يمرس : المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

صنعاء ترد على تهديدات نتنياهو وكاتس اليمن يتوعد الكيان المؤقت بما هو أشدّ وأنكى ترامب يعلن تنفيذ ضربات "فتاكة" ضد تنظيم القاعدة بنيجيريا بين حقّ الحركة وحفظ التوازن: المجلس الانتقالي في قلب المعادلة الإقليمية لا على هامشها غدر في الهضبة وحسم في وادي نحب.. النخبة الحضرمية تفشل كمين بن حبريش وتسحق معسكر تمرده ما بعد تحرير حضرموت ليس كما قبله صرخة في وجه الطغيان: "آل قطران" ليسوا أرقاماً في سرداب النسيان! كتاب جديد لعلوان الجيلاني يوثق سيرة أحد أعلام التصوف في اليمن أبو الغيط يجدد الموقف العربي الملتزم بوحدة اليمن ودعم الحكومة الشرعية البنك المركزي بصنعاء يحذر من شركة وكيانات وهمية تمارس أنشطة احتيالية الكويت تؤكد أهمية تضافر الجهود الإقليمية والدولية لحفظ وحدة وسيادة اليمن صنعاء.. تشييع جثامين خمسة ضباط برتب عليا قضوا في عمليات «إسناد غزة» صنعاء توجه بتخصيص باصات للنساء وسط انتقادات ورفض ناشطين وطن الحزن.. حين يصير الألم هوية فقيد الوطن و الساحة الفنية الدكتور علوي عبدالله طاهر حريق يلتهم مستودع طاقة شمسية في المكلا حضرموت تكسر ظهر اقتصاد الإعاشة: يصرخ لصوص الوحدة حين يقترب الجنوب من نفطه القائم بأعمال وزير الاقتصاد يزور عددا من المصانع العاملة والمتعثرة البنك المركزي اليمني يحذّر من التعامل مع "كيو نت" والكيانات الوهمية الأخرى توتر جديد بين مرتزقة العدوان: اشتباكات مستمرة في حضرموت الرشيد تعز يعتلي صدارة المجموعة الرابعة بعد فوزه على السد مأرب في دوري الدرجة الثانية الأحزاب ترحب بالبيان السعودي وتعتبر انسحاب الانتقالي جوهر المعالجة المطلوبة لحج.. تخرج الدفعة الأولى من معلمي المعهد العالي للمعلمين بلبعوس. هيئة التأمينات تعلن صرف نصف معاش للمتقاعدين المدنيين مدرسة الإمام علي تحرز المركز الأول في مسابقة القرآن الكريم لطلاب الصف الأول الأساسي المحرّمي يؤكد أهمية الشراكة مع القطاع الخاص لتعزيز الاقتصاد وضمان استقرار الأسواق صنعاء تحتفل بتوطين زراعة القوقعة لأول مرة في اليمن 3923 خريجاً يؤدون امتحان مزاولة المهنة بصنعاء للعام 2025 صدور كتاب جديد يكشف تحولات اليمن الإقليمية بين التكامل والتبعية بالفيديو .. وزارة الداخلية تعلن دعمها الكامل لتحركات المجلس الانتقالي وتطالب الرئيس الزبيدي بإعلان دولة الجنوب العربي ميسي يتربّع على قمة رياضيي القرن ال21 استثمار سعودي - أوروبي لتطوير حلول طويلة الأمد لتخزين الطاقة الأميّة المرورية.. خطر صامت يفتك بالطرق وأرواح الناس أرسنال يهزم كريستال بالاس بعد 16 ركلة ترجيح ويتأهل إلى نصف نهائي كأس الرابطة تركيا تدق ناقوس الخطر.. 15 مليون مدمن نيجيريا.. قتلى وجرحى بانفجار "عبوة ناسفة" استهدفت جامع سلامة قلبك يا حاشد المدير التنفيذي للجمعية اليمنية للإعلام الرياضي بشير سنان يكرم الزملاء المصوّرين الصحفيين الذين شاركوا في تغطية بطولات كبرى أُقيمت في دولة قطر عام 2025 الصحفي المتخصص بالإعلام الاقتصادي نجيب إسماعيل نجيب العدوفي .. الجزائر تفتتح مشوارها بأمم إفريقيا بفوز ساحق على السودان" تعود لاكثر من 300 عام : اكتشاف قبور اثرية وتحديد هويتها في ذمار ضبط محطات غير قانونية لتكرير المشتقات النفطية في الخشعة بحضرموت الرئيس الزُبيدي يطّلع على سير العمل في مشروع سد حسان بمحافظة أبين الحديدة تدشن فعاليات جمعة رجب بلقاء موسع يجمع العلماء والقيادات هيئة الزكاة تدشن برامج صحية واجتماعية جديدة في صعدة "أهازيج البراعم".. إصدار شعري جديد للأطفال يصدر في صنعاء دور الهيئة النسائية في ترسيخ قيم "جمعة رجب" وحماية المجتمع من طمس الهوية تحذير طبي برودة القدمين المستمرة تنذر بأمراض خطيرة تضامن حضرموت يواجه مساء اليوم النهضة العماني في كأس الخليج للأندية الفواكه المجففة تمنح الطاقة والدفء في الشتاء تكريم الفائزات ببطولة الرماية المفتوحة في صنعاء هيئة المواصفات والمقاييس تحذر من منتج حليب أطفال ملوث ببكتيريا خطرة تحذيرات طبية من خطورة تجمعات مياه المجاري في عدد من الأحياء بمدينة إب مرض الفشل الكلوي (33) بنات الحاج أحمد عبدالله الشيباني يستصرخن القبائل والمشايخ وسلطات الدولة ووجاهات اليمن لرفع الظلم وإنصافهن من أخيهن عبدالكريم بنات الحاج أحمد عبدالله الشيباني يستصرخن القبائل والمشايخ وسلطات الدولة ووجاهات اليمن لرفع الظلم وإنصافهن من أخيهن عبدالكريم لملس والعاقل يدشنان مهرجان عدن الدولي للشعوب والتراث تحرير حضرموت: اللطمة التي أفقدت قوى الاحتلال صوابها

شكرا على الإبلاغ!

سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

خلدون عبد الباقي نشر في الجمهورية يوم 13 - 03 - 2010

إن الوقت مورد فريد في نوعه كما أن كل شخص يملك منه نفس المقدار ويقول عليه أفضل الصلاة وأزكى التسليم “ في معنى الحديث” نعمتان مغبون بها كثير من الناس الصحة والفراغ.. واليوم لقد أصبح الوقت المتاح أمام العالم على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة..
كما أنه يعتبر من عناصر العمل مثله مثل الموارد المالية والبشرية، ولهذا فإن الفائدة من وراء إدارة الوقت لا يمكن أن يبخس حقها.
كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، والحل الحقيقي الوحيد هو استخدام أفضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب، إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.
الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت
هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم استسقاؤها من وظائف الإدارة “التخطيط والتنظيم والرقابة” وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل أكثر.
أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة، وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حالياً؟
1 مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت، من الضروري كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15إلى 30دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها مثل ما هو الوقت المخصص للنوم والأكل والصلاة والحمام.. الخ في اليوم الواحد, بعد تسجيل كامل أكون قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في النشاطات اليومية، عند القيام بالتحليل نجد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر وعليه ينبغي تقسيم وقتنا اليومي إلى فترات كل فترة 15دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم.
2 مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
وعند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقر وعليه “ حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك”.
3 مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات، تعتمد طريقته على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائماً مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائماً ملحة، وقد أوصى بأن تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “عاجل جداً” إلى “غير عاجل”.
ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جداً” إلى “مهم”.
أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها من الواضح إذن أن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4 مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغالياً فعل الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50 % من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت.
ثانياً المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في استخدام وقته، وأول مبدأ للتنظيم هو:
1 مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.
تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذا الأعمال يمكن تفويضها، كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها.
2 مبدأ تقسيم النشاط “العمل”:
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معاً في أقسام من خطة العمل اليومية.
3 مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.
4 مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً، إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للوقت، لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الإقلال منها، تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30 % و65 % من الوقت المتاح أمامهم.
ثالثاً: المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.. لكي يحقق الهدف كما خطط له.. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها، يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:
1 مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به، فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2 مبدأ إعادة التحليل.
3 ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.
4 ويجب إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر على الأقل، فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارستهم القديمة، ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.