رسميًا.. بايرن ميونخ بطلًا للبوندسليجا    تشيلسي يضرب ليفربول ويتمسك بأمل الأبطال    يادوب مرت علي 24 ساعة"... لكن بلا كهرباء!    وزير الصحة ومنظمات دولية يتفقدون مستشفى إسناد للطب النفسي    صرخةُ البراءة.. المسار والمسير    قدسية نصوص الشريعة    الاجتماع ال 19 للجمعية العامة يستعرض انجازات العام 2024م ومسيرة العطاء والتطور النوعي للشركة: «يمن موبايل» تحافظ على مركزها المالي وتوزع أعلى الارباح على المساهمين بنسبة 40 بالمائة    متى نعثر على وطن لا نحلم بمغادرته؟    ملفات على طاولة بن بريك.. "الاقتصاد والخدمات واستعادة الدولة" هل يخترق جدار الأزمات؟    المصلحة الحقيقية    أول النصر صرخة    أمريكا بين صناعة الأساطير في هوليود وواقع الهشاشة    مرض الفشل الكلوي (3)    التحذير من شراء الأراضي الواقعة ضمن حمى المواقع الأثرية    وسط إغلاق شامل للمحطات.. الحوثيون يفرضون تقنينًا جديدًا للوقود    إلى متى سيظل العبر طريق الموت ؟!!    قيادي حوثي يفتتح صيدلية خاصة داخل حرم مستشفى العدين بإب    ريال مدريد يحقق فوزًا ثمينًا على سيلتا فيغو    أطباء تعز يسرقون "كُعال" مرضاهم (وثيقة)    الأهلي السعودي يتوج بطلاً لكأس النخبة الآسيوية الأولى    المعهد الثقافي الفرنسي في القاهرة حاضنة للإبداع    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    القاعدة الأساسية للأكل الصحي    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المحافظة على أسرار العمل
أهم مهارات وسلوكيات السكرتير الناجح..
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 02 - 02 - 2013

إن أسرار نجاح السكرتير في عمله لا تقتصر على المهارات والخبرات المكتبية والتنظيمية والإدارية فقط، بل إنه لا بد أن يتحلى ببعض السلوكيات والخصائص الشخصية الإيجابية.. ومن أهم تلك المهارات والسلوكيات (المحافظة على أسرار العمل).. وبالأساس فإن معنى كلمة سكرتير هي “أمين السر”، وتجد السكرتير في أكثر المؤسسات مطلعاً على كل كبيرة وصغيرة ليس في أدق تفاصيل العمل فقط بل حتى في الحياة الشخصية لرئيسه.
ذلك لأنه يتواجد طوال ساعات الدوام في منطقة اتخاذ القرار في المؤسسة، ويشارك في الاجتماعات السرية ويطلع غالباً على المكالمات الهاتفية الخاصة، ويقوم كذلك بتحضير المذكرات والرسائل وحفظ الملفات بكل ما تحويه هذه الملفات من معلومات وأسرار.. لذا فإن السكرتير يحمل على كاهله أمانة كبيرة، ولنجاحه فعليه الحفاظ على تلك الأمانة، ومقاومة الميول البشرية للاستعراض بالحديث مع الزملاء والأقارب عن مشكلات وخصوصيات العمل وأسراره.. ومادمت - أخي السكرتير - قد حملت هذه الأمانة وتنوء بحملها وتحس بثقلها فلا تحملها غيرك، إنك عندما تطلع شخصاً ما على بعض أسرار العمل وتقول له: (على فكرة، هذا سر، والرجاء عدم اطلاع احد آخر عليه)، فإنك قد حملته عبئا هو في غنى عنه - هذا إذا كان أهلاً لحفظ السر - وإن لم يكن أهلا لذلك فالمصيبة أعظم لأنك قد تصرفت وكأنك قمت بنشر السر في إحدى الصحف المحلية!! لذا، حفاظاً على مؤسستك ونفسك وغيرك، أضبط نفسك على كتمان الأسرار والحفاظ على حقوق الآخرين، فأسرار العمل حق للآخرين وإفشاؤها اعتداء على ذلك الحق.. ولا بد لي هنا أن اذكر لك بعض الوصايا التي ستساعدك على حفظ المعلومات الحساسة وأسرار العمل من التسرب.. وأوجزها بالاتي:
- تأكد أولاً أن هناك معلومات كثيرة جداً تطلع عليها أنت بشكل يومي وقد تبدو من وجهة نظرك أنها بسيطة جداً، ولكن بالنسبة لغيرك من الزملاء والعملاء فتعتبر هذه المعلومة البسيطة مكسباً عظيماً بالنسبة لهم ومستعدون لإنفاق الكثير من المال للحصول عليها.. فكن حذراً واضبط نفسك جيداً.
- خصص خزانة مقاومة للسرقة والحريق للملفات السرية والشخصية وتأكد من إغلاقها بالأرقام السرية في كل الأوقات واطلع رئيسك المباشر على الأرقام السرية.
- استخدم كلمة سر لجهاز الكمبيوتر بحيث لا يستطيع تشغيله أي شخص غير مصرح له، واستخدام أيضا كلمة سر للملفات التي تحوي معلومات سرية.. ويفضل هنا أن تختار كلمة سر واحدة لجميع الملفات حتى لا تنسى كلمة السر وبالتالي تفقد الملف بكل ما يحتوية من معلومات.. ولا تنسى ان تطلع رئيسك المباشر بكلمة السر.
- ضع شاشة الكمبيوتر في مكان لا يستطيع الزوار رؤيتها مباشرة.
- ضع جهاز الفاكس والأجهزة التي يظهر عليها تبادل المعلومات في مكان متاح لك فقط.
- عند وضع أوراقك على المكتب أو سلة الصادر أو الوارد ضعها مقلوبة بحيث لا يستطع أي زائر الاطلاع على محتوياتها.
- احفظ الملفات وأرشفها بعناوين مكونه من أرقام عددية مركبة.. وقم بإنشاء فهرساً خاص بالملفات، اطبع عليه رمز الملف وبجواره اسم الملف واحتفظ بهذا الفهرس لإستخدامك ورئيسك فقط.
- لا تجري المكالمات الهاتفية الخاصة بمتابعة الأعمال السرية والحساسة بحضور أحداً من الزملاء أو الزائرين أو العملاء.
- عند تركك مكتبك لفترة وجيزة أثناء الدوام أغلق باب المكتب بالمفتاح ، وإذا لم يكن ذلك ممكنا فتأكد من حفظ الأوراق الهامة في درج المكتب وإغلاقه بالمفتاح.
- ضع كراسي الانتظار بعيدة عن مكتبك ومكتب مديرك.. وإذا تعذر ذلك فلا بد عليك إن تطلع المدير بالأشخاص المنتظرين، فبالتأكيد أنهم سيسمعون مكالماته الهاتفية.
- استخدم العلامات المناسبة -التي تفهمها أنت فقط- لتمييز المستندات والمذكرات السرية والخاصة.
- بمبادرة منك حاول التأكد من أمانة السر لدى العاملين الذين يحتم عليهم عملهم البقاء في المكتب ولو لأوقات قصيرة مثل (عامل النظافة، مباشر الضيوف، وغيره) فقد يكونون مصدراً لتسرب بعض المعلومات.
- عند إرسال مذكرة تحوي معلومات سرية عن طريق مراسل المؤسسة أو البريد، تأكد من وضعها في ظرف مناسب مغلق ومعنون بوضوح وعليه الختم الملائم.
- ابق مفكرتك الشخصية قريبة منك دائما وكذلك جوالك الشخصي أغلقه بكلمة سر.
- كن حذراً من الدعوات الخاصة للحفلات والمناسبات والوجبات.. لا أعني رفضها ولكن ما أعنيه هو أن تسخدم فراستك الخاصة لمعرفة الدوافع الحقيقية للدعوة قبل قبولها.. وأخيراً.. ومن خبرتي الطويلة في هذا الفن لا أنسى أن أنبهك بأن بعض الزملاء والعملاء والزوار الآخرين يتعمدون الخوض في أحاديث عن أوضاع المؤسسة وسياساتها وما إلى ذلك، وأنت لا شك لديك آراؤك الخاصة في هذه المواضيع.. لكن حاول أن لا تبدي هذه الآراء أو تخوض في تلك الأحاديث لأنها غير مجدية وقد تؤدي إلى نقاشات طويلة وجدل عقيم وضياع وقت وإفشاء أسرار العمل بدون قصد.. فإذا داهمك أحدهم بتعليق أو سؤال أو طرفة بهدف استدراجك لإفشاء معلومات يصعب عليه أن يجدها عند غيرك، فحاول أن يكون رد فعلك مقتضباً وحيادياً بدون أن تتخلى عن بشاشتك وابتسامتك وشخصيتك المتألقة المعتادة، والردود السليمة في موقف كهذه قد تشمل (بالله عليك، أوه، لا أدري، ربما، لم أسمع، وغيرها).. ويمكنك إنهاء الموضوع بالابتسام ملء فمك وأنت تسأله عن سبب زيارته لك أو لرئيسك.
* مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.