لبنان.. هيئة علماء بيروت تحذر الحكومة من ادخال "البلد في المجهول"    سان جيرمان يتوصل لاتفاق مع بديل دوناروما    الرئيس المشاط يعزي في وفاة احد كبار مشائخ حاشد    تعرّض الأطفال طويلا للشاشات يزيد من خطر الإصابة بأمراض القلب    تعاون الأصابح يخطف فوزاً مثيراً أمام الشروق في بطولة بيسان الكروية 2025    إيران تفوز على غوام في مستهل مشوارها في كأس آسيا لكرة السلة    أسوأ يوم في تاريخ المسجد الأقصى !    شباب الغضب يحمل العسكرية الأولى مسؤولية القمع في تريم    وزير التجارة يكشف في حوار مع "الصحوة" إجراءات إنعاش الريال ويعلن عن حدث اقتصادي مرتقب    المجلس الانتقالي الجنوبي يصدر بيانًا هامًا    قبيل مشاركته بكأس الخليج.. التعديلات الجديدة في قانون التحكيم الرياضي بمحاضرة توعوية لمنتخب الشباب    مجلس القضاء: المطالبة بتحسين الأوضاع ليس مبررا لتعطيل العمل بالمحاكم    الرئيس الزُبيدي يشدد على أهمية النهوض بقطاع الاتصالات وفق رؤية استراتيجية حديثة    إجراءات الحكومة كشفت مافيا العملة والمتاجرة بمعاناة الناس    ترتيبات لاقامة مهرجان زراعي في اب    محافظ إب يدشن أعمال التوسعة في ساحة الرسول الأعظم بالمدينة    مهما كانت الاجواء: السيد القائد يدعو لخروج مليوني واسع غدًا    عصابة حوثية تعتدي على موقع أثري في إب    الرئيس الزُبيدي يطّلع من وزير النفط على جهود تشغيل مصافي عدن وتأمين وقود الكهرباء    رصاص الجعيملاني والعامري في تريم.. اشتعال مواجهة بين المحتجين قوات الاحتلال وسط صمت حكومي    هائل سعيد أنعم.. نفوذ اقتصادي أم وصاية على القرار الجنوبي؟    الصراع في الجهوية اليمانية قديم جدا    عساكر أجلاف جهلة لا يعرفون للثقافة والفنون من قيمة.. يهدمون بلقيس    إصابة 2 متظاهرين في حضرموت وباصرة يدين ويؤكد أن استخدام القوة ليس حلا    منتخب اليمن للناشئين في المجموعة الثانية    حتى لا يحتضر السياسي الاعلى كما احتضر البرلمان    محاضرات قانونية بالعاصمة عدن لتعزيز وعي منتسبي الحزام الأمني    الأرصاد الجوية تحذّر من استمرار الأمطار الرعدية في عدة محافظات    وفاة وإصابة 9 مواطنين بصواعق رعدية في الضالع وذمار    خبير طقس يتوقع أمطار فوق المعدلات الطبيعية غرب اليمن خلال أغسطس الجاري    من هي الجهة المستوردة.. إحباط عملية تهريب أسلحة للحوثي في ميناء عدن    الريال اليمني بين مطرقة المواطن المضارب وسندان التاجر (المتريث والجشع)    الفصل في 7329 قضية منها 4258 أسرية    جامعة لحج ومكتب الصحة يدشنان أول عيادة مجانية بمركز التعليم المستمر    خطر مستقبل التعليم بانعدام وظيفة المعلم    من الصحافة الصفراء إلى الإعلام الأصفر.. من يدوّن تاريخ الجنوب؟    طالت عشرات الدول.. ترامب يعلن دخول الرسوم الجمركية حيز التنفيذ    صنعاء تفرض عقوبات على 64 شركة لانتهاك قرار الحظر البحري على "إسرائيل"    الهيئة التنفيذية المساعدة للانتقالي بحضرموت تُدين اقتحام مدينة تريم وتطالب بتحقيق مستقل في الانتهاكات    الاتحاد الأوروبي يقدم منحة لدعم اللاجئين في اليمن    خسارة موريتانيا في الوقت القاتل تمنح تنزانيا الصدارة    آسيوية السلة تغيّر مخططات لمى    دراسة أمريكية جديدة: الشفاء من السكري ممكن .. ولكن!    هيئة الآثار تنشر قائمة جديدة بالآثار اليمنية المنهوبة    موظفة في المواصفات والمقاييس توجه مناشدة لحمايتها من المضايقات على ذمة مناهضتها للفساد    تعز .. ضغوط لرفع إضراب القضاة وعدم محاسبة العسكر    اجتماع بالمواصفات يناقش تحضيرات تدشين فعاليات ذكرى المولد النبوي    الاتحاد الآسيوي يعلن موعد سحب قرعة التصفيات التأهيلية لكأس آسيا الناشئين    مجلس الوزراء يقر خطة إحياء ذكرى المولد النبوي للعام 1447ه    الأبجدية الحضرمية.. ديمومة الهوية    لا تليق بها الفاصلة    حملة رقابية لضبط أسعار الأدوية في المنصورة بالعاصمة عدن    ( ليلة أم مجدي وصاروخ فلسطين 2 مرعب اليهود )    رئيس الوزراء: الأدوية ليست رفاهية.. ووجهنا بتخفيض الأسعار وتعزيز الرقابة    رجل الدكان 10.. فضلًا؛ أعد لي طفولتي!!    مرض الفشل الكلوي (15)    من أين لك هذا المال؟!    تساؤلات............ هل مانعيشه من علامات الساعه؟ وماذا اعددناء لها؟    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



السكرتارية الحديثة .. فن وعلم وموهبة !
الخبير الإداري في مجال السكرتارية التنفيذية عبد الخالق حجيرة ل ( إبداع ) :

يعتبر السكرتارية فناً إدارياً مستقلاً بذاته ، ولإيمانه الكبير في ذلك سعى إلى ترسيخ ثقافة الاحتراف في العمل الإداري عموماً والسكرتارية خصوصاً من خلال تصميم العديد من الأنظمة الآلية الهادفة للارتقاء بأداء أعمال السكرتارية آلياً ، وقام بتطوير وإعداد مواد علمية خاصة بالسكرتارية التنفيذية لبعض مراكز التدريب والتأهيل في اليمن.. ويؤكد أهمية الحب في العمل الإداري والسكرتارية خاصة لتحقيق أداء راق واحترافي ، بالإضافة إلى أهمية التدريب والتأهيل المتواصل لتحسين وتطوير العمل وتحقيق نتائج إيجابية ، إنه الخبير الإداري والمدرب المعتمد في مجال السكرتارية عبد الخالق حجيرة الذي كان ل (إبداع ) هذا اللقاء الإداري معه ....
لماذا تعتبر السكرتارية فنا ؟
عندما أتحدث عن مفهوم السكرتارية العصرية الحديثة في القرن الواحد والعشرين في عصر ثورة المعلومات ، فحقيقتها أن السكرتارية العصرية ليست فنا فقط .. بل أنها ملتقى للكثير من الفنون العصرية الإدارية وما جانسها .. حتى تكون مؤهلة بجدارة لمواكبة التطورات العصرية في ممارسة الإدارة العصرية الحديثة والتي تتأثر فاعليتها ونجاحها بمستوى أداء السكرتارية الحديثة .. ومن هذه الفنون : التعامل مع البشر بأصنافهم المختلفة وفن اللباقة والذكاء والحنكة الإدارية وسرعة البديهة وحسن التصرف ، وإدارة الوقت والذات ، وفن تنمية المهارات والقدرات الذاتية وفن الاتصال بأنواعه ، و تجميل المظهر للسكرتير والمكتب ،وفن تنظيم الاجتماعات واللقاءات الرسمية والشخصية و التعامل مع الوثائق والمحفوظات وصياغة وطباعة وتنسيق المراسلات بأنواعها والتعامل مع الأجهزة المكتبية ، والتعامل مع الأخطاء الرسمية والشخصية وفن التعامل مع المسئولين في المؤسسة ، وإدارة الخلافات بين الزملاء في المؤسسة ، وفن الإبداع والابتكار والتفكير الخلاق وفن المبادرة التخطيط والتنسيق وفن التفاوض وفن المتابعة الفعالة وفن إدارة ضغط العمل ....
هل السكرتارية موهبة أو علم يمكن اكتسابه ؟
السكرتارية الناجحة تتكون من مزيج رائع من الأمرين ولا يشترط أن يكونا متوازنين ، فالشطر الأعظم فيها هو اكتساب المعرفة الإدارية الحديثة من خلال البرامج التدريبية و الإطلاع الدائم على أحدث الكتب الإدارية المتنوعة وبالذات المتخصصة بهذا الفن ، والخبرة الشخصية المكتسبة من سنوات العمل ، ومتابعة الاستفادة من الأفكار الحديثة المطبقة في المؤسسات العالمية الرائدة في إطار السكرتارية .. والاهتمام بتحصيل كل جديد في هذا التخصص وفي علم الإدارة الحديثة عموما .. ولاشك أن المواهب الذاتية - أيا كان مستواها - ستتطور وتتألق بمستوى التغذية التي تحصل عليها من المصادر المذكورة .
ما هو دور التدريب والتأهيل في هذا المجال ؟
إن مستوى الأداء الذي يمارسه السكرتير على الواقع العملي إنما هو ترجمة لمستوى البرامج التدريبية التأهيلية التي يتلقاها السكرتير.. لذا من الضرورة بمكان التركيز بعناية على هذا العنصر الهام جدا .. ولضمان الحصول على مستوى متميز وراق يترجم طموح ورؤية الإدارة الحديثة ..
ما هي مميزات الإداري الناجح بما فيه السكرتير ؟
سأترك الحديث عن الإداري الناجح لمعلمينا ملوك الإدارة و سأتحدث معكم عن مميزات السكرتير الناجح وأوجزها بأنه يجب أن يكون أميناً على أسرار العمل والعاملين ويحب رئيسه بالعمل ويحب جميع زملائه ، ماهراً في التكيف مع الآخرين في كافة الظروف وبطبائعهم المختلفة ، وحريصاً على أناقة وجمال المظهر العام لشخصيته ولمكتبه ومكتب رئيسه ، ومخلصاً ومتفان في العمل ، ويتمتع بثقة عالية بنفسه ، يخطط لحياته وعمله ويضع لهما أهدافاً ، وهو طموحاً ويسعي بحماس لتحقيق أهدافه وأهداف المؤسسة من خلال التعلم المستمر ، ويتمتع بقوة في الملاحظة- الذاكرة- اللياقة البدنية- سرعة البديهة - والصبر الجميل .
كما يجب أن يكون لديه معرفة كاملة بدقائق العمل ومجرياته في المؤسسة ويتفنن بإدارة وقته ووقت رئيسه بنجاح، مقنعاً وماهراً في إدارة ضغط العمل وفي تكوين علاقات عامة وإداراتها بنجاح ويستمتع بممارسة مهامه وواجباته باحتراف .
ويسعى بإستمرار لابتكار وسائل حديثة لأداء مهامه بشكل أفضل وأن يجيد استخدام اللغة العربية واللغة الأجنبية الأساسية في العمل ومحباً لقراءة الكتب ويتابع كل جديد في تخصصه و علم الإدارة الحديثة وملماً بالقوانين والنظم واللوائح التي تنظم عمل المؤسسة داخليا وخارجيا و بكافة المعلومات الأساسية عن المؤسسة «نشأتها – تطورها – معاملاتها – عملاؤها منافسوها – مبيعاتها – الهيكل التنظيمي» .
يقال ان بوابة الدخول للمدراء او المسئولين هو السكرتير ما مدى صحة هذه المقولة؟
ذلك صحيح .. وأضيف ان السكرتير لا يفتح لك أبواب المدير فحسب بل هو في الغالب عنصرا أساسيا لتحقيق هدفك من المؤسسة ونجاح او فشل مهامك المتعلقة بموافقة المدير _ وأهل الخبرة يعلمون ذلك جيدا .. ونشأ ذلك من خلال الثقة العالية التي يحظى بها السكرتير من المدير ، ومشاعر الاحترام والحب التي يكنها المدير لسكرتيره ، و معرفة السكرتير بأوقات المدير وتفضيلاته الشخصية واهتماماته وطريقة تناوله لمواضيع العمل ، وكذلك سلطة السكرتير المستمدة من رئيسه والمنعكسة مباشرة نحو العاملين في المؤسسة وايضا كون السكرتير ورئيسه يشكلان فريق عمل واحد روابطه متينة.. وفي بعض الحالات المعلومات الحساسة والأسرار الشخصية التي يطلع عليها السكرتير كونه امين سر لمكتب المدير والمؤسسة .. ولهذا فإن المدراء الذين يعلمون حقيقة و أهمية وحساسية هذه الوظيفة يضعون معايير تقييم واختبارات متنوعة دقيقة جدا للمتقدمين ومقابلات شخصية واهتماماً أكثر من غيرها من الوظائف في المؤسسة .
كتابك المعنون ب «أسرار التألق في السكرتارية العصرية» ما هي فكرته ؟ والى ماذا يهدف؟
ان الفكرة الأساسية لكتابي هي : تدوين خلاصة خبرتي في هذا التخصص ، والتركيز في هذا الكتاب على ان يكون عمليا متخصصا يجد فيه المهتم بهذا التخصص كل ما يحتاجه من مهارات ومعرفة وثقافة خاصة بهذا الفن الرائع .. ويتمكن القارىء – ايضا- من أقصى استفادة ممكنة من التجارب والأفكار التي أثبتت نجاحها وخلاصة خبرات رواد هذا الفن في الواقع العملي ..ولم اعتمد في تأليفه على خبرتي الشخصية فقط ، بل أني استعنت بمؤلفات أخرى عربية وأجنبية لأوفر للقارىء نظرة شاملة واطلاع على أفضل مستويات الأداء اليمنية والعربية والأجنبية في ممارسة هذا الفن الجميل ..
أما هدفي الاساس من كتابي هو : القضاء على المفهوم التقليدي القديم و نشر المفهوم العصري الحديث للسكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. وتوفير الوقت والجهد للمحبين لهذا الفن بحيث يبدؤون من حيث انتهى الآخرون .. وان يكون الكتاب هو المرجع الأول والمرشد للاحتراف والتألق في ممارسة مهام السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. لا سيما بعد اطلاعي على ما يزيد عن 20 مؤلفاً في هذا التخصص والتي تتفنن باختيار العناوين و تختلف جميعها في مفهوم تناول هذا الفن العصري .. فمنها من تناوله بشكل أكاديمي معقد .. ومنها من تناوله بشكل لا يظهر أهميته .. ومنها من تناولته بصورة تقليدية قديمة .. فلم يأخذ هذا الفن حقه الحقيقي من الوصف و التعريف .. فأتى كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية ليجمع الخبرات والأفكار والتجارب ذات الصلة بهذا الفن ويبلورها بصورة عملية سهلة الفهم والتطبيق .
ماذا تقصد بالاحتراف في العمل الإداري ؟
حقا لست من جهابذة الإدارة ، لكن استأذنهم بالمحاولة .. الاحتراف في العمل الإداري من وجهة نظري يأتي نتيجة المعادلة التالية :
( معرفة مستمرة التحديث + خبرة ايجابية متراكمة + أداء متميز ومتطور + نتائج ايجابية ملموسة = احتراف ) .. وبصيغة أخرى : إذا تابعت واستوعبت أحدث النظريات والأفكار والتجارب والخبرات والآليات العصرية في العمل الإداري في مجال عملك . وأخذت ما تحتاجه من خبراتك وتجاربك الشخصية لصناعة حاضر ومستقبل ناجح ومتألق لعملك . ومارست العمل الإداري بنور المعرفة الحديثة والخبرة الايجابية وبمستوى أداء إبداعي تطويري متواكب مع العصر مليئ بالحماس و حب التميز . ولمست بأناملك نتائج ايجابية تقرب أهدافك منك .. فأنت محترف في عملك .
ما هي ابرز الصعوبات التي واجهتك في إصدار كتابك « أسرار التألق في السكرتارية العصرية » ؟
للأسف الشديد ان الصعوبات هي أول عدو يواجه الإبداع في يمننا الحبيب واذكرها على أمل ان يتصدى لها المخلصون لوطننا الحبيب فيقضوا على ظهورها ثانية في مستقبل اليمن والواعد بالخير .. وتلك الصعوبات هي :
لم المس تشجيع أو حتى تفاعل من هيئة الكتاب اليمني عندما أتيتهم مسرورا ومتفائلا بإنتاجي بالمسودة الأولى للكتاب ، وكنت متأملا ان تقوم الهيئة بدراسة الكتاب وطباعته وإعطائي ما استحقه من التشجيع والتحفيز .. لاسيما وانه كتاب إداري متخصص .. وكان جوابهم { لا نستطيع طباعة الكتاب لعدم وجود ميزانية } فتحول السرور والتفاؤل إلى إحباط مدمر لعدم قدرتي المالية على طباعة الكتاب الذي ظل حبيس خزانة الأوراق لفترة .. فأتتني فكرة مراسلة جهات خارج الوطن على أمل ان يرى كتابي النور ، وحصلت على تجاوب من مركز الأسرة السعيدة في دبي وبعد تعبيرهم لي عن إعجابهم الشديد بالكتاب ، قاموا بطباعته 3000 نسخة في دار ابن حزم – لبنان ونشره وحجز مكان له في معارض الكتب العربية والأجنبية .
كما أن مستحقاتي المالية وحقوقي الفكرية في نفق مظلم منذ أربع سنوات وحتى يومنا هذا والكتاب يطبع ويطبع وليس لي منه سوى الصورة والاسم .. والسبب عدم وجود دور فعال لهيئة الكتاب اليمني .. مما اضطرني إلى إرساله خارج البلد ليستقبله مركز تدريبي إماراتي ويستفيد من غياب هيئة الكتاب اليمني ومن هدفي بأن يظهر عملي على السطح .
هل لديك ما تود إضافته ؟
أتمنى من قائدنا الحكيم فخامة رئيس الجمهورية - حفظه الله- التوجيه بإصلاح وضع هيئة الكتاب اليمني بإعادة تفعيلها بشكل فعال كمؤسسة تؤدي دورها في تبني الإبداعات الفكرية اليمنية للشباب اليمني وتشجيع ومكافأة المبدعين لدفعهم للإبداع أكثر وأكثر .. فقد أصبحت بأدائها الحالي المتدني مصدرا للإحباط .
كما أريد أن أقول إن هذا الفن العصري الهام يحتاج إلى إنشاء مركز تدريبي متخصص بتأهيل وإخراج كوادر محترفة في السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة.. كما أشكر صحيفة الجمهورية والزميل جمال حميد والمحامي محمد مكي لاهتمامهم وتفاعلهم الذي يؤكد بأن وطننا الحبيب مليىء بالشخصيات المخلصة له ولأبنائه ، واشكر أمي الحبيبة وزوجاتي الثلاث على مساندتهن الحنونة لي .
C . V
الاسم : عبد الخالق علي حمود حجيرة
12 عاماً خبرة عملية في إدارة المكاتب والسكرتارية .
دبلوم عالي في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
مدرب معتمد لمادة السكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة.
مدير عام مكتب جويز هاوس لخدمات التوظيف.
سكرتير الغرفة التجارية والصناعية بتعز سابقاً .
مدير مكتب المدير العام لبنك التضامن سابقاً.
حائز على شهادات شكر وتقدير من شركات ومنظمات محلية ودولية.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.