تحتل عملية الأرشفة «الحفظ والتوثيق» أهمية بالغلة باعتبارها أحد المرتكزات الأساسية للعمل المكتبي أو أعمال السكرتارية لما تتيحه عملية الحفظ والتوثيق من تكوين ذاكرة مكتبية.. حيث يتم الرجوع إليها عند إعداد التقارير والمذكرات أو طلب التزويد ببيانات ومعلومات متعلقة بمواضيع معينة، وتكوين مرجعية أو تغذية راجعة للمكتب، كما أن عملية الحفظ وأرشفة الوثائق من أهم المهارات التي يجب على السكرتير اتقانها. مفهوم الارشيف 20: الإرشيف في اللغة: جاءت كلمة أرشيف مشتقة من الكلمة الاغريقية «ارشيون» والتي تعني المكتب، وفي الأصل كانت تطلق على سجلات الحكومة ووثائقها أي الارشيف العمومي كما ان كلمة الارشيف (Archives) استخدمت فيأغلب لغات العالم، ففي الفرنسية يلفظ «أرشيف» وفي الانجليزية «أركايفر» التي استخدمت لأول مرة عام 1600 ومنها لفظة «اركايفست» (Archivest) وتعني الموثق أو الشخص الذي يتولى عملاً بارزاً في الارشيف وفي بعض الدول تستخدم (Record)للدلالة على الوثيقة الارشفية. 2 الارشيف اصطلاحاً: يعرف قاموس اكسفورد الارشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة والمستندات التاريخية وتطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية ، كما تطلق على الهيئة أو الإدارة القائمة بعمليات الإشراف على الارشيف. 3 ويعرف «هيلري جكستون» المجموعة الارشيفية بأنها الارشيفات والوثائق التي نشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال لذلك حفظت لدى الأشخاص المسئولين عن تلك الأعمال للرجوع إليها وهي لا تقتصر على الأعمال الحكومية بل قد تكون وثائق لجمعيات أو أشخاص أو هيئات غير حكومية. وقد جاءت كلمة أرشفة من لفظ «أرشيف» الذي سبق تعريفه. ونقصد بكلمة المحفوظات: أنها الوثائق الناتجة عن مزاولة الوحدة الادارية لأعمالها وتتمتع بقيمة تاريخية وادارية وقانونية تحتم ضرورة حفظها بطريقة سليمة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة للاستفادة منها. ويقصد بعملية حفظ الوثئق وأرشفتها أنها: «عملية ترتيب وتخزين الوثائق والمستندات والأوراق بطريقة تضمن سلامتها وسرعة الوصول اليها بسهولة عند الحاجة اليها» 21 وهي الوثائق التي انتهى العمل بها ولا تستوجب ظروف العمل بقاءها وهي كافة المحفوظات الوسيطة التي يتم تقييمها لمعرفة ماسيتم اتلافه أو الاحتفاظ به، وفقاً لأهميتها التاريخية والادارية قبل ترحيلها من الدوائر الحكومية إلى المركز الوطني للوثائق أو الارشيف العام للدولة وبقوائم حصر تفصيلية بالوثائق. العملية الفنية للأرشفة وحفظ الوثائق: من الأمور التي يواجهها السكرتير أو الموظف في مجال الحفظ والأرشفة التعامل مع كمية من الأوراق والمستندات ذات الحاجة إلى حفظ أو بالأصح أرشفتها مايحتم ضرورة الإلمام الكامل بفن الأرشفة ووضع نظام جيد لأعمال التوثيق والحفظ تتوافر فيه الشروط التالية: 1 البساطة: يجب عند وضع نظام للحفظ والتوثيق أن يكون مبسطاً غير معقد، يسهل مهمة القائمين على علمية الحفظ والتوثيق، ويسهل الحصول على الوثيقة المطلوبة التي نحتاجها فكلما كان نظام الأرشفة والحفظ سهلاً أدى إلى سرعة معرفة مكان الوثائق المحفوظة واخراجها. 2 المرونة : بحيث يكون قابلاً للزيادة نظراً لما يتصف به من مرونة وإضافة أشياء عديدة قد توجبها ظروف العمل مثل استحداث ادارات أو فروع جديدة. 3 أن تكون عملية الحفظ والتوثيق مواكبة لطبيعة العمل في الوحدة الإدارية ونوع المكاتبات والمذكرات التي تحفظها. 4 الترابط : وجود ترابط وتناسق بين الوثائق المحفوظة من خلال نظام الحفظ المعمول به نظراً لتعدد مصادر الوثائق ، وكثرة الجهات الواردة منها وتشعب المواضيع التي تحملها في طياتها. 5 أن تمر هذه الأوراق المراد حفظها بعدد من الخطوات ابتداءً بعملية الفرز واختيار التصنيف الملائم بحسب طبيعة عمل المنشأة وإمكانيتها والهيكل التنظيمي وانتهاءً بإعداد الفهارس والقوائم التفصيلية بمحتويات الملفات. 6 أن يعد النظام وفق الهيكل التنظيمي للوحدة وتقسيماتها الفرعية والمهام التي تقوم بها. 7 الإلمام الكامل بأسماء الجهات التي تتعامل معها وحدتك الإدارية عند نظام الأرشفة والحفظ. 8 أن يضمن المحافظة على سرية الوثائق وسلامتها من التلف والضياع. أهمية عملية الأرشفة والحفظ والتوثيق : تتجلى أهميتها من خلال الأهداف التي تحققها عملية الحفظ والأرشفة المتمثلة في النقاط التالية: 1 حفظ المذكرات والأوراق والوثائق كافة من عوامل التعرية «التلف الرطوبة المياه الحشرات..الخ» أو الضياع. 2 تعد الوثيقة أحد مصادر المعلومات المهمة، ومن خلالها يتم تكوين قاعدة معلوماتية للوحدة الادارية. 3 الوثائق هي ذاكرة الشعوب، وأحد المصادر التاريخية للدولة ، لمعرفة الأساليب وطرق الاجراءات الإدارية للدولة في مختلف العصور والأنظمة وكذلك أحد مصادر معرفة حقائق صحيحة تنقل للأجيال الجديدة عن الرعيل الأول من الأجيال السابقة. 4 تسهل عملية ترتيب وفهرسة الوثائق وسرعة الرجوع إليها للاستفادة منها. 5 ان ترتيب الأوراق والملفات بشكل منظم ومرتب يعكس مدى اهتمام القائمين على الارشيف، وتترك انطباعاً جيداً لدى الزائر أو المتردد على المنشأة وتظهر المكتب بمظهر مرتب وجميل. 6 ان القيمة العظيمة للوثائق «المحفوظات» بما تحمله من معلومات والطلب المتزايد عليها أدى إلى تأسيس مراكز متخصصة خاصة بها وتوفير فهارس تصنيف حديثة لتسهيل الرجوع اليها. أنواع المحفوظات «الأرشيفات»: تنقسم المحفوظات بحسب درجة نشاطها وكثرة الرجوع إلىها إلى الآتي:22 1 محفوظات نشطة بصورة دائمة «محفوظات جارية»: وهي الوثائق الإدارية التي لا تزال نشطة ويتم التعامل بها في الأعمال الإدارية العادية، وهذه هي المرحلة الأولى من عمر الوثيقة وتحفظ هذه المرحلة مابين سنة إلى سنتين: 2 محفوظات متوسطة النشاط «محفوظات وسيطة»: يقصد بها الوثائق التي أصبح الرجوع إليها نادراً وقد قلت قيمتها الإدارية وهي المرحلة الثانية من عمر الوثيقة أي المرحلة الوسيطة وتحفظ هذه المحفوظات في «الارشيف المركزي» بعد ترحيلها من الأرشيفات الجارية في الجهة. 3 محفوظات نهائية: خطوات تنظيم وترتيب وفهرسة الوثائق وتتمثل بالمراحل التالية: 1 فرز الوثائق «تصنيفها». 2 ترتيب الوثائق «وضع الرموز». 3 وضع الفهارس والأدلة «الفهرسة». المرحلة الأولى : تصنيف الوثائق ويعرف بأنه: «تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات إلي مجموعات ذات صفات مشتركة تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد، يسهل معرفة مكان المستندات أو السجلات المطلوب استخراجها». 23 من خلال تعريف التصنيف ستجد انه لابد من تقسيم المحفوظات إلى مجموعات مشتركة، حتي يسهل وضع التصنيف المناسب لها، وبما ان الوثيقة هي أحد مصادر المعلومات المهمة والتي لايستغنى عنها، وان هذه المعلومات هي من نتاج العقل الانساني الذي هو في حالة نمو طردي متزايد كماً ونوعاً الأمر الذي أدى إلى تعدد وسائل الحفظ وتخزين المعلومات وتعددت طرق وأساليب تصنيف المحفوظات في كثير من الجهات الحكومية والمنشآت الخاصة.. ومن هذه الطرق مايلي: 1 جغرافي . 2 موضوعي. 3 زمني. 4 اسمي...الخ. 1 التصنيف الجغرافي: ويقصد بها تصنيف الوثائق بحسب الجهة الواردة منها الوثيقة أي «مكان صدورها» سواء كانت منطقة أو محافظة أو دولة ، فتصنف حسب المنطقة الجغرافية لها بغض النظر عن اختلاف الموضوعات ، وواحدية المنطقة أو البلد فإذا كانت واردة مثلاً من أمانة العاصمة فيتم تصنيف الوثائق التي جاءت منها، مثل مكتب التربية بالأمانة مكتب الصحة، المالية بالأمانة .. تحفظ في ملف واحد خاص يسمى باسم الأمانة ويمكن أن يقسم إلى أقسام في حدود المنطقة الجغرافية نفسها. 2 التصنيف الموضوعي: ويقصد بها تصنيف الوثائق حسب الموضوع الذي تتحدث عنه الوثيقة.. مثل التعليم ، الصحة، حتى وان كانت من مناطق جغرافية مختلفة. 3 التصنيف الزمني: وهي عملية تصنيف الوثائق المراد حفظها بحسب التاريخ الذي وصلت فيه المذكرة إلى الوحدة الإدارية بحيث يعمل لكل شهر ملف، أو لكل عام تحفظ فيه جميع المراسلات التي وصلت فيه، أو العهد أو الزمن الذي تنتمي إليه هذه الوثائق إذا كانت قديمة دون الأخذ بالاعتبار مكان صدورها وموضوعاتها. 4 التصنيف الاسمي: وهو تصنيف الوثائق والملفات، حسب الاسم الذي تحمله مثل: أ/ أسماء الموظفين عند حفظ ملفاتهم الوظيفية في الارشيف الوظيفي أو مايسمى «السجلات» بحيث يكون لكل موظف ملف باسمه يحتوي على جميع الوثائق الخاصة بتعيينه وترقياته .. ب/ أسماء الجهات التي تتعامل مع الوحدة الإدارية مثل وزارة الكهرباء ووزارة الخارجية.. بحيث يحمل الملف اسم الجهة الواردة منها الوثائق المحفوظة. 2 الترتيب أو الترميز: ويقصد بها وضع رموز إما بالارقام الحسابية أو بالحروف الأبجدية أو الاثنين معاً لأسماء الملفات أو المواضيع المحفوظة في الملف.. ويوجد عدد من الطرق تستخدم في ترميز وترقيم الملفات أو المحفوظات.. وهي 24: 1 الطريقة الرقمية المركبة. 2 الطريقة الهجائية المركبة 3 الطريقة الهجائية الرقمية «المزدوجة». 4 الطريقة العشرية. أولاً الطريقة الرقمية المركبة: ويستخدم فيها الاعداد الحسابية المعروفة متسلسلة والتي تبدأ من 1234..الخ. وسميت مركبة لأن رقم الملف يتكون من ثلاثة رموز 2/1/1 بحيث يشير الرقم الأول للإدارة العامة، والرقم الثاني للإدارة الفرعية، والرقم الثالث للأقسام المتفرعة من الإدارة ويتم الترميز بهذه الطريقة كما هو موضح أدناه: المرحلة الثالثة: اعداد الفهارس والأدلة: ويقصد بالفهرسة أنها: «اعداد كشوفات بأسماء وعناوين الأشياء المراد حفظها بعد ترتيبها على أساس معين يكفل استخراج أي ملف من الملفات بأقل وفي أقصر وقت ممكن»25 أما الفهرس أو الدليل : فهو كشف يضم أسماء الملفات ورقمها «الرمز» على أن يكون مرتباً بطريقة سليمة بحسب التسلسل الإداري للوحدة الإدارية ويسمى دليل بأسماء الملفات ورموزها، وبحيث يأخذ كل ملف أو الموضوع رمزاً يحدد مكانه في الرفوف أو الدواليب على أن يتم تثبيت الدليل بجانب الملفات لكل رف على حدة أوأن تجمع كافة الأدلة ويعد لها فهرس شامل لجميع الملفات المحفوظة بحسب الشكل رقم «4»: وتوجد أنواع للفهارس .. وهو ما يسمى بفهرس السجل، وهو من الفهارس الأكثر انتشاراً في الدول العربية واليمن نظراً لسهولة استخدامه وأقدمية استعماله أو فهرس البطاقات..الخ. ونحن وإن كنا قد تطرقنا فيما سبق إلى الطرق التقليدية المستخدمة في الحفظ والأرشفة فإن الضرورة تقتضي أن نستعرض أهم الطرق الحديثة، وفقاً لأساليب التكنولوجيا الحديثة بصورة موجزة كما يلي: ثانياً: الطرق الحديثة: 1 المصغرات الفيلمية «المايكرو فيلم والمايكروفيش» أو عن طريق «الاسكانر» والتي سبق شرحها في الفصول السابقة أوالأرشفة الآلية: بواسطة الدسكات «فلوبي سيدي» أو بالأصح الأقراص المضغوطة أو الفلاشات. أساليب تنظيم «الارشيف الجاري» في الوحدة الإدارية 1 تصنف الوثائق الحكومية للهيكل التنظيمي للدوائر الحكومية والتقسيمات الإدارية التابعة لها والجهات التي تتعامل معها وطبيعة المهام التي تقوم بها وهي المرحلة الأولى من عملية تنظيم الوثائق 2 تصنيف الوثائق بطريقة متسلسلة حسب التسلسل الإداري للوحدة الإدارية بداية من السلطات العليا وما يتبعها من أجهزة ومؤسسات ومن ثم الأدنى وصولآً إلى الإدارات «الفروع» والأقسام. 3 يمكن التعبير عن الملفات الاجرائية برؤوس المواضيع التي تتحدث عنها الوثائق مثل: القرارات، الاتفاقيات، محاضر الاجتماعات، وهكذا لبقية الملفات التي لا تنتمي إلى أي قطاع أو إدارة أو قسم فيتم حفظها بالطريقة الموضوعية نظراً لتعدد مصادر الجهات الواردة منها بحيث تصبح موضوعات عامة. 4 تصنف وثائق الجهات التي تتعامل معها الوحدة الإدارية بحسب أسماء تلك الجهات «الطريقة الإسمية» ويتم ترميزها بحسب الترميز الساري للوثائق المحفوظة في الارشيف. 5 بالنسبة لأرشفة صور المذكرات الصادرة فإنها تحفظ بحسب رقمها في «سجل الصادر العام» وترتب بحسب الرقم والتاريخ. 6 يتم وضع ترقيم موحد بواسطة الحاسب الآلي لجميع الملفات وإلصاق تلك الأرقام بالملفات مما يظهر الارشيف بصورة منظمة ومنسقة، وجميلة وتفادي كتابة اسم كل ملف من الخارج مما يفقد الوثائق سريتها وظهورها بمظهر غير حضاري نظراً لاختلاف الخطوط وإيجاد نمط موحد ومنسق للملفات كما هو موضح في الصورة أدناه: 7 طي الأوراق المراد حفظها من الوسط قبل تخريمها، ووضع الأوراق عند علامة المنتصف للخرامة، وتخريمها حتى تظهر الأوراق بشكل واحد ومنسق وعدم وجود أوراق زائدة عن بعضها البعض. 8 اذا كانت الأوراق مدبسة من الجهة اليمنى ينزع الدبوس وتدبس مرة ثانية من الجهة اليسرى حتى يتسنى سهولة تقليب الأوراق بسرعة نظراً لأن التدبيس في نفس الجهة التي يوجد بها التخريم. 9 بعد اتمام عملية تنظيم الوثائق وحفظها يجب على موظف الأرشيف أن يكون لديه معلومات كافية بمحتويات كل ملف من خلال أعمال الحصر لكافة الوثائق بعد ترتيبها من القديم إلى الحديث بسحب التاريخ وإعداد قوائم حصر تفصيلية بمحتويات الملفات يسجل فيها كافة الوثائق المحفوظة في الملف وترقيمها بالقلم الرصاص في الجهة اليسرى للمذكرة ويكتب رقم المذكرة بحسب رقمها المسلسل في قائمة الحصر ويكتب أمامه بيانات المذكرة وتاريخها كما هو موضح في الشكل (7) التالي: 10 يتم إعداد فهرس «المرشد» يشمل كافة الأدلة المثبتة بجانب كل مجموعة ارشيفية بحيث يكون هذا الفهرس شاملاً يحدد مكان ورمز كافة الوثائق المحفوظة. 11 بالنسبة للوثائق القديمة تقسم بحسب الفترات الزمنية عند اعداد الفهارس للمجموعات الارشيفية على سبيل المثال : وثائق فترة مابعد قيام الثورة أو وثائق ماقبل قيام الوحدة، يمكن تقسيمها بحسب التاريخ من عام ... إلى عام.... 12 في نهاية كل عام يجب على موظف الأرشيف أن يعد قوائم حصر بالمحفوظات الجارية التي انتهى العمل بها ولا تستدعي ظروف العمل بقاءها نظراً لقلة قيمتها الإدارية ولا يتم الرجوع اليها إلاّ في حالات نادرة أو عارضة وترحيلها إلى «الارشيف المركزي» للوحدة الإدارية. 13 الوثائق الآنية مثل الدعوات والتهاني والأوراق الروتينية لا تحفظ. بعد تلك الإطلالة على طرق وأساليب الحفظ والأرشفة والطرق التقليدية والحديثة نجد ان عملية الحفظ والتوثيق عملية مهمة في الدوائر الحكومية لأنها أساس العمل الإداري الحديث، وإحدى مرتكزاته الرئيسية وأسلوب من أساليب الإدارة الحديثة، كما انها عملية لا يستغني عنها الفرد في عمله أو حتى في حياته العامة عند توثيق أوراقه الشخصية أو كتبه. فإذا أخدنا إدارة العامة للسكرتارية فإننا سنرمز لها بالرمز (1) ويتبعها الإدارات التالية: 1 إدارة الصادر والوارد. 2 ادارة الأرشفة والتوثيق. 3 إدارة الطباعة والتصوير. فإذا أخذنا ردارة الصادر والوارد، ويرمز إليها (1/1) والتي تنقسم إلى الأقسام التالية: 1 قسم الصادر. 2 قسم الوارد. 3 قسم المتابعة. فيرمز لقسم الوارد بالرمز (2/1/1) وهكذا ترمز بقية الإدارات. 2 الطريقة الهجائية المركبة، بحيث يتم ترتيب الملفات، حسب الحروف الهجائية فيبدأ بحدف «أ» ثم «ب» ثم «ج»...الخ.. ويتكون الرمز من ثلاثة أحرف. 3 الطريق الهجائية الرقمية «المزدوجة» ويتم في هذه الطريقة الجمع بين الأرقام والحروف الهجائية على نحو الطريقة التالية ج/ب/ 1،ج/ب/2 . 4 الطريقة العشرية : أو مايسمى بطريقة «ديوي» وذلك نسبة إلى من استحدثها وهو «ميلفيل «ديوي» وتبدأ الطريقة العشرية من الرقم (100) وتنتهي عند الرقم (999) بحيث ترقم على النحو التالي: الإدارات الرئيسية بالمئات. الإدارات الفرعية بالعشرات. الإدارات المتفرعة بالآحاد. يبدو أن الطريقة الرقمية المركبة هي الأكثر استخداماً في اليمن في عملية تصنيف الوثائق نظراً لتميزها بالمزايا التالية: 1 قابلية التوسع ومرونتها في استيعاب أي استحداثات جديدة. 2 سرعة الوصول إلى الوثائق نظراً لتمييزها الدقيق للأشياء المحفوظة. 3 توفير مساحات كبيرة أكثر من الطرق الأخرى. وخلاصة القول: يتضح مما سبق انه عندما تكون لديك كمية من الأوراق بحاجة إلى حفظ فبعد ترتيبها وتصنيفها واختيار الترميز المناسب لها إما بالأرقام أو بالحروف يتم اعداد دليل بأسماء الملفات بحيث يكتب اسم الملف ورمز الملف بحسب الطريقة المستخدمة إما بالطريقة الرقمية المركبة بحيث يتكون من عدد من الرموز أو من رمز واحد، وأن توضع الأوراق بشكل متناسق وموحد ومن ثم اعداد قوائم حصر بمحتويات كل ملف على حدة وبذلك يسهل الرجوع إليها. 20 سالم عبود الألوسي ومحمد محبوب مالك، الارشيف تاريخه، أصنافه، إدارته، المجلس الدولي للوثائق 1985م ص57 21 عبد الغفور عبدالسلام، رشيد نمر عودة ، شحاته، إدارة المكاتب، دار يافا العلمية للنشر، عمان، الطبعة الأولى 2001م ص 54 . 22 قانون الوثائق رقم 21 لسنة 2002م ولائحته التنفيذية وزارة الشئون القانونية، مطابع التوجيه صنعاء مايو 2005م. 25 عبدالغفور عبدالسلام وآخرون «مرجع سابق ص73».
