أكد الدكتور علي محمد مجور رئيس مجلس الوزراء على ضرورة الاهتمام بعملية الحفظ والتوثيق للوثائق وما يتم اتخاذه من قرارات في مختلف الجهات الحكومية في اليمن , وأشار مجور خلال افتتاحه اليوم بمقر مجلس الوزراء ورشة العمل للقيادات الميدانية بالجهاز الحكومي للدولة بمشاركة نحو 63 جهة حكومية , والتي تهدف إلى إعداد نظام موحد لإدارة الوثائق المشتركة للجهات الحكومية , إلى أهمية الحفظ والتوثيق , وقال : نحن في إداراتنا باستمرار قد لا نعيرهذا الموضوع أهمية كبيرة رغم أهميته, فالحفظ والتوثيق هو الذاكرة والذا كرة الجمعية والذاكرة التاريخية لبلدنا ومجتمعنا , فصلب الحفظ والتوثيق هو العمل الإداري لأننا نحفظ قرارات تتخذ في فترات محددة ووثائق يتم اتخاذ هذه القرارات المحددة تسطر للتاريخ باستمرار وتصنع أحداثا محددة ينبغي أن نعتني بعملية توثيقها بالشكل الصحيح وبالشكل الملائم حتى نساهم جميعا في حفظ ذاكرتنا وحفظ الذاكرة لأجيالنا ماذا نفعل وكيف يكتب التاريخ فيما بعد موضحا أن التاريخ لايكتب إلا بالحقائق التي يتم حفظها في كل وقت من الأوقات , وقال " الحمدالله تطورت اليوم وسائل الحفظ بشكل كبير من الأساليب التقليدية ,وكان الحفظ لدينا ولدى آبائنا يتم بطرق معينة ولعلك تتذكرون آباءنا كيف كانوا يحفظون وثائقهم ووثائق ملكياتهم للأرض ووثائق ملكياتهم لمختلف الأشياء , لقد كانوا يتقنوا حفظ وثائقهم وعندما يدخل أحدهم في نزاع مع أحد على قضية معينة كان يسترجع وثيقته بسرعة وسهولة لأنه يعرف أين حفظها وفي أي مكان " وأكد مجور أن الحفظ والتوثيق هي إحدى وسائل عملية الإدارة الفعالة وقال :" أنا اعتبر الإداري المتقن والإداري الجيد هو الذي يجيد حفظ وثائقه ويجيد وحفظ أوراقه هذا هو الشخص المنظم , والإداري المهمل هو الذي يعمل باليومية ويقوم برمي الأوراق حيث ما أتى " مضيفا : " اذا لم نمتلك ناصية المعلوماتية فلن نستطيع أن نتعامل بفعالية مع العمل الإداري فالمجتمعات تقيس عملية الأمية ليس بالأمية في القراءة والكتابة ولكن أصبحت الأمية تقاس بعدم المعرفة وعد الإلمام بالتقنية , ولهذا لابد من تكثيف المعلومات والدورات لامتلاك ناصية المعلوماتية حتى نستطيع أن تستخدمها في كافة الوسائل وهذه إحدى وسائل الاستخدام هي عملية الحفظ والتوثيق بالطرق الصحيحة كما أكد مجور على ضرورة التنسيق المتسمر ما بين الأمانة العامة في رئاسة مجلس الوزراء والمركز الوطني للوثائق والمعلومات , مشيدا بالمركز الوطني للوثائق وبرئيس المركز القاضي علي أبو الرجال بقوله " إن عملية التوثيق جزء من اهتماماته الرئيسية وتشرفنا كثيرا بحضور العديد من الدورات والعديد من الندوات التي نظمها ونستفيد من هذا الحماس لدى المركز الوطني للمعلومات لوضع جملة من المسائل " وشدد على توحيد المفاهيم للتقسيمات وتصنيف الوثائق وخاطب المشاركين في الورشة قائلا :" اذا لم نتفق ويتم التنسيق مع كافة الجهات المختلفة وكافة الجهات الإدارية على وضع المفاهيم الموحدة لعملية التصنيف لن نصل إلى نتيجة فعالة في عملية الحفظ والتوثيق والاتفاق على نوعية الوثائق المطلوب الاحتفاظ بها , وينبغي أن نحتفظ بكل وثائقنا وأن نحتفظ بكل ما يتم اتخاذه للذاكرة , وقال :" عندما تذهب إلى مركز من مراكز الغرب اليوم تجد وثائق عمرها آلاف السنين محفوظة وتجدها حتى في المكتبات الجامعية محفوظة وتطلع عليها في يومها وفي تاريخها " وتساءل : لماذا تطور البحث العلمي في هذه الدول , وقال تطور البحث العلمي في هذه الدول بالمعلومة الصحيحة عندما تصل إليها , فكتابة التاريخ على سبيل المثال بموضوعية هو عبارة عن حقائق وقرارات ومحاضر ووثائق يعود إليها الباحث ونتيجة لحرفيته ومهنيته يستطيع أن يستدل من هذه الحقائق التي يجدها إلى كتابة التاريخ وكتابة البحث بشكل كبير , فبالتالي لن نستطيع فعلا أن نلم بكتابة تاريخنا وكتابة تاريخ الدولة وتاريخ الإدارة لدينا اذا لم نستطع ونتقن الحفظ لهذه الوثائق , نحن نستهين اليوم بهذه الأشياء ونستهين بحفظ هذه الوثائق ولكن أهميتها في التاريخ ولهذا لابد أن نكثف هذه الدورات ونوحد المفاهيم وهذه الدورات والاستفادة من الخبراء في هذا المجال سيعطينا دفعة كبيرة نحو هذا العمل الكبير جدا وكان الأخ رئيس الوزراء في بداية حديث قد أشار إلى تميز هذه الدورة التي تنظمها الأمانة العامة والمركز الوطني للوثائق لكوكبة من القيادات الإدارية لكونها تتطرق لموضوع هام جدا ومن أهم المواضيع وهوالحفظ والتوثيق .. وقال " نحن اليوم أمام كم هائل من الوثائق ليس الوثائق البسيطة التي يمكن حفظها بالطريقة التقليدية وبالطريقة التي يمكن أن نركنها في احد الأركان ولكننا أمام كم من الوثائق ينبغي أن نتعامل معها بمهنية عالية , وما هذه الدورة التدريبية إلا الوسيلة التي تدلنا على الابتكارات الصحيحة والجديدة في عملية التوثيق " من جهته قال القاضي علي أبو الرجال رئيس المركز الوطني للوثائق إن ورشتنا هذه تدشن مستوى جديدا من التنظيم الوثائقي والأرشيفي على مستوى مؤسسات الدولة متمثلا في النظام الموحد للوثائق المشتركة مضيفا إن المركز يبلغ بعد أيام عامه العشرين ولست أقول جديدا أن ما انجزناه على صعيد العمل الوثائقي سواء في المركز أو على مستوى الوزارات والمؤسسات لم يكن ليتحقق لولا دعم فخامة الأخ الرئيس علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية ولولا الدعم الموازي لرئاسة مجلس الوزراء التي حظي المركز باهتمامها واستعرض أبو الرجال مراحل التطور التي مر بها المركز الوطني للوثائق منذ إنشائه وقال إن البعد المؤسسي لنشاط المركز لم يؤخذ إلا في النصف الأول من عقد الثمانينات عندما أمر فخامة الأخ الرئيس علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية بتشكيل مجلس لجمع الوثائق, و إننا نعتز بتاريخ من التعاون المثمر مع رئاسة مجلس الوزراء وأمانتها العامة التي كان أرشيفها إلى جانب أرشيف رئاسة الجمهورية من أوائل الأرشيفات التي رحلت إلى المركز الوطني للوثائق وهذه الأرشيفات كانت الأولى أيضا في دعم التوثيق وتوفير آلية سلسة لإنشاء وأرشفة الوثائق وترحيلها وفقا لمدة زمنية محددة حيث كان لذلك أثره في تقديم نموذج ناجح للتعاون بين المركز مع بقية الجهات وفي كلمته اعتبر عبدالحافظ السمه أمين عام مجلس الوزراء قضية التوثيق في حياتنا الإدارية أصبحت مهملة بشكل كبير جدا , وقال هذا مالا حظناه من خلال مسح قام به المركز الوطني للوثائق والأمانة العامة لمجلس الوزراء ورأينا مدى تجاوب الجهات منذ صدور قانون التوثيق ولائحته التنفيذية إلى اليوم , معبرا عن أسفه لأن العديد من الجهات لم تشكل لجانا خاصة داخل هذه الأجهزة أو المؤسسات التابعة لها رغم مضي مضى ثمان سنوات على قانون التوثيق , مؤكدا أن الجهات لم تول هذه القانون أي اهتمام ولم نلاحظ حتى اللائحة التنفيذية التي تنص على تشكيل لجان خاصة بالوثائق داخل هذه الجهات وقال السمه :" من خلال المسح وجدنا ثمان جهات حكومية فقط التي شكلت لجانا وحاولت أن تهتم بجانب التوثيق , كما لاحظنا أن هناك أكثر من سكرتارية وأكثر من أرشيف وأكثر من مكان للتوثيق بل وصل الأمر إلى ان مكتب الوزير يوثق دونا عن مكاتب الوكلاء , و الشئون المالية توثق لديها وتسجل وتخرج الرسائل دون المرور بالسكرتارية العامة وهو ما يعني تسرب العديد من مراسلاتنا وقضايانا في الجهاز الحكومي للدولة بطريقة لاتسهل عملية الرجوع إليها ولا تنظيمها ولا أرشفتها ولا متابعتها. بعد ذلك بدأت أعمال الورشة بمحاضرة للخبير الدولي للأرشيف الدكتور المنصف الفخفاخ بعنوان: " إعداد نظام موحد لإدارة الوثائق المشتركة في الجهات الحكومية" تناول فيها متطلبات ادارة الوثائق بصورة مشتركة بين الجهات الحكومية. فيما قدم خبير التدريب الوطني عبد الغني اسكندر في محاضرته "نجاحك يكمن في ذاتك" توصيفا للآليات التي يجب أن يتبعها الأفراد لتحقيق أقصى درجات النجاحفي المهام الموكلة إليهم .. مبينا بعض المرتكزات التي يجب التركيز لتفعيل الطاقات الإبداعية الكامنة واكتشاف المهارات الذاتية.
