ذكر /صالح عمر علي مشرف عام ومصنف أرشفة بدائرة السجلات والتوثيق بالإدارة العامة للشؤون الإدارية بجامعة عدن أن الدائرة تعكف حالياً لاستكمال الإجراءات والترتيبات اللازمة لجمع المعلومات الخاصة بوثائق أعضاء الهيئة التعليمية والموظفين بجامعة عدن بجميع كلياتها ومراكزها العلمية. وأشار مشرف ومصنف الأرشفة بالجامعة أن هذه الخطوات الهدف منها هو عملية توثيق كل ما يتعلق بمنتسبي جامعة عدن وأرشفته إلكترونياً.., موضحاً أن هذه الخطوة بالتعاون مع مركز الحاسب الآلي بالجامعة ستمكن من حفظ وتخزين كل المعلومات المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس والتدريس المساعدة والموظفين واسترجاعه عند الحاجة آلياً. وأعرب عن شكره لرئاسة جامعة عدن ممثلة بالدكتور/عبدالعزيز صالح بن حبتور رئيس الجامعة الذي يولي هذا الموضوع إهتماماً خاصاً لما له من أهمية كبيرة جداً في المجال ألتوثيقي, وتقديمه كافة التسهيلات اللازمة التي من شانها إنجاز هذا العمل المتميز, وحرصه على المحافظة تأريخ جامعة عدن. وأوضح أن التوثيق وحفظ المعلومات هو ذاكرة الشعوب وأن جامعة عدن غنية بتأريخها, وان اهتمام الجامعة بوثائق موظفيها وأرشفتها يعتبر الأسلوب الدقيق للإدارة العصرية لتقديمه للأجيال القادمة. ونوه بأن دائرة السجلات والتوثيق بالإدارة العامة للشؤون الإدارية بجامعة عدن لديها العديد من المهام الملقاة على عاتقها كإعداد الدليل العام الذي يحتوي على بيانات ومعلومات للموارد البشرية في الجامعة من موظفين وأعضاء هيئة تعليمية. وأضاف أن دائرة السجلات والتوثيق قامت خلال الأشهر القليلة الماضية بعملية الفرز وحصر الملفات الخاصة بالمتعاقدين والمنتدبين والبمتعثين و الموظفين وكذا ملفات الهيئة التعليمية وتصنيفها واستبدال الملفات المنتهية , بالإضافة إلى فرز وحصر ملفات ممن أحيلوا إلى التقاعد المنتهية خدمتهم , وكذا ملفات المنقولين من جامعة عدن وإليها , ذلك من خلال ترقيمها وفهرستها بسجلات خاصة بالديوان وبالكليات والمراكز العلمية كلٍ على حدة, وأيضاً حصر الملفات الشخصية للمتعاقدين والمنتدبين الأجانب الذين عملوا في جامعة عدن منذ تأسيسها للرجوع لها عند الحاجة. وأشار صالح عمر علي أن الدائرة تواجهها العديد من الصعوبات التي تعيق عملها التوثيقي والأرشيفي منها النقص في الكادر المؤهل في جانب التوثيق والأرشفة لإجراء هذه العمليات , وكذا احتياج الدائرة إلى أجهزة كمبيوتر إضافية لتستوعب كمية المعلومات والبيانات المراد تخزينها والتي تزداد يومياً ويصعب الاستغناء عنها, إلى جانب احتياجات الدائرة للمعدات المكتبية الضرورية من دواليب لحفظ الملفات لأن السعة الحالية لا تفي بالغرض نظراً لضيق المكان , وكذا وجهاز أسكانر لتصوير الوثائق وحفظها تصوير/ صقر العقربي
