يمرس : المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

صدور ثلاثة كتب جديدة للكاتب اليمني حميد عقبي عن دار دان للنشر والتوزيع بالقاهرة عيد العمال العالمي في اليمن.. 10 سنوات من المعاناة بين البطالة وهدر الكرامة العرادة والعليمي يلتقيان قيادة التكتل الوطني ويؤكدان على توحيد الصف لمواجهة الإرهاب الحوثي حكومة صنعاء تمنع تدريس اللغة الانجليزية من الاول في المدارس الاهلية فاضل وراجح يناقشان فعاليات أسبوع المرور العربي 2025 انخفاض أسعار الذهب إلى 3315.84 دولار للأوقية الهجرة الدولية: أكثر من 52 ألف شخص لقوا حتفهم أثناء محاولتهم الفرار من بلدان تعج بالأزمات منذ 2014 وزير الصناعة يؤكد على عضوية اليمن الكاملة في مركز الاعتماد الخليجي "خساسة بن مبارك".. حارب أكاديمي عدني وأستاذ قانون دولي حرب الهيمنة الإقتصادية على الممرات المائية.. رئيس الوزراء يوجه باتخاذ حلول اسعافية لمعالجة انقطاع الكهرباء وتخفيف معاناة المواطنين عرض سعودي في الصورة.. أسباب انهيار صفقة تدريب أنشيلوتي لمنتخب البرازيل هل سمعتم بالجامعة الاسلامية في تل أبيب؟ عبدالله العليمي عضو مجلس القيادة يستقبل سفراء الاتحاد الأوروبي لدى بلادنا وكالة: باكستان تستنفر قواتها البرية والبحرية تحسبا لتصعيد هندي لأول مرة منذ مارس.. بريطانيا والولايات المتحدة تنفذان غارات مشتركة على اليمن هدوء حذر في جرمانا السورية بعد التوصل لاتفاق بين الاهالي والسلطة الوزير الزعوري يهنئ العمال بمناسبة عيدهم العالمي الأول من مايو عن الصور والناس حروب الحوثيين كضرورة للبقاء في مجتمع يرفضهم أزمة الكهرباء تتفاقم في محافظات الجنوب ووعود الحكومة تبخرت الأهلي السعودي يقصي مواطنه الهلال من الآسيوية.. ويعبر للنهائي الحلم إغماءات وضيق تنفُّس بين الجماهير بعد مواجهة "الأهلي والهلال" النصر السعودي و كاواساكي الياباني في نصف نهائي دوري أبطال آسيا اعتقال موظفين بشركة النفط بصنعاء وناشطون يحذرون من اغلاق ملف البنزين المغشوش الوجه الحقيقي للسلطة: ضعف الخدمات تجويع ممنهج وصمت مريب درع الوطن اليمنية: معسكرات تجارية أم مؤسسة عسكرية رسالة إلى قيادة الانتقالي: الى متى ونحن نكركر جمل؟! غريم الشعب اليمني مثلما انتهت الوحدة: انتهت الشراكة بالخيانة جازم العريقي .. قدوة ومثال دعوتا السامعي والديلمي للمصالحة والحوار صرخة اولى في مسار السلام العقيق اليماني ارث ثقافي يتحدى الزمن إب.. مليشيا الحوثي تتلاعب بمخصصات مشروع ممول من الاتحاد الأوروبي مليشيا الحوثي تواصل احتجاز سفن وبحارة في ميناء رأس عيسى والحكومة تدين معسرون خارج اهتمامات الزكاة الاحتلال يواصل استهداف خيام النازحين وأوضاع خطيرة داخل مستشفيات غزة نهاية حقبته مع الريال.. تقارير تكشف عن اتفاق بين أنشيلوتي والاتحاد البرازيلي الدكتوراه للباحث همدان محسن من جامعة "سوامي" الهندية الصحة العالمية:تسجيل27,517 إصابة و260 وفاة بالحصبة في اليمن خلال العام الماضي اتحاد كرة القدم يعين النفيعي مدربا لمنتخب الشباب والسنيني للأولمبي صنعاء .. حبس جراح واحالته للمحاكمة يثير ردود فعل واسعة في الوسطين الطبي والقانوني صنعاء .. حبس جراح واحالته للمحاكمة يثير ردود فعل واسعة في الوسطين الطبي والقانوني النقابة تدين مقتل المخرج مصعب الحطامي وتجدد مطالبتها بالتحقيق في جرائم قتل الصحفيين برشلونة يتوج بكأس ملك إسبانيا بعد فوز ماراثوني على ريال مدريد الأزمة القيادية.. عندما يصبح الماضي عائقاً أمام المستقبل أطباء بلا حدود تعلق خدماتها في مستشفى بعمران بعد تعرض طاقمها لتهديدات حوثية غضب عارم بعد خروج الأهلي المصري من بطولة أفريقيا علامات مبكرة لفقدان السمع: لا تتجاهلها! حضرموت اليوم قالت كلمتها لمن في عينيه قذى القلة الصامدة و الكثرة الغثاء ! عصابات حوثية تمتهن المتاجرة بالآثار تعتدي على موقع أثري في إب حضرموت والناقة.! "قصيدة " حضرموت شجرة عملاقة مازالت تنتج ثمارها الطيبة الأوقاف تحذر المنشآت المعتمدة في اليمن من عمليات التفويج غير المرخصة ازدحام خانق في منفذ الوديعة وتعطيل السفر يومي 20 و21 أبريل يا أئمة المساجد.. لا تبيعوا منابركم! دور الشباب في صناعة التغيير وبناء المجتمعات

شكرا على الإبلاغ!

سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

خلدون عبد الباقي نشر في الجمهورية يوم 13 - 03 - 2010

إن الوقت مورد فريد في نوعه كما أن كل شخص يملك منه نفس المقدار ويقول عليه أفضل الصلاة وأزكى التسليم “ في معنى الحديث” نعمتان مغبون بها كثير من الناس الصحة والفراغ.. واليوم لقد أصبح الوقت المتاح أمام العالم على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة..
كما أنه يعتبر من عناصر العمل مثله مثل الموارد المالية والبشرية، ولهذا فإن الفائدة من وراء إدارة الوقت لا يمكن أن يبخس حقها.
كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، والحل الحقيقي الوحيد هو استخدام أفضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب، إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.
الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت
هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم استسقاؤها من وظائف الإدارة “التخطيط والتنظيم والرقابة” وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل أكثر.
أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة، وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حالياً؟
1 مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت، من الضروري كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15إلى 30دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها مثل ما هو الوقت المخصص للنوم والأكل والصلاة والحمام.. الخ في اليوم الواحد, بعد تسجيل كامل أكون قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في النشاطات اليومية، عند القيام بالتحليل نجد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر وعليه ينبغي تقسيم وقتنا اليومي إلى فترات كل فترة 15دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم.
2 مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
وعند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقر وعليه “ حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك”.
3 مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات، تعتمد طريقته على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائماً مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائماً ملحة، وقد أوصى بأن تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “عاجل جداً” إلى “غير عاجل”.
ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جداً” إلى “مهم”.
أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها من الواضح إذن أن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4 مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغالياً فعل الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50 % من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت.
ثانياً المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في استخدام وقته، وأول مبدأ للتنظيم هو:
1 مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.
تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذا الأعمال يمكن تفويضها، كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها.
2 مبدأ تقسيم النشاط “العمل”:
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معاً في أقسام من خطة العمل اليومية.
3 مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.
4 مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً، إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للوقت، لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الإقلال منها، تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30 % و65 % من الوقت المتاح أمامهم.
ثالثاً: المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.. لكي يحقق الهدف كما خطط له.. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها، يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:
1 مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به، فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2 مبدأ إعادة التحليل.
3 ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.
4 ويجب إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر على الأقل، فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارستهم القديمة، ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.