قرار رقم 1 للعولقي بإيقاف فروع مصلحة الأراضي (وثيقة)    الحذر من استغلال العليمي مبررات (إصلاح الخدمات) في ضرب خصومه وأبرزهم الانتقالي    أعنف هجوم إسرائيلي على اليمن يدمر ميناء الحديدة    بعد فشل إطلاقه.. صاروخ حوثي يسقط بالقرب من مناطق سكنية في إب    "مسام" ينتزع أكثر من 1800 لغم حوثي خلال أسبوع    وسائل اعلام اسرائيلية: هجوم اسرائيلي أمريكي شاركت فيه عشرات المقاتلات ضد اهداف في اليمن    ثلاثة مكاسب حققها الانتقالي للجنوب    شركة النفط توضح حول تفعيل خطة الطوارئ وطريقة توزيع البنزين    عشرات الغارات استهدفت ثلاث محافظات    وقفة نسائية في حجة بذكرى الصرخة    برعاية من الشيخ راجح باكريت .. مهرجان حات السنوي للمحالبة ينطلق في نسخته السادسة    رسالة من الظلام إلى رئيس الوزراء الجديد    الثقافة توقع اتفاقية تنفيذ مشروع ترميم مباني أثرية ومعالم تاريخية بصنعاء    تواصل اللقاءات القبلية لإعلان النفير العام لمواجهة العدوان الامريكي    سوريا .. انفجار الوضع في السويداء بعد دخول اتفاق تهدئة حيز التنفيذ    من أسبرطة إلى صنعاء: درس لم نتعلمه بعد    وزير الصحة يدشن حملات الرش والتوعية لمكافحة حمى الضنك في عدن    الخليفي والمنتصر يباركان للفريق الكروي الأول تحقيق كأس 4 مايو    الرهوي يناقش مع الوزير المحاقري إنشاء منصة للأسر المنتجة    بمتابعة من الزبيدي.. إضافة 120 ميجا لمحطة الطاقة الشمسية بعدن    الزعوري يبحث مع الأمم المتحدة تعزيز حماية وتمكين المرأة في اليمن    الكثيري يبحث مع فريدريش إيبرت فتح آفاق دعم دولي للجنوب    وزارة الشباب والرياضة تكرم موظفي الديوان العام ومكتب عدن بمناسبة عيد العمال    إلى رئيس الوزراء الجديد    عطوان ..لماذا سيدخل الصّاروخ اليمني التّاريخ من أوسعِ أبوابه    مليون لكل لاعب.. مكافأة "خيالية" للأهلي السعودي بعد الفوز بأبطال آسيا    أرواحهم في رقبة رشاد العليمي.. وفاة رجل وزوجته في سيارتهما اختناقا هربا من الحر    تفاصيل جديدة لمقتل شاب دافع عن أرضه بالحسوة برصاص من داخل مسجد    بيع شهادات في جامعة عدن: الفاسد يُكافأ بمنصب رفيع (وثيقة)    من أين تأتي قوة الحوثيين؟    رسميًا.. بايرن ميونخ بطلًا للبوندسليجا    تشيلسي يضرب ليفربول ويتمسك بأمل الأبطال    تدشين برنامج ترسيخ قيم النزاهة لطلاب الدورات الصيفية بمديرية الوحدة بأمانة العاصمة    بدء تنفيذ قرار فرض حظر على الملاحة الجوية لمطارات الكيان    نائب رئيس مجلس القيادة الرئاسي الدكتور عبدالله العليمي يعزي في استشهاد عمر عبده فرحان    وسائل إعلام غربية: صدمة في إسرائيل..الصاروخ اليمني يحرق مطار بن غوريون    يادوب مرت علي 24 ساعة"... لكن بلا كهرباء!    وزير الصحة ومنظمات دولية يتفقدون مستشفى إسناد للطب النفسي    صرخةُ البراءة.. المسار والمسير    قدسية نصوص الشريعة    الاجتماع ال 19 للجمعية العامة يستعرض انجازات العام 2024م ومسيرة العطاء والتطور النوعي للشركة: «يمن موبايل» تحافظ على مركزها المالي وتوزع أعلى الارباح على المساهمين بنسبة 40 بالمائة    متى نعثر على وطن لا نحلم بمغادرته؟    ملفات على طاولة بن بريك.. "الاقتصاد والخدمات واستعادة الدولة" هل يخترق جدار الأزمات؟    المصلحة الحقيقية    أول النصر صرخة    أمريكا بين صناعة الأساطير في هوليود وواقع الهشاشة    مرض الفشل الكلوي (3)    التحذير من شراء الأراضي الواقعة ضمن حمى المواقع الأثرية    وسط إغلاق شامل للمحطات.. الحوثيون يفرضون تقنينًا جديدًا للوقود    إلى متى سيظل العبر طريق الموت ؟!!    قيادي حوثي يفتتح صيدلية خاصة داخل حرم مستشفى العدين بإب    ريال مدريد يحقق فوزًا ثمينًا على سيلتا فيغو    أطباء تعز يسرقون "كُعال" مرضاهم (وثيقة)    الأهلي السعودي يتوج بطلاً لكأس النخبة الآسيوية الأولى    المعهد الثقافي الفرنسي في القاهرة حاضنة للإبداع    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    مقاومة الحوثي انتصار للحق و الحرية    القاعدة الأساسية للأكل الصحي    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مهارات وسلوكيات هامة للسكرتير الناجح
عبد الخالق علي حجيرة نشر في الجمهورية يوم 09 - 02 - 2013

ما نتفق عليه جميعاً هو أن مركز السكرتير حساس جداً كونه واجهة للمكتب أو القسم أو المؤسسة أمام الآخرين.. والطريقة التي يتفاعل ويتعامل ويتخاطب بها مع الآخرين (زملاء أو عملاء) تؤثر كثيراً على انطباعهم عن المؤسسة ككل وعلى علاقتهم بها وتعاملهم معها ولا أبالغ بقولي أنها أيضا تؤثر على علاقة المدير بالغير عموماً.. لذا ينبغي أن يكون تفاعل السكرتير مع الآخرين إيجابياً مبنياً على أسس قوية هادفة لتقوية تلك العلاقات والانطباعات.. وأذكر هنا البعض من أساسيات التفاعل البناء والإيجابي:
الاستيضاح والتأكيد
عند تلقي طلب أو معلومات أو تعليمات عليك التأكد من فهمك لها بالكامل، وإلا فعليك الاستيضاح ويكون الاستيضاح بطرح أسئلة عن: ماذا، من، أين، متى، كيف.
مثال على ذلك: اتصل شخص من خارج المؤسسة يريد المدير والمدير غير موجود حاليا. طلب منك الشخص أن تبلغ المدير رسالة للاتصال به عند عودته.. فمن الأسئلة التي يمكنك طرحها على المتصل كي تعطي المدير رسالة وافية:
اسم المتصل بالكامل رقم هاتفه، الجهة التي يتصل منها منصبه فيها، الغرض من الاتصال - ساعة الاتصال.. أما التأكيد فيكون بإعادة كلام أو طلب الطرف الآخر بالشكل الذي فهمته أنت.
مثال على ذلك: طلب منك المدير الاتصال بعدة وكالات تأمين لمعرفة تكلفة التأمين الشامل على سيارات المؤسسة.
أنت: يعني اتصل بثلاث أو أربع وكالات وأعطهم قائمة بسيارات المؤسسة واطلب منهم عرض سعر للتأمين عليها؟
المدير: لا، لا تعطهم قائمة بالسيارات، فقط اطلب منهم النسبة المئوية للتأمين التي على أساسها يحسبون أقساط التأمين.
الإصغاء الفعال و الإيجابي
وهو أن تولي الشخص المتحدث اهتمامك الكامل وليس مجرد أذنيك فقط، ويشعر الشخص الآخر بأنك مصغ إلى حديثه من نظرات عينيك وتعبيرات وجهك ومن الحركات والهمهمات التي تصدرها من وقت لآخر لتدل على متابعتك الحديث وفهمك له. كما أنك عندما تطلب منه تكرار كلمة أو عبارة لم تسمعها جيدا أو عندما تطلب توضيحا أو تأكيدا فكل ذلك يدل على إصغائك الجيد.. واحذر من الانشغال بالجوال أو الأدوات المكتبية و شيء آخر أثناء الحديث.
ويساعد الإصغاء الفعال على فهم الموضوع بسرعة ودقة، كما يوطد العلاقة مع المتكلم ويعطيه انطباعا جيدا.. إضافة إلى أن الإصغاء الجيد عنصر أساس في حل الكثير من المشكلات التي تتعقد بسبب عدم الإصغاء أو الإصغاء السلبي.
ومن معوقات الإصغاء الفعال أن تكون مشغول البال بأمر آخر فلا تستطيع استيعاب ما يقوله المتحدث ، أو أن تكون قد بدأت تفكر بالإجابة أو التعليق أو الاعتراض على كلمات الشخص الآخر وهو لم يكمل حديثه بعد .. ولكسب مهارة الإصغاء الايجابي فإن عليك ممارستها بضبط نفس وقوة إرادة المرة تلو المرة حتى تصبح تلقائية وطبيعية لديك.
التلخيص:
يستخدم التلخيص في نهاية حديث هام يترتب عليه اتخاذ قرار أو القيام بمهمات معينه، لتأكيد ما اتفق عليه الطرفان وكدفاع نهائي ضد سوء الفهم.
والتلخيص شبيه بالتأكيد إلا أنه يأتي في نهاية الحديث ويشمل كافة جوانبه الهامة والأمور المتفق عليها.. فالحديث قد يشمل عوامل الإصغاء الجيد وعدة استيضاحات وتأكيدات، ثم في النهاية تلخيصا يشمل كل النقاط المهمة.. قد يكون التلخيص بهذا الشكل:
“حسناً، سوف أتصل غدا صباحا بثلاث وكالات تأمين وأطلب من كل منهم إعطائي فكرة عن النسبة المئوية التي يعتمدونها لحساب قسط التأمين الشامل على السيارات، وأعطيك المعلومات قبل الظهر”.
التوضيح والتأكيد
بالمقابل، فإنك عندما تعطي معلومات لشخص آخر أو تطلب منه طلبا ما، فعليك أن تقوم بعملية التوضيح تلقائيا حتى لو لم يستفسر هو منك. ضع نفسك مكانه وحاول أن تتخيل الأسئلة والاستيضاحات التي كنت ستطرحها.
مثال على ذلك: بدل أن تقول للمدير، أو تترك له مذكرة تقول:
(اتصل بك فلان ويريد أن تتصل به).. يكون من الأوفى والأكمل أن تقول: (اتصل بك فلان من الجهة الفلانية الساعة كذا بخصوص كذا).. وفي النهاية تأكد من فهم الطرف الآخر لطلبك إما بسؤاله أو بأن تطلب منه تلخيصا لما جرى بينكما من حديث.
التحكم بالمشاعر الشخصية
السكرتير إنسان كسائر البشر.. له أيام فرحه وأوقات انزعاجه وحزنه وانقباضه وتوتر أعصابه.. حاول أن يكون تعاملك مع الناس وطريقة حديثك وسلوكياتك إيجابية وثابتة مهما كانت العوامل النفسية التي تعتلج بداخلك.. عود نفسك على ضبط النفس والتحكم بالمشاعر قدر الإمكان.. وإذا كان الأمر أكبر من أن تتحكم فيه أو تخفيه فربما يكون من الأفضل الابتعاد عن المكتب لبعض الوقت أو اخذ إجازة (بالتفاهم مع المدير طبعاْ).
المبادرة
أخذ زمام المبادرة من الأمور التي تميز السكرتير والموظف الناجح.. والمبادرة معناها أن لا تنتظر حتى يطلب منك عمل أو معلومات ما.. هناك أمور وظروف تدل على ما ينبغي عمله، فلماذا تنتظر حتى تتلقى الأوامر أو الطلبات من الغير؟
مثال على ذلك، بعد أسبوع يحل شهر رمضان أو أحد الأعياد أو العطل الرسمية..
ومن مسئوليات قسمك أو مديرك تحضير إعلان عن مواعيد العمل أو أيام العطل.. لو رجعت إلى ملفات سابقة فإنك حتما ستجد نسخة من إعلان مماثل سبق إعداده وتوزيعه.. قم بإعداد إعلان جديد على نفس الوتيرة ثم قدمه للمدير للموافقة عليه والتوقيع.. وكذلك بعض المراسلات الواردة التي يتكرر موضوعها من وقت لآخر فبإمكانك إعداد الرد المعتاد مع إضافة التغييرات والإضافات اللازمة الخاصة بالموضوع وعرض الرسالة الواردة مع الرد المقترح من قبلك على المدير للموافقة والتوقيع أو التعديل والتوقيع.. وبالطبع فإنك عندما تشرع في ممارسة المبادرة لابد أنك ستجد أعمالا كثيرة تنتظر مبادرتك المتحمسة.
الابتكار وتحسين طرق العمل:
الكثيرون يتقبلون الأمور كما هي ويظلون يعملون بنفس الطريقة وعلى نفس الوتيرة التي تعلموها في البداية أو توارثوها ممن قبلهم.. والمميزون فقط هم الذين يحاولون دائما إيجاد سبل أفضل.. فالابتكار يحتاج إلى الاطلاع الواسع والتساؤل وعدم الاقتناع بالحاضر.
اقرأ، اسأل، اطلع عبر وسائل الإعلام المختلفة أو بزيارة مؤسسات أخرى حديثة، هل السبل والوسائل التي تستخدمها في مؤسستكم هي الأنسب في الوقت الحاضر؟ ما البدائل وما مزاياها وكيف يمكنك الاستفادة منها؟ قم بعمل دراسات مبسطة عملية.. التكاليف، الوقت، الجودة، الفعالية.
ولا تقترب من المدير باقتراح للتطوير أو التغيير إلا بعد أن تجهز “الطبخة” قدر المستطاع، فالأفكار والاقتراحات النصف مطبوخة من ألد أعداء المدير المشغول.. فهو قد يرى أن هناك مجالا للتطوير، لكنه لا يستطيع اتخاذ قرار لنقص المعلومات لديه، ولعدم توفر الوقت حاليا للحصول على تلك المعلومات.. فإما أن يطلب منك استكمال المعلومات أو يعلق الموضوع إلى أجل غير مسمى.
العناية بالمظهر الشخصي
(المرء يساوي ما يظهر عليه) هكذا الانطباع العصري السائد الذي يأخذه الغير عنك لأول وهلة وقد يؤثر إيجابيا أو سلبيا على تعاملك وتفاعلك معهم مستقبلاً.
لذا كان من المهم جداً أن تعتني دائما بالملابس التي ترتديها ونظافتك الشخصية ومظهرك إجمالاً (الشعر، الأظافر، تلميع الحذاء... الخ).
كما أن مظهر مكتبك من حيث الذوق في التأثيث والنظافة والترتيب واللمسات الشخصية الجمالية يؤثر على انطباع الغير عن شخصيتك وعلى نوعية تفاعله معك.. وبالتأكيد أن كل ذلك يؤثر بعمق على قولبة الغير لشخصيتك ومؤسستك ورئيسك المباشر أيضاً.
*مؤلف كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية
[email protected]

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.