القائم بأعمال رئيس الوزراء يشارك عرس 1000 خريج من أبناء الشهداء    صنعاء.. البنك المركزي يوقف التعامل مع شركة صرافة    مليشيا الحوثي تسعى لتأجير حرم مسجد لإنشاء محطة غاز في إب    موسم العسل في شبوة.. عتق تحتضن مهرجانها السنوي لعسل السدر    أبين.. حادث سير مروع في طريق العرقوب    شبوة تحتضن بطولة الفقيد أحمد الجبيلي للمنتخبات للكرة الطائرة .. والمحافظ بن الوزير يؤكد دعم الأنشطة الرياضية الوطنية    المجلس الانتقالي الجنوبي يرحّب بتقرير فريق الخبراء التابع للأمم المتحدة ويدعو إلى تعزيز التعاون الدولي    الأرصاد يتوقع أجواء باردة إلى شديدة البرودة على المرتفعات    وزارة الخدمة المدنية توقف مرتبات المتخلفين عن إجراءات المطابقة وتدعو لتصحيح الأوضاع    لحج: المصفري يرأس اجتماعا للجنة المنظمة لدوري 30 نوفمبر لكرة القدم    توتر وتحشيد بين وحدات عسكرية غرب لحج على شحنة أسلحة    عالم أزهري يحذر: الطلاق ب"الفرانكو" غير معترف به شرعا    تسعة جرحى في حادث مروع بطريق عرقوب شقرة.. فواجع متكررة على الطريق القاتل    انتقادات حادة على اداء محمد صلاح أمام مانشستر سيتي    سؤال المعنى ...سؤال الحياة    برباعية في سيلتا فيجو.. برشلونة يقبل هدية ريال مدريد    بوادر معركة إيرادات بين حكومة بن بريك والسلطة المحلية بالمهرة    هل يجرؤ مجلس القيادة على مواجهة محافظي مأرب والمهرة؟    جحش الإخوان ينهب الدعم السعودي ويؤدلج الشارع اليمني    الأربعاء القادم.. انطلاق بطولة الشركات في ألعاب كرة الطاولة والبلياردو والبولينغ والبادل    العسكرية الثانية تفضح أكاذيب إعلام حلف بن حبريش الفاسد    غارتان أمريكيتان تدمران مخزن أسلحة ومصنع متفجرات ومقتل 7 إرهابيين في شبوة    إحباط عملية تهريب أسلحة للحوثيين بمدينة نصاب    الدوري الايطالي: الانتر يضرب لاتسيو في ميلانو ويتصدر الترتيب برفقة روما    العدو الصهيوني يواصل خروقاته لإتفاق غزة: استمرار الحصار ومنع إدخال الوقود والمستلزمات الطبية    الأمانة العامة لرئاسة الجمهورية تُنظم فعالية خطابية وتكريمية بذكرى سنوية الشهيد    دائرة الرعاية الاجتماعية تنظم فعالية ثقافية بالذكرى السنوية للشهيد    فوز (ممداني) صفعة ل(ترامب) ول(الكيان الصهيوني)    مرض الفشل الكلوي (27)    فتح منفذ حرض .. قرار إنساني لا يحتمل التأجيل    الأمين العام لجمعية الهلال الأحمر اليمني ل 26 سبتمبر : الأزمة الإنسانية في اليمن تتطلب تدخلات عاجلة وفاعلة    انها ليست قيادة سرية شابة وانما "حزب الله" جديد    ثقافة الاستعلاء .. مهوى السقوط..!!    تيجان المجد    الشهادة .. بين التقديس الإنساني والمفهوم القرآني    الزعوري: العلاقات اليمنية السعودية تتجاوز حدود الجغرافيا والدين واللغة لتصل إلى درجة النسيج الاجتماعي الواحد    سقوط ريال مدريد امام فاليكانو في الليغا    قراءة تحليلية لنص "مفارقات" ل"أحمد سيف حاشد"    الرئيس الزُبيدي يُعزي قائد العمليات المشتركة الإماراتي بوفاة والدته    محافظ العاصمة عدن يكرم الشاعرة والفنانة التشكيلية نادية المفلحي    الأرصاد يحذر من احتمالية تشكل الصقيع على المرتفعات.. ودرجات الحرارة الصغرى تنخفض إلى الصفر المئوي    في بطولة البرنامج السعودي : طائرة الاتفاق بالحوطة تتغلب على البرق بتريم في تصفيات حضرموت الوادي والصحراء    جناح سقطرى.. لؤلؤة التراث تتألق في سماء مهرجان الشيخ زايد بأبوظبي    وزير الصناعة يشيد بجهود صندوق تنمية المهارات في مجال بناء القدرات وتنمية الموارد البشرية    صنعاء.. البنك المركزي يوجّه بإعادة التعامل مع منشأة صرافة    رئيس الحكومة يشكو محافظ المهرة لمجلس القيادة.. تجاوزات جمركية تهدد وحدة النظام المالي للدولة "وثيقة"    كم خطوة تحتاج يوميا لتؤخر شيخوخة دماغك؟    عين الوطن الساهرة (1)    الهيئة العامة لتنظيم شؤون النقل البري تعزّي ضحايا حادث العرقوب وتعلن تشكيل فرق ميدانية لمتابعة التحقيقات والإجراءات اللازمة    مأرب.. فعالية توعوية بمناسبة الأسبوع العالمي للسلامة الدوائية    في ذكرى رحيل هاشم علي .. من "زهرة الحنُّون" إلى مقام الألفة    مأرب.. تسجيل 61 حالة وفاة وإصابة بمرض الدفتيريا منذ بداية العام    على رأسها الشمندر.. 6 مشروبات لتقوية الدماغ والذاكرة    كما تدين تدان .. في الخير قبل الشر    الزكاة تدشن تحصيل وصرف زكاة الحبوب في جبل المحويت    صحة مأرب تعلن تسجيل 4 وفيات و57 إصابة بمرض الدفتيريا منذ بداية العام الجاري    الشهادة في سبيل الله نجاح وفلاح    "جنوب يتناحر.. بعد أن كان جسداً واحداً"    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



السكرتارية الحديثة .. فن وعلم وموهبة !
الخبير الإداري في مجال السكرتارية التنفيذية عبد الخالق حجيرة ل ( إبداع ) :

يعتبر السكرتارية فناً إدارياً مستقلاً بذاته ، ولإيمانه الكبير في ذلك سعى إلى ترسيخ ثقافة الاحتراف في العمل الإداري عموماً والسكرتارية خصوصاً من خلال تصميم العديد من الأنظمة الآلية الهادفة للارتقاء بأداء أعمال السكرتارية آلياً ، وقام بتطوير وإعداد مواد علمية خاصة بالسكرتارية التنفيذية لبعض مراكز التدريب والتأهيل في اليمن.. ويؤكد أهمية الحب في العمل الإداري والسكرتارية خاصة لتحقيق أداء راق واحترافي ، بالإضافة إلى أهمية التدريب والتأهيل المتواصل لتحسين وتطوير العمل وتحقيق نتائج إيجابية ، إنه الخبير الإداري والمدرب المعتمد في مجال السكرتارية عبد الخالق حجيرة الذي كان ل (إبداع ) هذا اللقاء الإداري معه ....
لماذا تعتبر السكرتارية فنا ؟
عندما أتحدث عن مفهوم السكرتارية العصرية الحديثة في القرن الواحد والعشرين في عصر ثورة المعلومات ، فحقيقتها أن السكرتارية العصرية ليست فنا فقط .. بل أنها ملتقى للكثير من الفنون العصرية الإدارية وما جانسها .. حتى تكون مؤهلة بجدارة لمواكبة التطورات العصرية في ممارسة الإدارة العصرية الحديثة والتي تتأثر فاعليتها ونجاحها بمستوى أداء السكرتارية الحديثة .. ومن هذه الفنون : التعامل مع البشر بأصنافهم المختلفة وفن اللباقة والذكاء والحنكة الإدارية وسرعة البديهة وحسن التصرف ، وإدارة الوقت والذات ، وفن تنمية المهارات والقدرات الذاتية وفن الاتصال بأنواعه ، و تجميل المظهر للسكرتير والمكتب ،وفن تنظيم الاجتماعات واللقاءات الرسمية والشخصية و التعامل مع الوثائق والمحفوظات وصياغة وطباعة وتنسيق المراسلات بأنواعها والتعامل مع الأجهزة المكتبية ، والتعامل مع الأخطاء الرسمية والشخصية وفن التعامل مع المسئولين في المؤسسة ، وإدارة الخلافات بين الزملاء في المؤسسة ، وفن الإبداع والابتكار والتفكير الخلاق وفن المبادرة التخطيط والتنسيق وفن التفاوض وفن المتابعة الفعالة وفن إدارة ضغط العمل ....
هل السكرتارية موهبة أو علم يمكن اكتسابه ؟
السكرتارية الناجحة تتكون من مزيج رائع من الأمرين ولا يشترط أن يكونا متوازنين ، فالشطر الأعظم فيها هو اكتساب المعرفة الإدارية الحديثة من خلال البرامج التدريبية و الإطلاع الدائم على أحدث الكتب الإدارية المتنوعة وبالذات المتخصصة بهذا الفن ، والخبرة الشخصية المكتسبة من سنوات العمل ، ومتابعة الاستفادة من الأفكار الحديثة المطبقة في المؤسسات العالمية الرائدة في إطار السكرتارية .. والاهتمام بتحصيل كل جديد في هذا التخصص وفي علم الإدارة الحديثة عموما .. ولاشك أن المواهب الذاتية - أيا كان مستواها - ستتطور وتتألق بمستوى التغذية التي تحصل عليها من المصادر المذكورة .
ما هو دور التدريب والتأهيل في هذا المجال ؟
إن مستوى الأداء الذي يمارسه السكرتير على الواقع العملي إنما هو ترجمة لمستوى البرامج التدريبية التأهيلية التي يتلقاها السكرتير.. لذا من الضرورة بمكان التركيز بعناية على هذا العنصر الهام جدا .. ولضمان الحصول على مستوى متميز وراق يترجم طموح ورؤية الإدارة الحديثة ..
ما هي مميزات الإداري الناجح بما فيه السكرتير ؟
سأترك الحديث عن الإداري الناجح لمعلمينا ملوك الإدارة و سأتحدث معكم عن مميزات السكرتير الناجح وأوجزها بأنه يجب أن يكون أميناً على أسرار العمل والعاملين ويحب رئيسه بالعمل ويحب جميع زملائه ، ماهراً في التكيف مع الآخرين في كافة الظروف وبطبائعهم المختلفة ، وحريصاً على أناقة وجمال المظهر العام لشخصيته ولمكتبه ومكتب رئيسه ، ومخلصاً ومتفان في العمل ، ويتمتع بثقة عالية بنفسه ، يخطط لحياته وعمله ويضع لهما أهدافاً ، وهو طموحاً ويسعي بحماس لتحقيق أهدافه وأهداف المؤسسة من خلال التعلم المستمر ، ويتمتع بقوة في الملاحظة- الذاكرة- اللياقة البدنية- سرعة البديهة - والصبر الجميل .
كما يجب أن يكون لديه معرفة كاملة بدقائق العمل ومجرياته في المؤسسة ويتفنن بإدارة وقته ووقت رئيسه بنجاح، مقنعاً وماهراً في إدارة ضغط العمل وفي تكوين علاقات عامة وإداراتها بنجاح ويستمتع بممارسة مهامه وواجباته باحتراف .
ويسعى بإستمرار لابتكار وسائل حديثة لأداء مهامه بشكل أفضل وأن يجيد استخدام اللغة العربية واللغة الأجنبية الأساسية في العمل ومحباً لقراءة الكتب ويتابع كل جديد في تخصصه و علم الإدارة الحديثة وملماً بالقوانين والنظم واللوائح التي تنظم عمل المؤسسة داخليا وخارجيا و بكافة المعلومات الأساسية عن المؤسسة «نشأتها – تطورها – معاملاتها – عملاؤها منافسوها – مبيعاتها – الهيكل التنظيمي» .
يقال ان بوابة الدخول للمدراء او المسئولين هو السكرتير ما مدى صحة هذه المقولة؟
ذلك صحيح .. وأضيف ان السكرتير لا يفتح لك أبواب المدير فحسب بل هو في الغالب عنصرا أساسيا لتحقيق هدفك من المؤسسة ونجاح او فشل مهامك المتعلقة بموافقة المدير _ وأهل الخبرة يعلمون ذلك جيدا .. ونشأ ذلك من خلال الثقة العالية التي يحظى بها السكرتير من المدير ، ومشاعر الاحترام والحب التي يكنها المدير لسكرتيره ، و معرفة السكرتير بأوقات المدير وتفضيلاته الشخصية واهتماماته وطريقة تناوله لمواضيع العمل ، وكذلك سلطة السكرتير المستمدة من رئيسه والمنعكسة مباشرة نحو العاملين في المؤسسة وايضا كون السكرتير ورئيسه يشكلان فريق عمل واحد روابطه متينة.. وفي بعض الحالات المعلومات الحساسة والأسرار الشخصية التي يطلع عليها السكرتير كونه امين سر لمكتب المدير والمؤسسة .. ولهذا فإن المدراء الذين يعلمون حقيقة و أهمية وحساسية هذه الوظيفة يضعون معايير تقييم واختبارات متنوعة دقيقة جدا للمتقدمين ومقابلات شخصية واهتماماً أكثر من غيرها من الوظائف في المؤسسة .
كتابك المعنون ب «أسرار التألق في السكرتارية العصرية» ما هي فكرته ؟ والى ماذا يهدف؟
ان الفكرة الأساسية لكتابي هي : تدوين خلاصة خبرتي في هذا التخصص ، والتركيز في هذا الكتاب على ان يكون عمليا متخصصا يجد فيه المهتم بهذا التخصص كل ما يحتاجه من مهارات ومعرفة وثقافة خاصة بهذا الفن الرائع .. ويتمكن القارىء – ايضا- من أقصى استفادة ممكنة من التجارب والأفكار التي أثبتت نجاحها وخلاصة خبرات رواد هذا الفن في الواقع العملي ..ولم اعتمد في تأليفه على خبرتي الشخصية فقط ، بل أني استعنت بمؤلفات أخرى عربية وأجنبية لأوفر للقارىء نظرة شاملة واطلاع على أفضل مستويات الأداء اليمنية والعربية والأجنبية في ممارسة هذا الفن الجميل ..
أما هدفي الاساس من كتابي هو : القضاء على المفهوم التقليدي القديم و نشر المفهوم العصري الحديث للسكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. وتوفير الوقت والجهد للمحبين لهذا الفن بحيث يبدؤون من حيث انتهى الآخرون .. وان يكون الكتاب هو المرجع الأول والمرشد للاحتراف والتألق في ممارسة مهام السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. لا سيما بعد اطلاعي على ما يزيد عن 20 مؤلفاً في هذا التخصص والتي تتفنن باختيار العناوين و تختلف جميعها في مفهوم تناول هذا الفن العصري .. فمنها من تناوله بشكل أكاديمي معقد .. ومنها من تناوله بشكل لا يظهر أهميته .. ومنها من تناولته بصورة تقليدية قديمة .. فلم يأخذ هذا الفن حقه الحقيقي من الوصف و التعريف .. فأتى كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية ليجمع الخبرات والأفكار والتجارب ذات الصلة بهذا الفن ويبلورها بصورة عملية سهلة الفهم والتطبيق .
ماذا تقصد بالاحتراف في العمل الإداري ؟
حقا لست من جهابذة الإدارة ، لكن استأذنهم بالمحاولة .. الاحتراف في العمل الإداري من وجهة نظري يأتي نتيجة المعادلة التالية :
( معرفة مستمرة التحديث + خبرة ايجابية متراكمة + أداء متميز ومتطور + نتائج ايجابية ملموسة = احتراف ) .. وبصيغة أخرى : إذا تابعت واستوعبت أحدث النظريات والأفكار والتجارب والخبرات والآليات العصرية في العمل الإداري في مجال عملك . وأخذت ما تحتاجه من خبراتك وتجاربك الشخصية لصناعة حاضر ومستقبل ناجح ومتألق لعملك . ومارست العمل الإداري بنور المعرفة الحديثة والخبرة الايجابية وبمستوى أداء إبداعي تطويري متواكب مع العصر مليئ بالحماس و حب التميز . ولمست بأناملك نتائج ايجابية تقرب أهدافك منك .. فأنت محترف في عملك .
ما هي ابرز الصعوبات التي واجهتك في إصدار كتابك « أسرار التألق في السكرتارية العصرية » ؟
للأسف الشديد ان الصعوبات هي أول عدو يواجه الإبداع في يمننا الحبيب واذكرها على أمل ان يتصدى لها المخلصون لوطننا الحبيب فيقضوا على ظهورها ثانية في مستقبل اليمن والواعد بالخير .. وتلك الصعوبات هي :
لم المس تشجيع أو حتى تفاعل من هيئة الكتاب اليمني عندما أتيتهم مسرورا ومتفائلا بإنتاجي بالمسودة الأولى للكتاب ، وكنت متأملا ان تقوم الهيئة بدراسة الكتاب وطباعته وإعطائي ما استحقه من التشجيع والتحفيز .. لاسيما وانه كتاب إداري متخصص .. وكان جوابهم { لا نستطيع طباعة الكتاب لعدم وجود ميزانية } فتحول السرور والتفاؤل إلى إحباط مدمر لعدم قدرتي المالية على طباعة الكتاب الذي ظل حبيس خزانة الأوراق لفترة .. فأتتني فكرة مراسلة جهات خارج الوطن على أمل ان يرى كتابي النور ، وحصلت على تجاوب من مركز الأسرة السعيدة في دبي وبعد تعبيرهم لي عن إعجابهم الشديد بالكتاب ، قاموا بطباعته 3000 نسخة في دار ابن حزم – لبنان ونشره وحجز مكان له في معارض الكتب العربية والأجنبية .
كما أن مستحقاتي المالية وحقوقي الفكرية في نفق مظلم منذ أربع سنوات وحتى يومنا هذا والكتاب يطبع ويطبع وليس لي منه سوى الصورة والاسم .. والسبب عدم وجود دور فعال لهيئة الكتاب اليمني .. مما اضطرني إلى إرساله خارج البلد ليستقبله مركز تدريبي إماراتي ويستفيد من غياب هيئة الكتاب اليمني ومن هدفي بأن يظهر عملي على السطح .
هل لديك ما تود إضافته ؟
أتمنى من قائدنا الحكيم فخامة رئيس الجمهورية - حفظه الله- التوجيه بإصلاح وضع هيئة الكتاب اليمني بإعادة تفعيلها بشكل فعال كمؤسسة تؤدي دورها في تبني الإبداعات الفكرية اليمنية للشباب اليمني وتشجيع ومكافأة المبدعين لدفعهم للإبداع أكثر وأكثر .. فقد أصبحت بأدائها الحالي المتدني مصدرا للإحباط .
كما أريد أن أقول إن هذا الفن العصري الهام يحتاج إلى إنشاء مركز تدريبي متخصص بتأهيل وإخراج كوادر محترفة في السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة.. كما أشكر صحيفة الجمهورية والزميل جمال حميد والمحامي محمد مكي لاهتمامهم وتفاعلهم الذي يؤكد بأن وطننا الحبيب مليىء بالشخصيات المخلصة له ولأبنائه ، واشكر أمي الحبيبة وزوجاتي الثلاث على مساندتهن الحنونة لي .
C . V
الاسم : عبد الخالق علي حمود حجيرة
12 عاماً خبرة عملية في إدارة المكاتب والسكرتارية .
دبلوم عالي في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
مدرب معتمد لمادة السكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة.
مدير عام مكتب جويز هاوس لخدمات التوظيف.
سكرتير الغرفة التجارية والصناعية بتعز سابقاً .
مدير مكتب المدير العام لبنك التضامن سابقاً.
حائز على شهادات شكر وتقدير من شركات ومنظمات محلية ودولية.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.