وجه الدكتور/عبدالعزيز صالح بن حبتور رئيس جامعة عدن الأمانة العامة للجامعة، والإدارة العامة للشئون التعليمية، والإدارة العامة للشئون الإدارية، والجهات المختصة بالجامعة، سرعة إعداد مشروع شامل وجديد لنظام توثيقي حديث للأرشفة والحفظ والاسترجاع للوثائق الورقية والالكترونية لأعضاء الهيئة التعليمية والموظفين بجامعة عدن، بآلية تراكمية مستمرة للبيانات لكل منتسبي الجامعة. وحث الأخ/رئيس جامعة عدن خلال نزوله الميداني المباشر اليوم الاثنين (10 فبراير 2014م)، إلى مكاتب الشئون التعليمية والإدارية والأرشيف والوثائق، على ابتكار أساليب جديدة للاتصال والتواصل بعمداء الكليات ومدراء المراكز ومدراء العموم عبر القنوات التقليدية، وكذا بواسطة وسائل الاتصال الالكتروني بشبكة الانترنت، لإيصال البيانات المستجدة عن منتسبي الجامعة والدراسات والبحوث والمشاركات العملية لأعضاء هيئة التدريس إلى أوعية الحفظ والأرشفة والاسترجاع بالجامعة بما يوفر قاعدة بيانات تساعد على إعداد الخطط الأكاديمية والإدارية..للجامعة، وبناء الاستراتيجيات وتحديد الامكانيات ومعرفة القدرات والاحتياجات وإعداد الدراسات والاستبيانات..إلخ، ناهيك عن حفظ حقوق واستحقاقات منتسبي الجامعة من الأساتذة والموظفين. ودعا الدكتور/عبدالعزيز صالح بن حبتور خلال لقاءه بالامن العام المساعد للجامعة وبمدراء الشئون التعليمية والإدارية، والأرشيف، وبالموظفين والعاملين بتلكم الإدارات..، إلى بذل المزيد من الجهد والاستفادة من التقنيات الحديثة في تطوير عملهم وأداءهم..، منوهاً أن مجلس جامعة عدن سيناقش خلال إجتماعه المقبل الصعوبات التي تواجه عملية الانسيابية البيانات عن أساتذة ومنتسبي الجامعة من الكليات إلى الجهات المعنية بالتوثيق والأرشفة بالجامعة، وإتخاذ الاجراءات المناسبة إزاءها. رافق الأخ/رئيس جامعة عدن الدكتور/ياسر محمد باسردة الأمين العام المساعد لجامعة عدن، والأستاذ/وجدي الجنيدي مدير عام الشئون التعليمية، والأستا/أحمد عبدالله مدير عام الشئون الإدارية، وعدد من المسئولين بالشئون الادارية والتوثيق والأرشفة بالجامعة. الجدير بالذكر أن الأرشيف والتوثيق يعد تراثا للأمة وذاكرتها الحاضرة والباقية للأجيال القادمة التي لا تستغني عنها، وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبرة للمستقبل. وقد أولت جامعة عدن اهتماما كبيرة لعملية الأرشيف والتوثيق، فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة خلال السنوات الخمس الأخيرة، فبدأت بجمع شعت الوثائق الخاصة بها وأسست إدارة خاصة بها (إدارة ذاكرة الجامعة)، كما عملت على تطوير إدارات التوثيق والأرشفة وأدخلت تقنيات الحاسوب إليها، برئاسة الجامعة وكلياتها ال 21، واستطاعت مؤخراً من إصدار الجزء الأول من سلسلة كتب عن تاريخ جامعة عدن، ناهيك عن إصدار أدلة تعريفية لكل كلياتها كل كلية على حدة. وحالياً تسير جامعة عدن حثيثا على طريق تحويل محتويات أرشيفها الورقي والمصور إلى نظام الحفظ الالكتروني..، حيث قطعت شوطا طويلا في هذا الاتجاه..، مستفيدة من الأساليب الجديدة المختلفة عن الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الكمبيوتر - الذاكرة الرقمية - لمواكبة تطور ميكنة الحفظ وسعة الذاكرة الرقمية وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات والوثائق والمستندات، سعيا لتحقيق التكامل الرقمين والحفظ الطويل والاسترجاع السريع. ويُعرف الأرشيف بأنه "ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية أو قانونية أو اجتماعية و أودع في إحدى الإدارات أو المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية, حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين". وتنقسم الوثائق إلى ثلاثة أقسام اعتماداً على درجة نشاطها واستخدامهما المراحل الزمنية التي تمر بها وهذه الأقسام هي: 1) الوثائق النشطة: وهي الوثائق التي تستخدم بشكل متكرر في العمل اليومي لجامعة عدن أو بين الحين والآخر وتمتد الفترة الزمنية للوثيقة حسب أهميتها فتكون الوثيقة نشطة منذ أن أوجدت والى أن تحفظ للاستخدام الآني وعادة ما يمتد نشاط الوثيقة من عام إلى خمسة أعوام وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في مكان قريب من الكلية أو الإدارة أو من رئاسة جامعة عدن..إلخ، والتي أنتجتها لتسهيل الوصول إليها ومن ثم تنتقل بعدها إلى المرحلة التالية حيث يكون الرجوع إليها متى دعت الحاجة إلى ذلك. 2) الوثائق غير النشطة: وهي المرحلة التي تنتقل فيها الوثيقة من مرحلة الاستعمال أو الرجوع المتكرر إلى المرحلة التي يكون فيها الرجوع إلى هذه الوثيقة قليل وبشكل متباعد وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في أرشيف خاص داخل جامعة عدن بشكل مرتب وبنظام معين يسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة إلى ذلك. 3) الوثائق التاريخية: وهي المرحلة الثالثة والأخيرة للوثيقة وتعتبر الوثيقة "وثيقة تاريخية" متى ما كانت تحوي على أهمية تاريخية أو سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو علمية بحيث يمكن الاستفادة منها عند الرجوع إليها بعد فترة طويلة من الزمن وعادة يتم فرز وتقييم الوثائق بعد مرحلتها غير النشطة لتتحول إلى وثيقة تاريخية أو تعدم بعد انتهاء أهميتها لجامعة عدن التي أنتجتها وللمجتمع. ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدد الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق. فعلى سبيل المثال فإن وثيقة طلب خدمة من إدارة أو كلية معينة بجامعة عدن تحفظ مدة محددة في الإدارة أو الكلية أو المركز العلمي المختص بالجامعة ومن ثم في أرشيف ديوان جامعة عدن العام, وإذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أم إلكترونية و الفرق هو أن الوثيقة الإلكترونية تحفظ في ذاكرة رقمية ولا تلمس وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ إلى آخر ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بُعد, أما الوثيقة الورقية فإنها تنقل ماديا من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة. ويمكننا أن نفترض ان عملية التوثيق والأرشفة بجامعة عدن تستند إلى: 1- تطوير وسائل الحفظ الورقي للوثائق إلى التصوير الضوئي والحفظ الرقمي. 2- اختصار خطوات الحفظ الورقي بالانتقال مباشرة إلى الالكتروني إلى خطوات آلية اكثر سرعة واقل جهداً وكلفةً. 3- التحسين النوعي في عملية تصوير الوثائق وتنقية الصور وإمكانية التحكم الضوئي في صورة الوثيقة. 4- سهولة ترتيب وحفظ واسترجاع صور الوثائق الإلكترونية مقارنة بالورقية. 5- إمكانية الاحتفاظ بأكثر من نسخة من صور هذه الوثائق احتياطا لأي طارئ، في ديوان رئاسة جامعة عدن، وفي إدارة ذاكرة الجامعة، وفي كل كلية على حدة، وفي المركز الوطني للتوثيق، وفي مكتبة باذيب بعدن. 6- تقليل مساحة الحفظ التي تشغلها هذه الوثائق على الشرائح والأسطوانات الرقمية مقارنة بالوثائق الورقية. 7- إمكانية استخدام وتبادل الوثيقة الإلكترونية عبر الشبكات الإلكترونية، بين جامعة عدن والجامعات التي ترتبط معها بعلاقات التعاون وتبادل المعلومات، وخاصة المعلومات الأكاديمية كالدارسات والأبحاث العلمية، كجامعة الملك سعود، وجامعة فهد للبترول، وجامعة رستوك الألمانية، وجامعة القاهرة، وجامعة سانت بطرسبورج والصداقة مع الشعوب الروسيتان..إلخ. 8- ربط أنظمة جامعة عدن الداخلية في شبكة أو نظام الكتروني موحد حتى يمكن من خلاله تقديم المعلومات للمستفيدين وللباحثين ولصناع القرار بجامعة عدن. 9- تطوير النظم الآلية للمعلومات بجامعة عدن لتشمل جميع خدماتها، العلمية والإدارية، ودرجات الطلاب ونتائج الامتحانات والاختبارات..إلخ. 10- إيجاد طرق مبتكرة يمكن من خلالها تقديم الخدمات المعلوماتية عن جامعة عدن عبر الشبكة الالكترونية الانترنت، وتحديد ماهو مجاني منها، وماهو في إطار التعاون المشترك مع الجامعات الصديقة، وماهو مدفوع برسوم محددة، وماهو خاص بالخدمات الطلابية والتعليم عن بعُد..إلخ. 11- ربط جميع أنظمة جامعة عدن الآلية الالكترونية بنظام معلوماتي واحد متكامل تتم من خلاله إدارة وتنظيم وأرشفة جميع الوثائق الموجودة في جامعة عدن ويتم من خلال هذا النظام إتاحة الخدمات للمستفيدين والباحثين وصناع القرار عبر موقع خاص أو عبر الموقع القائم حالياً لجامعة عدن على شبكة الانترنت. 12- وضع اللوائح والنظم التي تواكب التطور الإلكتروني في مجال إدارة وأرشفة الوثائق, والحصول على المعلومة العلمية أو الإدارية أو الأكاديمية من جامعة عدن يتم من خلالها إضفاء الحجية القانونية للوثيقة الرقمية والتعاملات الإلكترونية، وتحديد المتاح منها، وقيمتها المادية بعد تحديد الرسوم المالية لكل معلومة والوثيقة والجهة التي تريد الاستفادة منها. 13- اعتماد التوقيع الإلكتروني لتسهيل عملية تداول وإدارة الوثائق وتخليص الإجراءات القانونية المتعلقة بتعاملات جامعة عدن عبر البوابة الإلكترونية للجامعة، وربطها بالجامعات اليمنية، بعد تفعيل مشروع الربط بين الجامعات اليمنية المنفذ من الشركة الصينية للاتصالات. 41- إيجاد لوائح ونظم وتوصيف إجراءات حفظ وأرشفة الوثائق ينظم مدد حفظ الوثائق وتقيمها قبل أرشفتها ويكون ملزماً لجميع الكليات والمراكز العلمية والأقسام والإدارات العامة..إلخ، بجامعة عدن. 15- توفير بيئة العمل الداخلية الجيدة لإدارات التوثيق والأرشفة بجامعة عدن من حيث المبنى المناسب وكفاءة العاملين والتهوية والتدفئة والتبريد والرطوبة، والحوافظ المناسبة كخزانات مناسبة وجيدة، لا تؤثر عليها البكتريا والأرضة التي تتلف الوثائقن وتحمي العاملين من أي مخاطر مرضية خطيرة. ويشكل تصميم نظام إضاءة فعال لقاعات ومباني الارشفة والتوثيق مشكلة فريدة إذا قورنت بإضاءة غيرها من مباني الجامعة التي يتطلب كل منها مستوى كيفيا وكميا من الإضاءة يختلف عن غيره من الصعوبة بمكان استخدام نمط موحد من الإضاءة، ولم يتم إدماج عنصر الإضاءة في مجمل تصميم مباني إدارات التوثيق والأرشفة، نتيجة للتصميم العام لمبنى جامعة عدن غير المتسق مع التطور في مجال تقنية الإضاءة، والحاجات المستحدثة لقاعات الحفظ للوثائق، حيث إن انعكاس الإنارة الشديدة أو الخافتة على الصفحات البيضاء ووسائل الحفظ، يؤثر سلبا على المحتويات المؤرشفة، وللحماية من التأثيرات السلبية للإضاءة الطبيعية أو الاصطناعية، فإن استعمال عدة وسائل كالألواح الزجاجية، التي تمنع الإبهار والتوهج وتمتص الأشعة فوق البنفسجية وتعكس الأشعة تحت الحمراء، مع استعمال الستائر الخارجية التي توضع فوق النوافذ لمنع دخول أشعة الشمس القوية، هذا بالإضافة إلى الستائر الملفوفة والستائر الداخلية العادية، تعد عوامل مهمة لبيئة الحفظ والأرشفة للوثائق. ومن هنا تأتي ضرورة دراسة أبعاد النوافذ ومكان تواجدها، لتفادي سلبيات الإضاءة الطبيعية، والتي يكون مصدرها عادة النوافذ الجانبية، وقد تكون الإضاءة عمودية، إذا دعت الحاجة إلى إضاءة وسط لقاعات وغرف التوثيق. كما أن للتكييف والتهوية دورا كبيرا في مدى فاعلية المبنى وقاعات ومكاتب الارشفة وملاءمته للعمل، وينبغي على قاعات الارشفة لتهيئة الظروف المناسبة التي تحميها من التقلبات الجوية الخارجية كالحرارة والرطوبة والبرودة،، بالإضافة إلى تهوية القاعات والغرف وتنقية الهواء الوارد إليها، والذي قد يكون محملا بالغبار و الغازات. ولا يكفي توفير الحرارة والرطوبة اللازمتين لجعل ظروف العمل مناسبة لراحة الرواد والموظفين وسلامة الجميع، مما قد يؤثر على حالتها المادية، بل ينبغي ربطها بالتجديد المنتظم للهواء، إذ يجب أن يكون تجديد الهواء بنسبة 10م3 في الساعة، للتخلص من غاز الفحم (الكربون) الذي يفرزه كل فرد، وكذا الغازات التي تلوث البيئة، والناجمة عن المصانع ومحركات السيارات...الخ، والتي قد تتسرب إلى قاعة أو غرفة الحفظ للوثائق وتتلفها مع الوقت، في حالة عدم توفر تجهيزات التهوية الميكانيكية. إن الهواء ناقل للغبار، الجراثيم والفطريات، والتي تنمو عند توفر درجة الحرارة والرطوبة العاليتين، ويكون بالتالي لها أثر سلبي على الأوعية الفكرية كالورق والجلد، والأسطوانات الممغنطة..إلخ، ولهذا تستلزم عملية تنقية الهواء للتخلص من الشوائب العالقة به، واستعمال الوسائل الخاصة بذلك، مع الحرص على تغييرها دوريا، وقد يستعان بالتجهيزات التي تعمل بالكربون النشط في عملية التنقية هذه للمحافظة على المجموعات الثمينة منها، إذا كان موقع قاعة الوثائق ضمن بيئة غير مناسبة. ومما سبق يتضح أنه لا يضاهي أهمية الإضاءة الجيدة في المكتبة سوى التهوية الجيدة. فالهواء الطبيعي مهم لمقتنياتها، كما تؤثر درجة الحرارة على مقتنياتها ومحتوياتها، ويفضل أن تتراوح درجة الحرارة العامة في المبنى بين تسعة عشر واثنتين وعشرين درجة مئوية، أما أوعية المعلومات ذات الطبيعة الخاصة مثل المخطوطات والأوعية النادرة فتكيف قاعاتها "بجهاز تكييف خاص منفصل عن نظام التكييف المركزي تثبت درجة حرارته عند إحدى وعشرين درجة مئوية أو أقل إذا كان بالإمكان تحمل ذلك". أن الوثائق بحاجة إلى عناية فائقة لتمديد حياتها أطول مدة ممكنة، لذا ينبغي على القائمين على إدارات الحفظ والرشفة بجامعة عدن، إجراء عملية فرز ومراقبة للأوعية الفكرية لتحديد الأوعية التي تستلزم عناية خاصة، أو تلك التي تتطلب عناية جيدة، ومتى تلك التي تكتفي بالعناية العادية، ثم حفظ كل نوع منها داخل الظروف الملائمة لحالته المادية ومتابعتها عن طريق المراقبة المنتظمة. ولايفوتنا هنا على التأكيد على أهمية وجود معمل متكامل للتعقيم والصيانة للوثائق والمستندات التي يتم حفظها في إدارات التوثيق بجامعة عدن، بحيث يتم تعقيم اي وثيقة قبل أرشفتها، وصيانتها باستمرار، وفحصها دورياً، على أن يتم توفير الأجهزة والأدوات والمواد الكيميائية التي يحتاجها المعمل الخاص بتعقيم وصيانة الوثائق، ناهيك عن الكادر الفعال والمؤهل الذي سيضطلع بهذه المهمة، ولعل تجربة جامعة الملك سعود في هذا المجال كافية للاستفادة منها ونقلها للبناء عليها وإنشاء معمل الوثائق الخاص بجامعة عدن. وتقع المسئولية على وزارة المالية لتوفير المخصصات المالية المناسبة لدعم توجهات جامعة عدن، وجهودها الطموحة، لحفظ أرشيف ووثائق علماء الأمة، وأنتاجهم الفكري..، والأمل لازال معقود على كل الخيريين لتخصيص بنود واضحة ومناسبة لترجمة كل تطلعات جامعة عدن في هذا الإتجاه.
