يمرس : المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

أربع مباريات مرتقبة في الأسبوع الثاني من بطولة بيسان اللجان الدستورية والخارجية والإعلام في مجلس النواب تعقد اجتماعات مع الجانب الحكومي مسيرات ووقفات طلابية في إب تضامناً ونصرةً لغزة هكذا غادرت حاملة الطائرات "فينسون" البحر الاحمر الشرفي يبحث مع مكتب المبعوث الأممي المستجدات السياسية والاقتصادية وجهود دعم الاستقرار هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة تعز .. ضغوط لرفع إضراب القضاة وعدم محاسبة العسكر السامعي من صنعاء صنعاء تفرض عقوبات على 64 شركة لانتهاك قرار الحظر البحري على "إسرائيل" بسبب خلافات على الجبايات.. قيادي حوثي يقتحم صندوق النظافة في إب موظفة في المواصفات والمقاييس توجه مناشدة لحمايتها من المضايقات على ذمة مناهضتها للفساد عدن.. البنك المركزي يوقف ترخيص منشأة صرافة ويغلق مقرها مشروع "المستشفى التعليمي لكلية طب عدن".. بين طموح الإنجاز ومحاولات الإفشال إبليس العليمي يشعل الفتنة بين الحضارم.. انفجار سياسي قادم انتقالي الضالع ينظم محاضرات توعوية لطلاب المخيم الصيفي بالمحافظة فريق من مجلس المستشارين يطّلع على عمل مركز الطوارئ التوليدية وعدد من المراكز الصحية بأبين اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي الهيئة الإدارية للجمعية الوطنية تدعو لتشديد الرقابة على الأسواق تقرير خاص : عودة الرئيس الزُبيدي إلى عدن تُحرّك المياه الراكدة: حراك سياسي واقتصادي لافت التعليم العالي تعلن بدء تحويل مستحقات الطلاب المبتعثين في الخارج في آخر أعماله القذرة.. معين عبدالملك يطلب من الهند حصر بيع القمح لهائل سعيد حركة أمل: الحكومة اللبنانية تخالف بيانها الوزاري وجلسة الغد فرصة للتصحيح همج العساكر يعربدون.. هل بقي شيء من عدن لم يُمسّ، لم يُسرق، لم يُدنس؟ الاتحاد الآسيوي يعلن موعد سحب قرعة التصفيات التأهيلية لكأس آسيا الناشئين مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه محافظ العاصمة عدن يتفقد ميناء الحاويات ويوجّه بالحفاظ عليه كمرفق سيادي واستراتيجي وفاة امرأة وإصابة طفلة بصاعقة رعدية في الجميمة بحجة ضمت 85 مشاركة.. دائرة المرأة في الإصلاح تختتم دورة "التفكير الاستراتيجي" خبير في الطقس يتوقع موجة أمطار جديدة تشمل اغلب المحافظات اليمنية زيدان يقترب من العودة للتدريب اجتماع طارئ وقرارات مهمة لاتحاد السلة تخرج 374 مستفيدًا ومستفيدة من مشروع التمكين الاقتصادي بمحافظتي تعز ولحج رئيس هيئة مستشفى ذمار يعلن تجهيز 11 غرفة عمليات وعناية مركزة ذا كرديل تكشف عن الحرب الإلكترونية الأميركية الإسرائيلية على اليمن خبير نفطي يكشف معلومات جديدة عن ظهور الغاز في بني حشيش ويحذر الأبجدية الحضرمية.. ديمومة الهوية أما الدولة وسلطتها.. أو هائل سعيد وبلاطجته هم الدولة مافيا "هائل سعيد".. ليسوا تجار بل هم لوبي سياسي قذر كأس آسيا.. الأردن تكسب الهند والعراق يخسر أمام نيوزيلندا لاعب برشلونة يوافق على تجديد عقده هل يمكن للذكاء الاصطناعي أن يُنتج نكاتا مضحكة؟ طيران اليمنية لا تعترف بالريال اليمني كعملة رسمية رسميّا.. حرمان الهلال من سوبر 2026 أسبانيا تُفكك شبكة تهريب مهاجرين يمنيين إلى بريطانيا وكندا باستخدام جوازات مزوّرة انتشال جثث 86 مهاجرًا وإنقاذ 42 في حادثة غرق قبالة سواحل أبين لا تليق بها الفاصلة حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن فعالية احتفالية بذكرى المولد النبوي بذمار أيادي العسكر القذرة تطال سينما بلقيس بالهدم ليلا (صور) ( ليلة أم مجدي وصاروخ فلسطين 2 مرعب اليهود ) الحديدة: فريق طبي يقوم بعمل معجزة لاعادة جمجمة تهشمت للحياة .. صور رئيس الوزراء: الأدوية ليست رفاهية.. ووجهنا بتخفيض الأسعار وتعزيز الرقابة تضهر على كتفك اعراض صامته..... اخطر انواع السرطان رجل الدكان 10.. فضلًا؛ أعد لي طفولتي!! الراحل عبده درويش.. قلم الثقافة يترجل مرض الفشل الكلوي (15) من أين لك هذا المال؟! تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟

شكرا على الإبلاغ!

سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

خلدون عبد الباقي نشر في الجمهورية يوم 13 - 03 - 2010

إن الوقت مورد فريد في نوعه كما أن كل شخص يملك منه نفس المقدار ويقول عليه أفضل الصلاة وأزكى التسليم “ في معنى الحديث” نعمتان مغبون بها كثير من الناس الصحة والفراغ.. واليوم لقد أصبح الوقت المتاح أمام العالم على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة..
كما أنه يعتبر من عناصر العمل مثله مثل الموارد المالية والبشرية، ولهذا فإن الفائدة من وراء إدارة الوقت لا يمكن أن يبخس حقها.
كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، والحل الحقيقي الوحيد هو استخدام أفضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب، إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.
الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت
هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم استسقاؤها من وظائف الإدارة “التخطيط والتنظيم والرقابة” وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل أكثر.
أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة، وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حالياً؟
1 مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت، من الضروري كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15إلى 30دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها مثل ما هو الوقت المخصص للنوم والأكل والصلاة والحمام.. الخ في اليوم الواحد, بعد تسجيل كامل أكون قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في النشاطات اليومية، عند القيام بالتحليل نجد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر وعليه ينبغي تقسيم وقتنا اليومي إلى فترات كل فترة 15دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم.
2 مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
وعند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقر وعليه “ حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك”.
3 مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات، تعتمد طريقته على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائماً مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائماً ملحة، وقد أوصى بأن تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “عاجل جداً” إلى “غير عاجل”.
ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جداً” إلى “مهم”.
أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها من الواضح إذن أن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4 مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغالياً فعل الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
ينبغي أن ندرك أن 50 % من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت.
ثانياً المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في استخدام وقته، وأول مبدأ للتنظيم هو:
1 مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.
تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذا الأعمال يمكن تفويضها، كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها.
2 مبدأ تقسيم النشاط “العمل”:
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معاً في أقسام من خطة العمل اليومية.
3 مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.
4 مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً، إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للوقت، لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماماً، لكن ينبغي الإقلال منها، تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30 % و65 % من الوقت المتاح أمامهم.
ثالثاً: المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.. لكي يحقق الهدف كما خطط له.. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها، يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:
1 مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به، فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2 مبدأ إعادة التحليل.
3 ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.
4 ويجب إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر على الأقل، فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارستهم القديمة، ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.