بينها 7 منتخبات عربية.. 30 متأهلا إلى كأس العالم 2026    إعوامل دولية ساعدت في كارثة وقوع الجنوب العربي بيد اليمن    أفاعي الجمهورية    120 مصابا بينهم 100 ضابط في اشتباكات بالمكسيك    بلاطجة "بن حبريش" يهددون الصحفي "خالد الكثيري"    المتقاعدون يدعون للاحتشاد وبدء مرحلة التصعيد السلمي    وسائل إعلام غربية: صنعاء كشفت الفخ الذي نصبته أمريكا وإسرائيل والسعودية في اليمن    اعتراف أمريكي: سلاح مشاة البحرية يحتاج إلى التعلم من الدروس اليمنية    عين الوطن الساهرة (3)    شعب حضرموت بطلاً لتصفيات أندية الساحل وأهلي الغيل وصيفاً لبطولة البرنامج السعودي الثانية للكرة الطائرة    مريم وفطوم.. تسيطران على الطريق البحري في عدن (صور)    سفيرٌ يمنيٌّ وطنه الحقيقي بطاقة حزبه.. تحويل السفارة من ممثل للدولة إلى مكتبٍ حزبي    تصفيات كأس العالم 2026 - أوروبا: سويسرا تتأهل منطقيا    الجاوي ينتقد إجراءات سلطة صنعاء في التعاطي مع التهديدات التي تواجهها    الشهيد أحمد الكبسي .. وعدُ الإيمان ووصيةُ الخلود    فراغ ، حياة وتجربة ناصرية    حلف قبائل حضرموت يصطدم بالانتقالي ويحذر من غزو المحافظة    قراءة تحليلية لنص "في المرقص" ل"أحمد سيف حاشد"    أمن مأرب يحبط مخططاً حوثياً جديداً ويعرض غداً اعترافات لأفراد الخلية    في رحلة البحث عن المياه.. وفاة طفل غرقا في إب    مُحَمَّدَنا الغُماري .. قصيدة جديدة للشاعر المبدع "بسام شائع"    الدفتيريا تغلق مدارس في محافظة شبوة    الدفتيريا تغلق مدارس في محافظة شبوة    تجربتي في ترجمة كتاب "فضاء لا يتسع لطائر" ل"أحمد سيف حاشد"    حكم قرقوش: لجنة حادثة العرقوب تعاقب المسافرين ومدن أبين وتُفلت الشركات المهملة    رئيس الوزراء بيدق في رقعة الشطرنج الأزمية    الرئيس الزُبيدي يُعزّي العميد الركن عبدالكريم الصولاني في وفاة ابن أخيه    اكتشاف 570 مستوطنة قديمة في شمال غرب الصين    سعر برميل النفط الكويتي يرتفع 1.20 دولار ليبلغ 56.53 دولار    إعلان الفائزين بجائزة السلطان قابوس للفنون والآداب    اختتام بطولة 30 نوفمبر لالتقاط الأوتاد على كأس الشهيد الغماري بصنعاء    شبوة أرض الحضارات: الفراعنة من أصبعون.. وأهراماتهم في شرقها    بوادر تمرد في حضرموت على قرار الرئاسي بإغلاق ميناء الشحر    أمن العاصمة عدن يلقي القبض على 5 متهمين بحوزتهم حشيش وحبوب مخدرة    يوم ترفيهي لأبناء وأسر الشهداء في البيضاء    انتشال أكبر سفينة غارقة في حوض ميناء الإصطياد السمكي بعدن    خطر المهاجرين غير الشرعيين يتصاعد في شبوة    وزارة الأوقاف تعلن عن تفعيل المنصة الالكترونية لخدمة الحجاج    الأرصاد: أجواء باردة إلى شديدة البرودة على المرتفعات    "الشعبية": العدو الصهيوني يستخدم الشتاء "سلاح إبادة" بغزة    بيريز يقرر الرحيل عن ريال مدريد    فريق DR7 يُتوّج بطلاً ل Kings Cup MENA في نهائي مثير بموسم الرياض    معهد أسترالي: بسبب الحرب على اليمن.. جيل كامل لا يستطيع القراءة والكتابة    ضبط وكشف 293 جريمة سرقة و78 جريمة مجهولة    وديا: السعودية تهزم كوت ديفوار    توخيل: نجوم انكلترا يضعون الفريق فوق الأسماء    محافظ عدن يكرّم الأديب محمد ناصر شراء بدرع الوفاء والإبداع    المقالح: من يحكم باسم الله لا يولي الشعب أي اعتبار    الصين تعلن اكتشاف أكبر منجم ذهب في تاريخها    نمو إنتاج المصانع ومبيعات التجزئة في الصين بأضعف وتيرة منذ أكثر من عام    الإمام الشيخ محمد الغزالي: "الإسلام دين نظيف في أمه وسخة"    الحديدة.. مليشيا الحوثي تقطع الكهرباء عن السكان وتطالبهم بدفع متأخرات 10 أعوام    وداعاً للتسوس.. علماء يكتشفون طريقة لإعادة نمو مينا الأسنان    عدن.. انقطاعات الكهرباء تتجاوز 15 ساعة وصهاريج الوقود محتجزة في أبين    جراح مصري يدهش العالم بأول عملية من نوعها في تاريخ الطب الحديث    اليونيسيف: إسرائيل تمنع وصول اللقاحات وحليب الأطفال الى غزة    قيمة الجواسيس والعملاء وعقوبتهم في قوانين الأرض والسماء    الشهادة .. بين التقديس الإنساني والمفهوم القرآني    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المحافظة على أسرار العمل
أهم مهارات وسلوكيات السكرتير الناجح..
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 02 - 02 - 2013

إن أسرار نجاح السكرتير في عمله لا تقتصر على المهارات والخبرات المكتبية والتنظيمية والإدارية فقط، بل إنه لا بد أن يتحلى ببعض السلوكيات والخصائص الشخصية الإيجابية.. ومن أهم تلك المهارات والسلوكيات (المحافظة على أسرار العمل).. وبالأساس فإن معنى كلمة سكرتير هي “أمين السر”، وتجد السكرتير في أكثر المؤسسات مطلعاً على كل كبيرة وصغيرة ليس في أدق تفاصيل العمل فقط بل حتى في الحياة الشخصية لرئيسه.
ذلك لأنه يتواجد طوال ساعات الدوام في منطقة اتخاذ القرار في المؤسسة، ويشارك في الاجتماعات السرية ويطلع غالباً على المكالمات الهاتفية الخاصة، ويقوم كذلك بتحضير المذكرات والرسائل وحفظ الملفات بكل ما تحويه هذه الملفات من معلومات وأسرار.. لذا فإن السكرتير يحمل على كاهله أمانة كبيرة، ولنجاحه فعليه الحفاظ على تلك الأمانة، ومقاومة الميول البشرية للاستعراض بالحديث مع الزملاء والأقارب عن مشكلات وخصوصيات العمل وأسراره.. ومادمت - أخي السكرتير - قد حملت هذه الأمانة وتنوء بحملها وتحس بثقلها فلا تحملها غيرك، إنك عندما تطلع شخصاً ما على بعض أسرار العمل وتقول له: (على فكرة، هذا سر، والرجاء عدم اطلاع احد آخر عليه)، فإنك قد حملته عبئا هو في غنى عنه - هذا إذا كان أهلاً لحفظ السر - وإن لم يكن أهلا لذلك فالمصيبة أعظم لأنك قد تصرفت وكأنك قمت بنشر السر في إحدى الصحف المحلية!! لذا، حفاظاً على مؤسستك ونفسك وغيرك، أضبط نفسك على كتمان الأسرار والحفاظ على حقوق الآخرين، فأسرار العمل حق للآخرين وإفشاؤها اعتداء على ذلك الحق.. ولا بد لي هنا أن اذكر لك بعض الوصايا التي ستساعدك على حفظ المعلومات الحساسة وأسرار العمل من التسرب.. وأوجزها بالاتي:
- تأكد أولاً أن هناك معلومات كثيرة جداً تطلع عليها أنت بشكل يومي وقد تبدو من وجهة نظرك أنها بسيطة جداً، ولكن بالنسبة لغيرك من الزملاء والعملاء فتعتبر هذه المعلومة البسيطة مكسباً عظيماً بالنسبة لهم ومستعدون لإنفاق الكثير من المال للحصول عليها.. فكن حذراً واضبط نفسك جيداً.
- خصص خزانة مقاومة للسرقة والحريق للملفات السرية والشخصية وتأكد من إغلاقها بالأرقام السرية في كل الأوقات واطلع رئيسك المباشر على الأرقام السرية.
- استخدم كلمة سر لجهاز الكمبيوتر بحيث لا يستطيع تشغيله أي شخص غير مصرح له، واستخدام أيضا كلمة سر للملفات التي تحوي معلومات سرية.. ويفضل هنا أن تختار كلمة سر واحدة لجميع الملفات حتى لا تنسى كلمة السر وبالتالي تفقد الملف بكل ما يحتوية من معلومات.. ولا تنسى ان تطلع رئيسك المباشر بكلمة السر.
- ضع شاشة الكمبيوتر في مكان لا يستطيع الزوار رؤيتها مباشرة.
- ضع جهاز الفاكس والأجهزة التي يظهر عليها تبادل المعلومات في مكان متاح لك فقط.
- عند وضع أوراقك على المكتب أو سلة الصادر أو الوارد ضعها مقلوبة بحيث لا يستطع أي زائر الاطلاع على محتوياتها.
- احفظ الملفات وأرشفها بعناوين مكونه من أرقام عددية مركبة.. وقم بإنشاء فهرساً خاص بالملفات، اطبع عليه رمز الملف وبجواره اسم الملف واحتفظ بهذا الفهرس لإستخدامك ورئيسك فقط.
- لا تجري المكالمات الهاتفية الخاصة بمتابعة الأعمال السرية والحساسة بحضور أحداً من الزملاء أو الزائرين أو العملاء.
- عند تركك مكتبك لفترة وجيزة أثناء الدوام أغلق باب المكتب بالمفتاح ، وإذا لم يكن ذلك ممكنا فتأكد من حفظ الأوراق الهامة في درج المكتب وإغلاقه بالمفتاح.
- ضع كراسي الانتظار بعيدة عن مكتبك ومكتب مديرك.. وإذا تعذر ذلك فلا بد عليك إن تطلع المدير بالأشخاص المنتظرين، فبالتأكيد أنهم سيسمعون مكالماته الهاتفية.
- استخدم العلامات المناسبة -التي تفهمها أنت فقط- لتمييز المستندات والمذكرات السرية والخاصة.
- بمبادرة منك حاول التأكد من أمانة السر لدى العاملين الذين يحتم عليهم عملهم البقاء في المكتب ولو لأوقات قصيرة مثل (عامل النظافة، مباشر الضيوف، وغيره) فقد يكونون مصدراً لتسرب بعض المعلومات.
- عند إرسال مذكرة تحوي معلومات سرية عن طريق مراسل المؤسسة أو البريد، تأكد من وضعها في ظرف مناسب مغلق ومعنون بوضوح وعليه الختم الملائم.
- ابق مفكرتك الشخصية قريبة منك دائما وكذلك جوالك الشخصي أغلقه بكلمة سر.
- كن حذراً من الدعوات الخاصة للحفلات والمناسبات والوجبات.. لا أعني رفضها ولكن ما أعنيه هو أن تسخدم فراستك الخاصة لمعرفة الدوافع الحقيقية للدعوة قبل قبولها.. وأخيراً.. ومن خبرتي الطويلة في هذا الفن لا أنسى أن أنبهك بأن بعض الزملاء والعملاء والزوار الآخرين يتعمدون الخوض في أحاديث عن أوضاع المؤسسة وسياساتها وما إلى ذلك، وأنت لا شك لديك آراؤك الخاصة في هذه المواضيع.. لكن حاول أن لا تبدي هذه الآراء أو تخوض في تلك الأحاديث لأنها غير مجدية وقد تؤدي إلى نقاشات طويلة وجدل عقيم وضياع وقت وإفشاء أسرار العمل بدون قصد.. فإذا داهمك أحدهم بتعليق أو سؤال أو طرفة بهدف استدراجك لإفشاء معلومات يصعب عليه أن يجدها عند غيرك، فحاول أن يكون رد فعلك مقتضباً وحيادياً بدون أن تتخلى عن بشاشتك وابتسامتك وشخصيتك المتألقة المعتادة، والردود السليمة في موقف كهذه قد تشمل (بالله عليك، أوه، لا أدري، ربما، لم أسمع، وغيرها).. ويمكنك إنهاء الموضوع بالابتسام ملء فمك وأنت تسأله عن سبب زيارته لك أو لرئيسك.
* مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.