عقد اليوم السبت بقاعة ديوان رئاسة الجامعة اجتماعا ضم قيادة الجامعة ومدراء عموم الادارات العامة، وذلك لبحث مستوى تنفيذ الاجراءات التنفيذية الجديدة لتطوير الأداء الإداري وعمليات التوثيق والأرشفة والحفظ لبيانات أعضاء الهيئة التدريسية والموظفين بالجامعة. وناقش الاجتماع الذي عقد برئاسة الدكتور/عبدالعزيز صالح بن حبتور رئيس جامعة عدن وبحضور الأستاذ/محمد حسن سالم الأمين العام للجامعة مضمار الأساليب والوسائل الجديدة في فرز وتصنيف البيانات والوثائق الخاصة بنشاط الإدارات العامة الإدارية المالية والأكاديمية ورقيا والكترونيا، ومصارف توزيعها للإدارات المعنية ولإدارة ذاكرة الجامعة.
وشدد الاجتماع على أهمية استيفاء كل منتسبي الجامعة من أعضاء هيئة تدريسية وموظفين وفنيين لملفاتهم الوظيفية، التي تحدد مدة خدمتهم ودرجاتهم العلمية والترقيات العلمية أو الوظيفية التي حصلوا عليها والشهادات التي حصلوا عليها..إلخ، وذلك لضمان نيلهم حقوقهم الوظيفية دون نواقص واستكمال متابعة مستحقاتهم وحقوقهم في وزارتي المالية والخدمة المدنية لمن لم يستكمل ملفه.
وأقر الاجتماع تكليف أمين عام الجامعة بوضع آلية جديدة لكل الإدارات بالجامعة لتصنيف وتوثيق وثائق جامعة عدن ومواضع الحفظ لها، لتشمل كل المدة التاريخية لمسيرة الجامعة ولكل أنشطتها منذ العام 1970م، وحتى الآن 2013م..، مؤكدين أن التوثيق هو العصب الرئيسي الذي يربط الماضي بالحاضر والمستقبل.
وأشاد المجتمعون بالدور التي تقوم به إدارة ذاكرة جامعة عدن في نشر البيانات والوثائق المهمة لتاريخ جامعة عدن وأعضاء هيئتها التدريسية وموظفيها ومحاضرها عبر صحفة ذاكرة الجامعة على الفيسبوك، والتي وفرت مادة تاريخية مهمة لكل الباحثين والمهتمين.
وأشار الإجتماع لضرورة توثيق وحفظ وثائق جامعة عدن وتاريخها كاملة منذ التأسيس عام 1970م، وحتى الآن والإستمرارية بهذا العمل والتوسع فيه، بوصفه جزء من ذاكرة الوطن ومدينة عدن، وصولاً لطموح الجامعة توثيق وأرشفة تاريخ عدن والأنشطة والوقائع المهمة في تاريخ هذه المدينة الحضرية.