للتوثيق أهمية قصوى سواءً في الجانب الإداري أو الشخصي، ويعتبره الخبير الإداري في مجال التوثيق والأرشفة حمود غبر العمود الفقري وقلب المؤسسات والمنشآت الإدارية، كما ينظر إليه بأنه من أساسيات الأمن القومي لما يمثله من تاريخ للبلد ومرافقها ومؤسساتها الحكومية والرسمية.. المزيد من المعلومات عن التوثيق وأهميته في اللقاء التالي: هلا أخبرتنا عن بداية التوثيق. البداية في التوثيق كان على الحجر وعلى ألواح من الطين وعلى شجرة البردي، وبعدها على ألواح الحيوان ومنها لوح الجمل، وكذلك على الكهوف وبعدها اخترعت الصين الورق، وكان حجم الورقة كبيراً جداً آنذاك وتحتاج كما يقول الخبراء إلى ناقلة كبيرة لحمله بحجم أو بلغة اليوم «قاطرة»، ويقول البعض إن الورق تطور في ألمانيا وتم تحويلها إلى ورق صغيرة ورقيقة ورواية أخرى تقول إن التوثيق بدأ في زمن هارون الرشيد وأنه تطور في العراق، ويقال إن الفراعنة كذلك ممن بدأوا به. لكن بظني أن البداية كانت في العراق ب«ألواح حمورابي» في العراق وكانت تلك الألواح من الطين، وهكذا استمرت عملية التوثيق إلى ما وصلنا إليه اليوم من تقنية، ثم اخترع المكيروفليم الذي يصور شريحة من سنتيمتر واحد وتصور فيها 36 صفحة من صحيفة «الجمهورية» وعيب الميكروفيلم أنه يحتاج إلى قارئ وبعد ذلك جاء الميكروفيش وهذا جهاز يتميز بقارئ ويصور بذاته ويقوم باسترجاع المعلومات الموثقة. ما هي الآليات المتبعة في عملية التوثيق والأرشفة؟ هنا لابد من وجود تنظيم فني للمحفوظات والتي تسير على خطوات متسلسلة أولها التصنيف ومن ثم الترميز وتلي ذلك الفهرسة، ثم الحفظ.. هذه أربع خطوات لأساس التوثيق، ونتمنى أن يكون هناك تكوين إداري مسئول أو مختص للإشراف والرقابة على مختلف وحدات الحفظ في الجهات الإدارية لتوحيد عملية الحفظ واسترجاع المعلومات بطريقة سلسلة وواضحة، وهنا قد تتخلل تلك الخطوات أعمال لابد القيام بها تختلف من جهة إلى أخرى. هذا يوصلنا إلى سؤال وهو ما أهمية التوثيق بالنسبة للمنشأة؟ يا عزيزي.. تعتبر المعلومة سلاحاً، فامتلاك المنشأة للمعلومة يعطيها معرفة عن قدراتها وإنتاجها، فاليوم التوثيق والمعلومة تعتبر من أساسيات الأمن القومي والكل يعلم كيف هو بالواقع وبماذا يتسلح أساساً والمعلومة اليوم تقوم وتحدد مبدأ السيطرة والهيمنة على مستوى الدول وليس على مستوى المنشآت فقط، فامتلاكك المعلومة يعني امتلاكاً للسيادة، وهنا للأسف جميع المسؤولين يستشعرون أهمية التوثيق عند طلبهم للمعلومة فقط، فكما قلت لك مسبقاً إن التوثيق يعتبر قلب المنشأة ليضخ المعلومات لها، ولابد أن يكون هناك تكوين إداري مختص بالتوثيق على أساس أن تكون هناك جهة مشرفة، كون هذا التكوين هو تاريخ المنشأة ولابد من الاهتمام به للرجوع إليه. كيف يتم الربط بين التوثيق اليدوي أو المكتبي «الأوراق» والتوثيق الإلكتروني؟ وما هو الأهم بالنسبة للمنشأة؟ التوثيق اليدوي لا يستطيع أحد أن يستغني عنه لأنه المصدر الأساسي للتوثيق الالكتروني وثانياً أنها تعتبر وثيقة رسمية «حجة» فمنها من تحمل التوقيع الحي أو الختم، والتوثيق الإلكتروني لايعتبر حجة إلا بظني في الأآونة الأخيرة ولابد أن يسير بعملية تنظيم معين فهناك الكم الهائل من المعلومات والبيانات ولكن نعود إليها بتأنٍ. البعض يقول بأن التوثيق هي عملية تصوير.. ما رأيك؟ هذا ليس بصحيح فالتصوير هو جزء من التوثيق وهو بالأصح يسمى تسجيل معلومة فقط، سواء كان في الفوتو أوبالقيديو ثم القيام بجمعها وتصنيفها ثم ترميزها، وبعدها القيام بفهرستها وبالأخير القيام بعملية الحفظ، والحفظ هو جانب فني بحت وله عدة خطوات كفرز المعلومة ومن بعدها الإتلاف ثم الترحيل، وهكذا وهنا تستمر هذه العلميات وهناك أنواع في هذا التوثيق وتختلف من منشأة إلى أخرى. كيف تقيم التوثيق في المؤسسات في اليمن؟ لا نستطيع أن نقول في اليمن فحسب بل في جميع الدول العربية، إنها تلقى إهمالاً واضحاً ولا تلقى اهتماماً في ذلك، لا يوجد اهتمام بهذا الجانب وهو يعتبر «التوثيق» كما يشبهه البعض بأنه العمود الفقري للمنشأة، والمقصود منه أن الإنسان إذا فقد عموده فقد الحركة وكذلك يشبهها البعض بأنها القلب كونه من يقوم بضخ المعلومات للمنشأة، لكن هنا للأسف لا يوجد اهتمام بهذه الإدارة مطلقاً، فالملاحظ قيام بعض المدراء بإرسال الموظفين غير المرغوبين بهم إلى قسم الأرشيف أو التوثيق، وهنا كل جهة من الجهات لديها كمية كبيرة من الوثائق بمختلف أنواعها وأشكالها ولكن للأسف لا توجد الطريقة الصحيحة لاسترجاع تلك البيانات أو المعلومات، وهناك المركز الوطني للتوثيق لا يقوم بأعماله كما ينبغي فهو الجهة الحكومية التي لابد أن تقوم بالتوثيق الصحيح ولكل شيء سواءً للقطاع العام أو الخاص فيقوم بتوثيق كل شيء يحصل في البلد. هل ممكن أن يمارس الفرد عمل توثيقي في حياته؟ نعم بالفعل، يستخدم التوثيق على مستوى الفرد والأسرة وعلى مستوى الجماعة والمنشأة فالتوثيق هام لكل شيء في هذه الحياة فإذا كان يمثل شيئاً فهو يمثل تاريخاً!! فالعظماء والمفكرون نعرف سيرهم عن طريق توثيقهم وتسجيلهم للأحداث والمواقف والأعمال التي قاموا بها، لتظل لهم ذكرى بل وقد تكون لهم دروس يتعلمون منها بين الحين والآخر وكذلك مما نسمع أن هناك دفتر مذكرات نجم ما أو شخص ما وهذا يعتبر من التوثيق كونه يحوي كل شيء عن ذاته من الأشياء المفرحة والمحزنة له وهكذا، واليوم نواجه في بلدنا الكثير من الصعوبات لمعرفة بيانات بسيطة عن شخصية معينة وهذه الشخصية بذاتها لا تعرف كذلك وأبرزها تاريخ الميلاد عندنا يمر بهوشلية دون معرفة الشيء الصحيح وهذا عيب بالتوثيق، والسير الذاتية كذلك لا ننتبه لها ولأهميتها إلا عند الحاجة فنقوم بعمل سيرة (من الحاصل) كما يقولون ولو أننا نحتفظ بما قمنا به لكان هناك شيء مريح ومفيد ويأتي بتسلسل متبع وفق التوثيق الذي نحتفظ به. رسالة تود أن توجهها إلى الشركات والمؤسسات القائمة؟ والله رسالتي لهم نريد تفعيل هذا الجانب عن طريق الاهتمام بالعنصر البشري في مجال التوثيق بالتأهيل العلمي والتدريب العملي ليمتلك المقدرة على إتقان عمله ويصل بذلك إلى الخبرة وكذلك العمل على التكوين الإداري الصحيح لهذا المجال وكل بحسب جهته.. ورسالة أتوجه بها كذلك إلى كل الجهات بأن تتخلى عن طريقة استرجاع المعلومة بطريقة عشوائية وغير منظمة والتي تنفق عليها أموال كثيرة وجهد جبار كذلك وأن يلجأوا إلى عملية التنظيم الفني للتوثيق ليكفل لهم عملاً متقناً وتوفر إنفاق أموال طائلة، وبهذا إذا تم توثيق المعلومة وفق المراحل والخطط المطلوبة السالفة الذكر سيكون هناك سلاسة في الاسترجاع ومعرفة المطلوب، والأرشيف يمثل بالمجتمع الذي يولد ولا يموت، وهنا لابد أن تكون هناك وثائق لها أعمار محددة.
