المكتب الاعلامي للفريق السامعي يوضح حول شائعات مغادرته صنعاء    أبين.. مقتل وإصابة 5 جنود بانفجار عبوة ناسفة استهدفت دورية عسكرية بمودية    الشهيد علي حسن المعلم    الأمم المتحدة تحذر من ارتفاع معدل سوء التغذية بين أطفال غزة    الإدارة الأمريكية تُضاعف مكافأة القبض على الرئيس الفنزويلي وكراكاس تصف القرار ب"المثير للشفقة"    أبناء صعدة يؤكدون في 35 مسيرة الثبات مع غزة والجهوزية لمواجهة الأعداء    200 كاتب بريطاني يطالبون بمقاطعة إسرائيل    تحذير هام من الأرصاد    خلود وخديجة.. عمرة وسلة آسيوية    الذهب يسجل مستويات قياسية مدعومًا بالرسوم الجمركية الأمريكية    اشتباكات مسلحة عنيفة بين فصائل المرتزقة في عدن    صحيفة روسية تكشف من هو الشيباني    بايرن ميونخ يكتسح توتنهام الإنجليزي برباعية نظيفة    تفشي فيروس خطير في ألمانيا مسجلا 16 إصابة ووفاة ثلاثة    فياريال الإسباني يعلن ضم لاعب الوسط الغاني توماس بارتي    اكتشاف معبد عمره 6 قرون في تركيا بالصدفة    ما سر قرار ريال مدريد مقاطعة حفل الكرة الذهبية 2025؟    دراسة تحذّر من خطر شاشات الهواتف والتلفاز على صحة القلب والشرايين!    المحتجون الحضارم يبتكرون طريقة لتعطيل شاحنات الحوثي المارة بتريم    يحق لبن حبريش قطع الطريق على وقود كهرباء الساحل لأشهر ولا يحق لأبناء تريم التعبير عن مطالهم    باوزير: تريم فضحت تهديدات بن حبريش ضد النخبة الحضرمية    في تريم لم تُخلق النخلة لتموت    إنسانية عوراء    لماذا يخجل أبناء تعز من الإنتساب إلى مدينتهم وقراهم    الراجع قوي: عندما يصبح الارتفاع المفاجئ للريال اليمني رصاصة طائشة    وتؤكد بأنها على انعقاد دائم وان على التجار رفض تسليم الزيادة    فوز شاق للتعاون على الشروق في بطولة بيسان    رونالدو يسجل هاتريك ويقود النصر للفوز وديا على ريو آفي    كرة الطائرة الشاطئية المغربية.. إنجازات غير مسبوقة وتطور مستمر    وسط تصاعد التنافس في تجارة الحبوب .. وصول شحنة قمح إلى ميناء المكلا    تغاريد حرة .. عندما يسودنا الفساد    القرعة تضع اليمن في المجموعة الثانية في تصفيات كأس آسيا للناشئين    إب.. قيادي حوثي يختطف مواطناً لإجباره على تحكيمه في قضية أمام القضاء    وسط هشاشة أمنية وتصاعد نفوذ الجماعات المسلحة.. اختطاف خامس حافلة لشركة الاسمنت خلال شهرين    الرئيس المشاط يعزي في وفاة احد كبار مشائخ حاشد    الرئيس الزُبيدي يشدد على أهمية النهوض بقطاع الاتصالات وفق رؤية استراتيجية حديثة    محافظ إب يدشن أعمال التوسعة في ساحة الرسول الأعظم بالمدينة    إجراءات الحكومة كشفت مافيا العملة والمتاجرة بمعاناة الناس    كنت هناك.. وكما كان اليوم، لبنان في عين العاصفة    عصابة حوثية تعتدي على موقع أثري في إب    الصراع في الجهوية اليمانية قديم جدا    رصاص الجعيملاني والعامري في تريم.. اشتعال مواجهة بين المحتجين قوات الاحتلال وسط صمت حكومي    وفاة وإصابة 9 مواطنين بصواعق رعدية في الضالع وذمار    خطر مستقبل التعليم بانعدام وظيفة المعلم    من الصحافة الصفراء إلى الإعلام الأصفر.. من يدوّن تاريخ الجنوب؟    صنعاء تفرض عقوبات على 64 شركة لانتهاك قرار الحظر البحري على "إسرائيل"    الفصل في 7329 قضية منها 4258 أسرية    جامعة لحج ومكتب الصحة يدشنان أول عيادة مجانية بمركز التعليم المستمر    دراسة أمريكية جديدة: الشفاء من السكري ممكن .. ولكن!    هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة    اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي    مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه    لا تليق بها الفاصلة    حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن    ( ليلة أم مجدي وصاروخ فلسطين 2 مرعب اليهود )    رئيس الوزراء: الأدوية ليست رفاهية.. ووجهنا بتخفيض الأسعار وتعزيز الرقابة    من أين لك هذا المال؟!    تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المحافظة على أسرار العمل
أهم مهارات وسلوكيات السكرتير الناجح..
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 02 - 02 - 2013

إن أسرار نجاح السكرتير في عمله لا تقتصر على المهارات والخبرات المكتبية والتنظيمية والإدارية فقط، بل إنه لا بد أن يتحلى ببعض السلوكيات والخصائص الشخصية الإيجابية.. ومن أهم تلك المهارات والسلوكيات (المحافظة على أسرار العمل).. وبالأساس فإن معنى كلمة سكرتير هي “أمين السر”، وتجد السكرتير في أكثر المؤسسات مطلعاً على كل كبيرة وصغيرة ليس في أدق تفاصيل العمل فقط بل حتى في الحياة الشخصية لرئيسه.
ذلك لأنه يتواجد طوال ساعات الدوام في منطقة اتخاذ القرار في المؤسسة، ويشارك في الاجتماعات السرية ويطلع غالباً على المكالمات الهاتفية الخاصة، ويقوم كذلك بتحضير المذكرات والرسائل وحفظ الملفات بكل ما تحويه هذه الملفات من معلومات وأسرار.. لذا فإن السكرتير يحمل على كاهله أمانة كبيرة، ولنجاحه فعليه الحفاظ على تلك الأمانة، ومقاومة الميول البشرية للاستعراض بالحديث مع الزملاء والأقارب عن مشكلات وخصوصيات العمل وأسراره.. ومادمت - أخي السكرتير - قد حملت هذه الأمانة وتنوء بحملها وتحس بثقلها فلا تحملها غيرك، إنك عندما تطلع شخصاً ما على بعض أسرار العمل وتقول له: (على فكرة، هذا سر، والرجاء عدم اطلاع احد آخر عليه)، فإنك قد حملته عبئا هو في غنى عنه - هذا إذا كان أهلاً لحفظ السر - وإن لم يكن أهلا لذلك فالمصيبة أعظم لأنك قد تصرفت وكأنك قمت بنشر السر في إحدى الصحف المحلية!! لذا، حفاظاً على مؤسستك ونفسك وغيرك، أضبط نفسك على كتمان الأسرار والحفاظ على حقوق الآخرين، فأسرار العمل حق للآخرين وإفشاؤها اعتداء على ذلك الحق.. ولا بد لي هنا أن اذكر لك بعض الوصايا التي ستساعدك على حفظ المعلومات الحساسة وأسرار العمل من التسرب.. وأوجزها بالاتي:
- تأكد أولاً أن هناك معلومات كثيرة جداً تطلع عليها أنت بشكل يومي وقد تبدو من وجهة نظرك أنها بسيطة جداً، ولكن بالنسبة لغيرك من الزملاء والعملاء فتعتبر هذه المعلومة البسيطة مكسباً عظيماً بالنسبة لهم ومستعدون لإنفاق الكثير من المال للحصول عليها.. فكن حذراً واضبط نفسك جيداً.
- خصص خزانة مقاومة للسرقة والحريق للملفات السرية والشخصية وتأكد من إغلاقها بالأرقام السرية في كل الأوقات واطلع رئيسك المباشر على الأرقام السرية.
- استخدم كلمة سر لجهاز الكمبيوتر بحيث لا يستطيع تشغيله أي شخص غير مصرح له، واستخدام أيضا كلمة سر للملفات التي تحوي معلومات سرية.. ويفضل هنا أن تختار كلمة سر واحدة لجميع الملفات حتى لا تنسى كلمة السر وبالتالي تفقد الملف بكل ما يحتوية من معلومات.. ولا تنسى ان تطلع رئيسك المباشر بكلمة السر.
- ضع شاشة الكمبيوتر في مكان لا يستطيع الزوار رؤيتها مباشرة.
- ضع جهاز الفاكس والأجهزة التي يظهر عليها تبادل المعلومات في مكان متاح لك فقط.
- عند وضع أوراقك على المكتب أو سلة الصادر أو الوارد ضعها مقلوبة بحيث لا يستطع أي زائر الاطلاع على محتوياتها.
- احفظ الملفات وأرشفها بعناوين مكونه من أرقام عددية مركبة.. وقم بإنشاء فهرساً خاص بالملفات، اطبع عليه رمز الملف وبجواره اسم الملف واحتفظ بهذا الفهرس لإستخدامك ورئيسك فقط.
- لا تجري المكالمات الهاتفية الخاصة بمتابعة الأعمال السرية والحساسة بحضور أحداً من الزملاء أو الزائرين أو العملاء.
- عند تركك مكتبك لفترة وجيزة أثناء الدوام أغلق باب المكتب بالمفتاح ، وإذا لم يكن ذلك ممكنا فتأكد من حفظ الأوراق الهامة في درج المكتب وإغلاقه بالمفتاح.
- ضع كراسي الانتظار بعيدة عن مكتبك ومكتب مديرك.. وإذا تعذر ذلك فلا بد عليك إن تطلع المدير بالأشخاص المنتظرين، فبالتأكيد أنهم سيسمعون مكالماته الهاتفية.
- استخدم العلامات المناسبة -التي تفهمها أنت فقط- لتمييز المستندات والمذكرات السرية والخاصة.
- بمبادرة منك حاول التأكد من أمانة السر لدى العاملين الذين يحتم عليهم عملهم البقاء في المكتب ولو لأوقات قصيرة مثل (عامل النظافة، مباشر الضيوف، وغيره) فقد يكونون مصدراً لتسرب بعض المعلومات.
- عند إرسال مذكرة تحوي معلومات سرية عن طريق مراسل المؤسسة أو البريد، تأكد من وضعها في ظرف مناسب مغلق ومعنون بوضوح وعليه الختم الملائم.
- ابق مفكرتك الشخصية قريبة منك دائما وكذلك جوالك الشخصي أغلقه بكلمة سر.
- كن حذراً من الدعوات الخاصة للحفلات والمناسبات والوجبات.. لا أعني رفضها ولكن ما أعنيه هو أن تسخدم فراستك الخاصة لمعرفة الدوافع الحقيقية للدعوة قبل قبولها.. وأخيراً.. ومن خبرتي الطويلة في هذا الفن لا أنسى أن أنبهك بأن بعض الزملاء والعملاء والزوار الآخرين يتعمدون الخوض في أحاديث عن أوضاع المؤسسة وسياساتها وما إلى ذلك، وأنت لا شك لديك آراؤك الخاصة في هذه المواضيع.. لكن حاول أن لا تبدي هذه الآراء أو تخوض في تلك الأحاديث لأنها غير مجدية وقد تؤدي إلى نقاشات طويلة وجدل عقيم وضياع وقت وإفشاء أسرار العمل بدون قصد.. فإذا داهمك أحدهم بتعليق أو سؤال أو طرفة بهدف استدراجك لإفشاء معلومات يصعب عليه أن يجدها عند غيرك، فحاول أن يكون رد فعلك مقتضباً وحيادياً بدون أن تتخلى عن بشاشتك وابتسامتك وشخصيتك المتألقة المعتادة، والردود السليمة في موقف كهذه قد تشمل (بالله عليك، أوه، لا أدري، ربما، لم أسمع، وغيرها).. ويمكنك إنهاء الموضوع بالابتسام ملء فمك وأنت تسأله عن سبب زيارته لك أو لرئيسك.
* مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.