يمرس : المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

الحالمي يلتقي اعضاء من الهيئة المساعدة للوادي، ويشيد بثبات وصمود أبناء حضرموت عاجل: الموفد الأممي أمام مجلس الأمن يطالب بتحقيق في مقتل المتظاهرين بالمكلا تصاعد الانتقادات الأوروبية للعدوان الأميركي–الصهيوني على إيران المسحور يتولى تدريب شعب إب ويعلن عن القائمة الأولية استعداداً لكأس الجمهورية حزب الله يصعّد عسكريًا ويكثف عملياته.. والعدو يعترف بالخسائر وكالة الطاقة الدولية تخفض بحدة توقعاتها لسوق النفط اجتماع يناقش خطة احتياج جامعة صنعاء من الكادر الأكاديمي النقد الدولي يخفض توقعات نمو الأسواق الناشئة إلى 3.9% افتتاح مشروع حيوي يربط الحديدة بالمحويت أسبوعان بلا سوشيال ميديا.. صحة أفضل وتركيز أعلى قضية مارادونا تعود إلى الواجهة.. محاكمة جديدة تهز الأرجنتين غضب جنوبي يتصاعد.. تجديد أمر القبض على الحالمي يشعل الشارع ويحذر من انفجار وشيك خرج بنفسه لتسلّم الطلبية.. عاملة التوصيل التي التقت ترامب حصلت على 11 ألف دولار! (فيديو) زواج قسري ونهاية مأساوية.. قصة عروس حجة (فيديو ) تنبيه للقاطرات والشاحنات للالتزام بالاوزان والحمولات على الطريق الدولي علامة خفية: هل ينبئ فقر الدم لدى البالغين بالإصابة بالسرطان؟ الذهب يسترد عافيته والنفط يتراجع مع هدوء مخاوف الإمدادات الارصاد يخفض التحذير إلى تنبيه ويتوقع أمطار رعدية ورياح محملة بالغبار تتأثر بها أربع محافظات أسرة "اليافعي" تتهم المليشيا بالوقوف خلف مقتله داخل أحد سجونها في إب وتطالب بالتحقيق "فيديو" شجار اطفال يتحول إلى جريمة مروعة في صنعاء مناقشة أداء فرع شركة النفط في محافظة البيضاء إنهم يفخخون مستقبلنا مقتل شخص وإصابة آخر نتيجة مشادة كلامية في ذمار بعدوان صهيوني..خسارة مئات آلاف الكتب في بيروت ايران تطالب تعويضات من 5 دول عربية مباريات نارية مرتقبة في جولة الإياب لأبطال اوروبا الترب:اليمن عصي على الانكسار وأمن الخليج مرتبط باستقرار اليمن بلاغ صحفي: الانتقالي يحذر من تسييس القضاء ويصف استهداف الحالمي بالتصعيد الخطير لماذا هزيمة أمريكا حتمية؟ شركات العليمي وملف العقلة.. خطر يهدد اقتصاد شبوة ومستقبل عمالها بيان صادر عن انتقالي رباعيات يافع يدين استهداف وضاح الحالمي ويحذر العليمي من تداعيات التصعيد. مصير مجهول لشقيقين من صيادي شبوة فقدا قبل يومين الهروب إلى العدم عدن.. شركة طيران أهلية تحصل على تصاريح تشغيل إلى ثلاثة مطارات سعودية حكاية من قسم العناية المركزة فنانون يشاركون في معرض بالقاهرة يستحضر الهوية الفلسطينية مصري بنكهة يمنية أطباء يمنيون يتصدرون المشهد الطبي في الولايات المتحدة خسارة مئات آلاف الكتب إثر قصف مباشر على ضاحية بيروت نقابة المعلمين تحذر من مخاطر المراكز الصيفية الحوثية وتطالب بصرف المرتبات المتأخرة بمناسبة مرور 100 عام على دخول الكهرباء.. عدن تحت وطأة الاحتلال المتجدد تُعاقَب بالعتمة عدن.. البنك المركزي يحدد أسعار فوائد الودائع والقروض وصيغ التمويل والاستثمار رواية أخرى لانتحار فتاة المحابشة بالقفز من سطح منزل والدها تجليات النصر الإلهي أكدوا أن المدارس الصيفية تمثل جبهة وعي متقدمة ومحطة تربوية هامة.. زيارات تفقدية للأنشطة الصيفية في صنعاء وعدد من المحافظات رئيس الهيئة العامة للبيئة والتغير المناخي ل "26 سبتمبر": العدوان والحصار أثر بشكل كبير على البيئة والصحة العامة اتحاد كرة القدم يقرر إعادة قرعة كأس رئيس الجمهورية بدون توزيع جغرافي حضرموت والموت فيها يحضر الأوقاف تعلن بدء إصدار تأشيرات الحج كلام غير منقول... استعدادا لنهائيات آسيا.. منتخب الناشئين يكسب اليرموك ويخسر من أهلي صنعاء في معسكره الداخلي داخلية الاحتلال الأجنبي في المكلا تلاحق 3 من قيادات انتقالي حضرموت (وثيقة) الخارجية الإماراتية توضح بشأن أوضاع الجالية الإيرانية عدن.. نقل عريس إلى العناية المركزة بسبب منشط جنسي اللهم لا شماتة إشكالية الرواية والتدوين بين قداسة النص وإشكالات النقل البرلماني اليمني أحمد سيف حاشد يواجه المرض والحياة في الغربة وسط صمت رسمي مستمر صنعاء : تعميم هام .. بشان صلاة العيد ..!

شكرا على الإبلاغ!

سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

خلدون عبد الباقي نشر في الجمهورية يوم 13 - 03 - 2010

إن الوقت مورد فريد في نوعه كما أن كل شخص يملك منه نفس المقدار ويقول عليه أفضل الصلاة وأزكى التسليم “ في معنى الحديث” نعمتان مغبون بها كثير من الناس الصحة والفراغ.. واليوم لقد أصبح الوقت المتاح أمام العالم على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة..
كما أنه يعتبر من عناصر العمل مثله مثل الموارد المالية والبشرية، ولهذا فإن الفائدة من وراء إدارة الوقت لا يمكن أن يبخس حقها.
كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، والحل الحقيقي الوحيد هو استخدام أفضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب، إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.
الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت
هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم استسقاؤها من وظائف الإدارة “التخطيط والتنظيم والرقابة” وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل أكثر.
أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة، وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حالياً؟
1 مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت، من الضروري كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15إلى 30دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها مثل ما هو الوقت المخصص للنوم والأكل والصلاة والحمام.. الخ في اليوم الواحد, بعد تسجيل كامل أكون قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في النشاطات اليومية، عند القيام بالتحليل نجد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر وعليه ينبغي تقسيم وقتنا اليومي إلى فترات كل فترة 15دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم.
2 مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
وعند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقر وعليه “ حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك”.
3 مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات، تعتمد طريقته على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائماً مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائماً ملحة، وقد أوصى بأن تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “عاجل جداً” إلى “غير عاجل”.
ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جداً” إلى “مهم”.
أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها من الواضح إذن أن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4 مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغالياً فعل الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50 % من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت.
ثانياً المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في استخدام وقته، وأول مبدأ للتنظيم هو:
1 مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.
تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذا الأعمال يمكن تفويضها، كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها.
2 مبدأ تقسيم النشاط “العمل”:
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معاً في أقسام من خطة العمل اليومية.
3 مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.
4 مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً، إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للوقت، لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الإقلال منها، تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30 % و65 % من الوقت المتاح أمامهم.
ثالثاً: المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.. لكي يحقق الهدف كما خطط له.. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها، يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:
1 مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به، فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2 مبدأ إعادة التحليل.
3 ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.
4 ويجب إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر على الأقل، فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارستهم القديمة، ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.