وأوصوا بضرورة إقامة دورات تدريبية لكوادر الأرشيف على مستوى المحافظات ابتداء من هذا العام، وبتوفير مقرات خاصة للأرشيف في الوزارات والمصالح والهيئات والمؤسسات وفي الوحدات الإدارية. وأكدوا على أهمية الأخذ بعين الاعتبار تخصيص مقرات ملائمة للأرشيف في المجمعات الجديدة التي يجري إنشاؤها والمخصصة للوحدات الإدارية في المحافظات والمديريات. كما تضمنت توصيات الندوة التأكيد على ضرورة المحافظة على الوثائق الموجودة في المحافظات والمديريات وتوفير أماكن مناسبة لحفظها حتى يتم فرزها وتنظيمها وفهرستها بالتعاون مع المركز الوطني للوثائق . كما أكدت التوصيات على أهمية بناء وحدات التوثيق والأرشيف والمحفوظات في إطار الهياكل التنظيمية للوحدات الإدارية بالإضافة إلى جملة من التوصيات الهادفة إلى الارتقاء بالعمل الإرشيفي والوثائقي على المستوى المركزي والمحلي ورصد اعتمادات مالية ضمن ميزانية الجهات والوحدات الإدارية . وكانت المرحلة الثانية من ندوة تنظيم الوثائق في المحافظات لخدمة اللامركزية الإدارية والمالية قد اختتمت أعمالها اليوم الأحد بعد يومين من جلسات العمل، بمشاركة مدراء عموم مكاتب المالية، الإدارة المحلية والخدمة المدنية والتأمينات، والجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة في عشر محافظات . وقد أقيم بمناسبة اختتام الندوة حفل حضره الأخ حمود خالد الصوفي وزير الخدمة المدنية والتأمينات، والأخ علي أحمد أبو الرجال رئيس المركز الوطني للوثائق والأستاذ الدكتور عبد الله السنفي رئيس الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة وعدد من وكلاء الوزارات المشاركة في الندوة . وقد ألقى الأخ وزير الخدمة المدنية والتأمينات كلمة بالمناسبة أكد فيها أن هذه الندوة تأتي تأكيداً لمصداقية التوجه واستمرارية الاهتمام بالإنتاج الوثائقي الكبير لأجهزة ومؤسسات الدولة والمجتمع ، وما يتطلبه هذا الإنتاج المتزايد من مواكبة في مجال الأرشفة والتوثيق من حيث التقنين والتنظيم وتطوير نظم وأساليب العمل بالأرشيف. وأشار إلى أهمية هذه الدورة لا ينحصر في نشر الوعي الوثائقي وإعداد كوادر مؤهلة للعمل في مجال الأرشفة والتوثيق فقط ، ولكنه يتعدى ذلك تعزيز علاقات التعاون والتكامل بين الأجهزة المختصة وذات العلاقة بإنتاج الوثائق ومراكز استقبالها وتداولها والعناية بها وحفظها . معتبراً أن نجاح الإدارة وتطورها والرفع من كفاءة أدائها وتحسين فعاليتها ، يكمن في توفر عناصر وشروط النجاح مجتمعة ، كما أن الوعي بالترابط بين الأدوار والوظائف هو المقدمة الضرورية للأداء الناجح ولكفاءة التخطيط والتنظيم والتوجيه والتقييم . مشيراً إلى أن وزارة الخدمة المدنية والتأمينات ستعمل على التحسين المستمر للأوضاع المهنية والمعيشية لكافة العاملين بأجهزة الدولة ومرافقها وستعتمد السياسات ما يعزز وينمي الاتجاهات الإيجابية للعاملين في الوظيفة العامة . من جانبه ألقى الأخ علي أحمد أبو الرجال كلمة عبر في مستهلها عن أسمى آيات الشكر والتقدير والعرفان إلى فخامة الأخ الرئيس علي عبد الله صالح الذي تكرم برعاية هذه الندوة. وقال لقد جاء الإعلان عن مناسبة عام الوثائق ثمرة من ثمار توجيهاته السامية، ونتاج اهتماماته المتواصلة بالوثائق .. مستعرضاً أهم ما جاء في كلمة الأخ الرئيس بهذه المناسبة. بر عن ارتياحه للتفاعل الذي أظهره المشاركون مع مجريات الندوة والذين قال إنهم تقاسموا مع المحاضرين فضل تكريس المعرفة والفائدة من هذه الندوة، وهو أمر يشجع المركز الوطني للوثائق إلى تبني المزيد من هذه الندوات والدورات التدريبية من أجل توسيع حجم الشراكة لتطال كل الوزارات والمصالح والهيئات والمؤسسات والوحدات الإدارية. وأكد حرص المركز على إشراك كوادر الجهات الممثلة في هذه الندوة في الدورات التدريبية القادمة، لكنه قال إن الأمر يتوقف على مدى التزام كل جهة وحرصها على تطوير أداء و كفاءة إداراتها المعنية بالتوثيق على المستويين الهيكلي والنوعي. واختتم كلمته بتوجيه الشكر والتقدير إلى كل من ساهم وشارك في الإعداد والتحضير لهذه الندوة والدورة التدريبية المصاحبة لها .. متمنياً للجميع التوفيق والنجاح . كما ألقى الأخ حمود قائد الشرعبي مدير عام المالية بمحافظة أبين كلمة عن المشاركين الندوة عبر فيها عن تقدير المشاركين للجهود التي بذلك في سبيل انعقاد وإنجاح هذه الندوة .. مشيراً إلى الحصيلة الرائعة التي تحققت للمشاركين مما سيكون له الأثر الإيجابي على مستوى أداء الجهات المشاركة ورفع مستوى تعاملها مع الأرشيف والتوثيق. كما تلى الأخ عبد السلام الحزمي مدير عام الخدمة المدنية بمحافظة تعز برقية المشاركين في الندوة والمرفوعة إلى فخامة الأخ الرئيس علي عبد الله صالح رئيس الجمهورية .. والتي عبر من خلالها المشاركون عن أسمى آيات التهاني والتبريكات لفخامته بمناسبة حلول العام الهجري الجديد .. كما عبروا عن شكرهم وتقديرهم لفخامة الأخ الرئيس على الاهتمام الذي يبديه فخامته تجاه قضية الوثائق والتوثيق، وأشادوا بالمعاني العظيمة التي تضمنتها كلمته بمناسبة تدشين عام الوثائق. وأكدوا المشاركون في برقيتهم عزمهم على العمل الجاد من أجل الارتقاء بأسلوب التعامل مع الوثائق إلى المستوى الذي تؤكدون عليه فخامتكم ، مستحضرين الأبعاد الهامة للوثيقة كما حددتها كلمتكم القيمة، باعتبارها الذاكرة الحية للوطن والشعب، وأحد الركائز الهامة لتسجيل التاريخ، والأسلوب الدقيق للإدارة العصرية .