تحديث الصلاحيات والاختصاصات وفقاً للهيكل التنظيمي الجديد وتلافي الازدواج في العمل محمود الموسوي عادل الشنان كشف الوكيل المساعد للشؤون القانونية في وزارة التربية د.بدر بجاد المطيري عن معالجة اي تداخل أو ازدواجية في الاختصاصات بالوحدات التنظيمية المختلفة عبر إصدار مجلد يعتبر دليلا في توزيع مسؤوليات العمل بين وحدات العمل المختلفة سواء بديوان عام الوزارة أو المناطق التعليمية وكذلك صلاحيات اتخاذ القرار داخل القطاعات. وأشار بجاد في تصريح للصحافيين الى عدم وجود قوائم منظمة لاختصاص القطاعات والوحدات التنظيمية التابعة لها عدا ما تضمنه الدليل الصادر عام 1994 والذي لم يتم تحديثه طوال الفترة السابقة على الرغم من تعديل البناء التنظيمي للوزارة أكثر من مرة، موضحا ان الهيكل التنظيمي للوزارة تم التعديل عليه أكثر من مرة خلال السنوات السابقة سواء باستحداث قطاعات أو بدمج أو فصل قطاعات أو وحدات وإلغاء أخرى، الأمر الذي استوجب النظر في تحديث الصلاحيات والاختصاصات وفقا للتحديث الأخير للهيكل التنظيمي والذي صدر به القرار الوزاري رقم 262/2013 الصادر بتاريخ 22/9/2013 والذي حصر قطاعات الوزارة في ثمانية قطاعات يضاف إليها الوحدات التابعة لوكيل الوزارة. وأوضح بجاد ان الأسباب التي استدعت إعداد هذا الدليل تكمن في التداخل في بعض الاختصاصات بين الوحدات مما استوجب تحديدها بصورة مبسطة وواضحة ليتسنى لكل قطاع الوقوف على المهام المنوطة به وبالوحدات التابعة له اضافة الى محاولة تردد البعض في اتخاذ القرار لعدم توافر سند يتم الرجوع إليه بسهولة، الأمر الذي يؤثر سلبا على مصلحة العمل، كذلك إصدار بعض الجهات قرارات بشكل مخالف للوائح والنظم باعتقاد أنها من اختصاصها مما يعرض الوزارة لخصومة قضائية بدون مبرر الى جانب صعوبة تحديد المسؤولية أحيانا عن المخالفات وشيوعها بين أكثر من جهة مما يقيد تطبيق أحكام المساءلة التأديبية. وأضاف بجاد ان تحديد الصلاحيات والاختصاصات وتوزيعها بين وحدات العمل بقطاعات الوزارة بشكل واضح يكفل تكامل الأدوار وتحقيق التناسق فيما بينها لتلافي الازدواج في العمل بين الرؤساء والمرؤوسين دون تداخل في الاختصاصات أو تنازع على السلطات. واشار بجاد إلى أن هذا الإصدار جاء امتدادا لما سبق من بناء الهياكل التنظيمية وتحديد الاختصاصات الوظيفية ومن منطلق المسار الحالي للوزارة نحو التطوير والتحديث، كما أن إعداد قوائم تحديد المسؤوليات التي يتم من خلالها ربط تقسيم الأعمال مع الهيكل التنظيمي وإدخال التعديلات اللازمة على السلطات والاختصاصات التنظيمية لشاغلي الوظائف الإشرافية بمستوياتها ونطاق إشرافها جاء من واقع بطاقات الوصف الوظيفي المعتمدة. وأردف قائلا: هذا الدليل يهدف الى وضع آلية مبسطة توضح كيفية توزيع المهام والاختصاصات والتحديد الواضح للاختصاصات والمهام ونطاق الاشراف لكل وظيفة بما يحقق التناسق بين مختلف الأعمال التنظيمية للقطاعات، والتنسيق بين الموظفين بشكل يضمن تحقيق أقصى قدر ممكن من الكفاية في تحقيق الأهداف حيث يحتاج الوزير والوكيل وغيرهما من القياديين والمديرين الى توزيع العمل بينهم وبين مرؤوسيهم بشكل يبين علاقاتهم ببعض ويحدد السلطات والمسؤوليات والمهام لكل منهم على النحو الذي يمكن كل منهم من أداء عمله بأعلى قدر من الكفاية حيث لا يستطيع أي من هؤلاء ادارة جميع القطاعات والوحدات بمفرده. وذكر بجاد ان عناصر الدليل تتضمن البناء التنظيمي للوزارة (وزير وكيل وزارة وكلاء مساعدون ادارات عامة ادارات). والاختصاصات التي تناط بالقطاعات والوحدات داخل البناء التنظيمي للوزارة بشكل عال والمستويات الوظيفية التي تمارس الاختصاص وتحديد الاختصاصات والمسؤوليات والمهام لكل مستوى وظيفي وفوائد العمل بالدليل اضافة الى تحديد العلاقات بين الموظفين بحيث يعرف كل منهم مكانه وعلاقته برؤسائه ومرؤوسيه وتعريف الموظفين بحدود الاختصاصات التي سيقومون بأدائها والاستفادة من مزايا التخصص وتقسيم العمل وتلافي الازدواج والتداخل في العمل أثناء القيام بالاختصاصات والمهام والمساعدة على انجاز العمل من خلال اعطاء السلطة اللازمة للموظفين للقيام بمهام أعمالهم وتحقيق الاستغلال الامثل للكوادر البشرية والموارد المالية الى جانب تحقيق الانسجام بين الموظفين بحيث تسير العلاقات الوظيفية بأقل قدر من الاحتكاك وسوء الفهم بين الموظفين والذي يمكن أن يحدث بسبب تنازع الاختصاصات وتحقيق الرقابة الادارية الفعالة من خلال تحديد المسؤولية وتحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الجهود الجماعية للقطاعات. وأوضح بجاد ان الدليل يتضمن ستة مبادئ يستند إليها وتتمثل في مبدأ ضرورة التنظيم وذلك عندما يزداد عدد الموظفين الذين يقومون بعمل معين عن شخص واحد فيجب ان يتم توزيع الاختصاصات والمهام بينهم بحيث يقوم كل منهم بأداء عمل محدد مع تفويض من السلطة المختصة له للقيام بهذه الاختصاصات وثانيا مبدأ تحديد الأهداف، ذلك انه يساعد على تنمية الخطط وتركيز الجهود وتوجيه الاعمال والمهام والجهود الجماعية نحو تحقيق الغايات المنشودة للمرفق العام وثالثا مبدأ التخصص وتقسيم العمل كون تقسيم العمل عبارة عن تخصيص اجزاء مختلفة من عمل معين بين عدد من موظفي الوزارة فبدلا من أن يقوم موظف واحد بأداء مهام الوظيفة كاملة فان عددا من الموظفين ينجزون اجزاء مختلفة منها بحيث يتخصص كل موظف في انجاز اختصاص معين ورابعا مبدأ التدرج وهو أن تمتد سلسلة الاختصاصات بشكل منظم ومترابط بين المستويات الوظيفية المختلفة بشكل هرمي من القمة الى القاعدة وأن يكون لكل مستوى وظيفي مهامه واختصاصاته التي لا تتعارض مع المستويات الأخرى وخامسا مبدأ تفويض الاختصاصات ومن هذا المبدأ يجب أن تكون السلطة المفوضة لكل مستوى وظيفي كافية لضمان قدرته على تحقيق النتائج المرجوة وسادسا مبدأ المسؤولية ومن منطلق هذا المبدأ لا يمكن لأي رئيس أن يتهرب من مسؤوليته ففي حال حدوث أخطاء فان الرئيس يكون مسؤولا في حدود الاختصاصات المناطة به. وبين بجاد فوائد تحديد الاختصاصات في ضبط إجراءات العمل داخل قطاعات ووحدات الوزارة المختلفة وتوحيد الإجراءات الخاصة بالعمل وتعريف كافة الموظفين بالمهام والاختصاص وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات للرؤساء والمرؤوسين وتوزيع المهام ووضوحها. وشدد بجاد على ان القوائم التي تم اعدادها في هذا الدليل تشكل خريطة واضحة وشاملة للمستويات الوظيفية المختلفة بما فيها التقسيمات التنظيمية والوحدات التي تقوم بالأعمال والاختصاصات والأنشطة التي تتطلبها أهداف الوزارة وخطوات السلطة ومواقع اتخاذ القرار.
