أورد تقرير صادر عن الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة -فرع محافظة الضالع- حصلت حشد على نسخة منه- يحمل رقم (185) وبتاريخ 30/8/2009م تفاصيلاً كاملة حول نتائج الفحص والمراجعة لحسابات الأوقاف والإرشاد بمحافظة الضالع للعام المالي 2008م ننشره كما ورد: الموضوع/ تقرير بنتائج الفحص والمراجعة لحسابات الأوقاف والإرشاد بمحافظة الضالع للعام المالي 2008م. الحلقة (1) الأخ/ مدير عام مكتب الأوقاف والإرشاد المحترم يهديكم فرع الجهاز أطيب تحياته ويود الإحاطة بما أسفرت عنه عملية الفحص والمراجعة لحسابات وأنشطة مكتب الأوقاف بمحافظة الضالع للعام المالي 2008م كما يلي: اهم الملاحظات: في الجانب التنظيمي والإداري: - ضعف وقصور شديدين في نظام الرقابة الداخلية. - وجود موظفين منقولين إدارياً إلى المكتب دون استكمال إجراءات نقل رواتبهم الى المكتب. - عدم التزام بعض موظفي المكتب بالدوام الرسمي. - عدم وجود أرشفة سليمة لوثائق الوقف. - عدم وجود تنسيق بين إدارات المكتب من جهة وبين المكتب وفروعه في المديريات من جهة اخرى. - عدم تفعيل دور إدارة الرقابة والتفتيش في المكتب للقيام بمهامها واختصاصاتها. في الجانب المالي م البيان المبلغ (ريال) 1. الصرف دون وجه حق 580.994 2. الصرف في غير الأغراض المخصصة 1.438.301 3. الصرف دون استيفاء للوثائق المؤيدة 967.657 4. الصرف دون ترشيد الإنفاق 1.574.475 5. الصرف دون خصم وتوريد الضرائب المستحقة 1.742.115 6. عهد مالية منصرفة خلال العام 2008م لم يتم تسويتها 900.000 7. مستحقات "متأخرات" لدى الأجراء لم يتم تحصيلها وتوريدها 17.177.056 8. صرف اعاشات لأشخاص غير مستحقين 438.000 9. إيراد محصلة غير موردة بالمكتب الرئيسي 204.000
الإجمالي (ريال) 25.022.598
وفيما يلي استعراض تفصيلي لأهم ما أسفرت عنه عملية الفحص والمراجعة على النحو التالي:- أولا: مواقف المكتب من تقارير الجهاز السابقة: لوحظ وجود العديد من توصيات الجهاز وردت في تقاريره السابقة والتي كان آخرها التقرير الصادر برقم "183" وتاريخ13/8/2008م بشان العديد من الملاحظات لم يقم المكتب بتنفيذها واستمراره في ارتكاب المخالفات سنة بعد اخرى والتي سوف نستعرضها ضمن فقرات هذا التقرير. وعليه يقتضي الأمر توصيات الجهاز وإرشاداته عملا بأحكام المادة "14" من قانون الجهاز رقم "39" لسنة 1992م. ثانيا: نظام الرقابة الداخلية: من خلال عملية التقييم لنظام الرقابة الداخلية بالمكتب "لقطاع الأوقاف " لوحظ وجود قصور وضعف شديدين في جوانب هذا النظام نذكر منها الآتي: - عدم قيام إدارة الشئون المالية بمسك واستخدام كافة السجلات والدفاتر المحاسبية المنصوص عليها في القانون المالي والنظام المحاسبي الحكومي المعدل ومنها: · سجل قيد قسائم التحصيل. · سجل الارتباط. · سجل قيد استمارات اعتماد الصرف. · دفتر البنك حساباته جارية. · سجل قيد عقود الإيجارات. · سجل قيد عقود المقاولات. · كافة الدفاتر والسجلات المخزنية. - تداخل الاختصاصات والمهام بين مدير إدارة الشئون المالية ورئيس قسم الحسابات وعدم وجود تحديد دقيق للواجبات والمسئوليات لكل منهما حيث لوحظ قيام مدير إدارة الشئون المالية في بعض العمليات المالية من بدايتها الى نهايتها كتحرير استمارة اعتماد الصرف واعتمادها وتحرير الشيكات إضافة الى ان بعض الشيكات يحررها باسمه. - كثرة الخدش والحشو واستخدام صبغة الكوركت في السجلات المستخدمة في المكتب وكذا في استمارات اعتماد الصرف مع جمع معظم نفقات المكتب في استمارة واحدة لبنود مختلفة. - عدم ختم بعض استمارات اعتماد الصرف ومرفقاتها بختمي روجع وصرف لإبطال فاعليتها وضمان عدم تكرارها. - عدم قيام أمناء الصناديق والمحصلين بتوريد المبالغ المحصلة أولا بأول الى البنك في المواعيد المحددة قانونا في ظل عدم وجود متابعة لإدارة الشئون المالية للمحصلين وأمناء الصناديق. - عدم قيام إدارة الشئون المالية بدورها الحقيقي في عملية مراقبة الصرف للنفقات والموافقة عليها بل وعلى العكس من ذلك لوحظ القيام بإعداد الوثائق الوهمية كمرفقات لاستمارات اعتماد الصرف في ظل عدم صحة وقانونية الاستحقاق. - عدم وجود رقابة على دفاتر قسائم التحصيل المنصرفة والمستعادة وعدم إخلاء عهدة كل متحصل على مستوى كل دفتر حسب ارقام سندات التحصيل ومبالغها. - عم تفعيل دور رقابة إدارة الرقابة والتفتيش بالمكتب للقيام بمهامها واختصاصاتها على اكمل وجه. - عدم وجود رقابة على العقود المنصرفة لأراضي ومباني الوقف سواء في المكتب أو المديريات وعدم تنظيم إجراءات الصرف لها وكذا عدم استخدام السجلات المتعلقة بها. - عدم وجود رقابة على المبالغ المنصرفة كاعاشات والمستحقين لها. - عدم قيام المكتب بموافاة فرع الجهاز المركزي بكشوفات الحسابات الشهرية والمنصوص عليها في المادة "29" من اللائحة التنفيذية للقانون المالي رقم "8" لسنة 1990م. وعليه يقتضي الأمر دراسة أوجه القصور والضعف المشار إليها آنفا والعمل على معالجتها بما يضمن رقابة فعالة لنشاط المكتب وإبلاغ الجهاز بما تم حيال ذلك خلال فترة الرد على التقرير. ثالثا: الاستخدامات بلغ إجمالي النفقات للمكتب لقطاعي الأوقاف والإرشاد خلال العام المالي 2008م من واقع كشوفات البنك مبلغ "121.101.427" ريال تفاصيلها حسب القطاعات كما يلي: البيان إجمالي الاستخدامات قطاع الأوقاف 83.319.462 ريال قطاع الإرشاد 73.781.965 ريال الإجمالي 121.101.427 ريال
ومن خلال عملية الفحص والمراجعة المستندية بحسب ما توفر من بيانات ومستندات وأمكن الوقوف على العديد من الملاحظات تبين أهمها كما يلي: قطاع الأوقاف - اختلافات بين الحساب الختامي وكشوفات البنك: لوحظ وجود اختلافات لإجمالي النفقات بين ما تم إظهاره في الحساب الختامي لقطاع الأوقاف وبين ما ظهر في كشف البنك "الحساب الجاري" كما يلي: البيان المبلغ (ريال) من واقع الحساب الختامي 79.171.714 ريال من واقع كشف البنك 83.319.462 ريال الفارق بالزيادة 4.147.748 ريال
وقد تم استفسار المختصين في إدارة الشئون المالية بالمكتب عن أسباب تلك الاختلافات فلم يقدموا توضيحاً كافياً لمبلغ الفارق المشار إليه. ومن خلال تتبع بعض العمليات الحسابية والترحيلات ومقارنة مبالغ الاستمارات وكشوفات البنك لوحظ ان اسباب ذلك يعود إلى عدم قيام المختصين بعمل التسويات الضرورية لمبالغ العهد التي لم تصف حتى نهاية العام وكذلك مبالغ الدفع المقدمة والسلف على المرتبات وعدم عمل التسويات أيضاً لمبالغ الاستمارات التي ظهرت بأقل مما ظهر في كشوفات البنك.. وعليه يقتضي الأمر ضرورة عمل التسويات والمعالجات اللازمة وموافاة فرع الجهاز بصورة معمدة من الحساب الختامي بعد إجراء تلك التسويات وذلك خلال فترة الرد على التقرير. استمارات لم تقدم للمراجعة عدم قيام إدارة الشئون المالية بالمكتب بموافاة مندوب الجهاز باستمارة اعتماد الصرف رقم "6" بمبلغ "100.000" ريال رغم المطالبة المستمرة من قبل مندوبي الجهاز للمختصين بموافاته بتلك الاستمارة. ومما يجدر الإشارة إليه ان هناك إهمال وتلاعب من قبل المختصين في إدارة الشئون المالية بالمكتب في أرشفة استمارات اعتماد الصرف ومرفقاتها سواء من قبل مدير الإدارة او من قبل رئيس قسم الحسابات حيث لوحظ عند طلب تلك الاستمارات والمنصرفة مبالغها خلال العام2008م عدم موافاة مندوبي الجهاز بها دفعة واحدة نظرا لعدم أرشفتها وعدم وجودها في مكان واحد وإنما مبعثرة في عدة أماكن فبعضها لدى رئيس قسم الحسابات والبعض الآخر لدى مدير إدارة الشئون المالية واستمارة واحدة لدى أمين صندوق المكتب وبحسب إفادة رئيس قسم الحسابات ان بعض الاستمارات يتم تحريرها وصرف مبالغها دون ان تمر عبر قسم الحسابات.
المشاريع الاستثمارية مشروع بناء مجمع الضالع الاستثماري بلغ ما تم صرفه من مبالغ على المشروع المذكور حتى 8/7/2009م مبلغ 73.000.701 ريال، ومن خلال الفحص والمراجعة المستندية لبيانات المشروع اسفرت عن وجود العديد من الملاحظات نبينها على النحو التالي: - عدم التزام المقاول بالبرنامج الزمني للتنفيذ وفترة التنفيذ والمحددة في العقد باثني عشر شهرا من تاريخ تسليم الموقع للمقاول والذي تم في 19/8/2007م حيث لوحظ عدم تسليم المشروع ابتدائيا حتى تاريخ 15/8/2009م ودون قيام المكتب باتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة طبقا لأحكام المادتين "110،112" من اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية. - صرف مبلغ 14.988.371 ريال في الاستمارة رقم 4 وتاريخ 22/1/2008م مقابل دفعة مقدمة لمقاول المشروع وقد لوحظ:- · عدم اشتراط المقاول صرف دفعة مقدمة في العطاء المقدم منه كما ان ذلك لم يذكر في عقد الاتفاق. · تم صرف الدفعة المقدمة بتاريخ 22/1/2008م أي بعد مرور أربعة أشهر من تاريخة تسليم الموقع للمقاول. · عدم موافاة مندوبي الجهاز بالضمان البنكي بقيمة الدفعة المقدمة بحجة انه تم إعادته للمقاول بعد استكمال خصم قيمة الدفعة المقدمة بالكامل عند صرف المستخلص الرابع، إلا ان تلك الحجة واهية في ظل عدم احتفاظ الشئون المالية وقسم الحسابات بصورة للضمان بعد إعادته.. · وكل تلك التصرفات تعتبر مخالفة لأحكام المادة "51" من اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية. - عدم قيام إدارة الشئون المالية بتجديد الضمان النهائي البنكي للمشروع بواقع 10% من قيمة العقد بالرغم من عدم استلام المشروع ابتدائيا حيث لوحظ ان الضمان انتهت صلاحيته بتاريخ 19/2/2009م وذلك بالمخالفة لأحكام المادة رقم "58" من اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية.
