وجهت وزارة العدل مدراء ورؤساء أقلام التوثيق في إطار المحاكم الابتدائية والاستئنافية ، التقيد بالاختصاص المكاني والنوعي لأقلام التوثيق والأمناء الشرعيين ، وشفافية التعامل مع المواطنين عند رفض توثيق المحررات والالتزام بأن يكون الرفض كتابة مع إبداء أسباب الرفض وفقا للقانون . جاء ذلك خلال لقاء وكيل وزارة العدل لقطاع التوثيق والتخطيط القاضي عبدالكريم باعباد ، اليوم بمدراء ورؤساء أقسام التوثيق بأمانة العاصمة ، الذي حضره وكيل وزارة العدل للشؤون المالية والإدارية سليمان الصلوي. ووجه القاضي باعباد بالتقيد بالإجراءات القانونية ووضع حد للمعوقات التي تواجه الإدارة العامة للتوثيق بالوزارة وأقلام التوثيق ومكاتب التوثيق بالمحاكم واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها . وشدد على التقيد بالإجراءات القانونية عند إنشاء المحررات أو التصديق عليها أو توثيقها حفظاً للحقوق وضرورة القيام بالمهام الموكلة إلى أقلام التوثيق على الوجه الأكمل من خلال القيام بالإشراف والرقابة والتفتيش على إعمال الأمناء أولاً بأول مع اتخاذ الإجراءات القانونية ضد الأمناء غير الملتزمين بتقديم سجلاتها لأقلام التوثيق للتأشير عليها وفقا للمدد المحددة قانونا . كما وجه وكيل وزارة العدل لقطاع التوثيق والتخطيط بالالتزام بأحكام القانون في مسائل الانتقال إلى محل ذوي العلاقة لإنشاء المحررات أو التصديق عليها في حالتي المرض والضرورة مع إثبات ذلك في المحرر لتجنب الوقوع في الشبهات والنأي بالمهنة عن المتاجرة والكسب غير المشروع. كما شدد على اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة بحق الأمناء غير المجددين لتراخيص مزاولة المهنة واتخاذ ما يلزم بشأن الأمناء المتوفين والعاجزين عن مزاولة المهنة أولً بأول وفقاً للنظام والقانون ، والتقيد بالشروط والخطوات والإجراءات القانونية المتعلقة باختبار قبول الأمناء بما يكفل حسن الأداء ويضمن عدالة التنافس بين المرشحين ويؤدي إلى الحد من رفع الشكاوى المتكررة إلى الوزارة بهذا الشأن . ودعا القاضي باعباد إلى التقيد بالمواعيد في رفع التقارير الدورية عن أعمال مكتب وأقلام التوثيق التابعة له في المواعيد المحددة شهرية أو فصيلة أو سنوية ، ورفع الإحصائيات التفصيلة عن التصرفات والمحررات القانونية أولا بأول ، والبعد عن المماراة والمدارة في التعامل مع الأمناء والمرشحين لمزاولة مهنة الامناء والتعامل مع المواطنين بشفافية ووضوح وفقا للنظام والقانون . وكان وكيل وزارة العدل لقطاع التوثيق والتخطيط استمع من مدير عام التوثيق بوزارة العدل احمد القبلاني، ومدراء ورؤساء أقلام التوثيق ، إلى المشاكل والصعوبات التي تواجه العمل ، ومقترحات بوضع آليات للارتقاء بالعمل وتبسيط وسرعة انجاز أعمال الموطنين . وأشار القبلاني إلى الجهود المبذولة في سبيل الارتقاء بإعمال التوثيق والتي بحاجة إلى دعم متواصل .. لافتا إلى أهمية المحررات والتصرفات القانونية في أمانة العاصمة عن بقية محافظات الجمهورية بسبب قيمتها المرتفعة سواء كانت عقارية أو تجارية وكذا كثرة تلك التصرفات من أعمال التوثيق بالنسبة لبقية محافظات الجمهورية كون نسبة أعمال التوثيق في أمانة العاصمة تمثل ما نسبته 13-17 % وأوضح أن التوسع العمراني وارتفاع نسبة السكان والهجرة من الريف إلى المدينة والارتفاع الملحوظ في قيمة العقارات يتسبب في الكثير من مشاكل التوثيق في أمانة العاصمة .