الفريق السامعي يكشف حجم الاضرار التي تعرض لها ميناء رأس عيسى بعد تجدد القصف الامريكي ويدين استمرار الاستهداف    الفريق السامعي يكشف حجم الاضرار التي تعرض لها ميناء رأس عيسى بعد تجدد القصف الامريكي ويدين استمرار الاستهداف    الطيران الأمريكي يجدد قصف ميناء نفطي غرب اليمن    مسلحون يحاصرون مستشفى بصنعاء والشرطة تنشر دورياتها في محيط المستشفى ومداخله    سريع يعلن استهداف يافا بفلسطين المحتلة    وزير سابق: قرار إلغاء تدريس الانجليزية في صنعاء شطري ويعمق الانفصال بين طلبة الوطن الواحد    قائد الاحتلال اليمني في سيئون.. قواتنا حررت حضرموت من الإرهاب    تراجع في كميات الهطول المطري والارصاد يحذر من الصواعق الرعدية وتدني الرؤية الافقية    باحث يمني يحصل على برأه اختراع في الهند    هزتان ارضيتان تضربان محافظة ذمار    الكوليرا تدق ناقوس الخطر في عدن ومحافظات مجاورة    "الأول من مايو" العيد المأساة..!    غزوة القردعي ل شبوة لأطماع توسعية    الجنوب هو الخاسر منذ تشكيل مجلس القيادة الرئاسي    وقفات احتجاجية في مارب وتعز وحضرموت تندد باستمرار العدوان الصهيوني على غزة    احتراق باص نقل جماعي بين حضرموت ومارب    حكومة تتسول الديزل... والبلد حبلى بالثروات!    البيع الآجل في بقالات عدن بالريال السعودي    عنجهية العليمي آن لها ان توقف    الإصلاحيين أستغلوه: بائع الأسكريم آذى سكان قرية اللصب وتم منعه ولم يمتثل (خريطة)    من يصلح فساد الملح!    مدرسة بن سميط بشبام تستقبل دفعات 84 و85 لثانوية سيئون (صور)    البرلماني بشر: تسييس التعليم سبب في تدني مستواه والوزارة لا تملك الحق في وقف تعليم الانجليزية    شركة النفط بصنعاء توضح بشأن نفاذ مخزون الوقود    السياغي: ابني معتقل في قسم شرطة مذبح منذ 10 أيام بدون مسوغ قانوني    السامعي يهني عمال اليمن بعيدهم السنوي ويشيد بثابتهم وتقديمهم نموذج فريد في التحدي    التكتل الوطني يدعو المجتمع الدولي إلى موقف أكثر حزماً تجاه أعمال الإرهاب والقرصنة الحوثية    مليشيا الحوثي الإرهابية تمنع سفن وقود مرخصة من مغادرة ميناء رأس عيسى بالحديدة    "الحوثي يغتال الطفولة"..حملة الكترونية تفضح مراكز الموت وتدعو الآباء للحفاظ على أبنائهم    شاهد.. ردة فعل كريستيانو رونالدو عقب فشل النصر في التأهل لنهائي دوري أبطال آسيا    نتائج المقاتلين العرب في بطولة "ون" في شهر نيسان/أبريل    النصر يودع آسيا عبر بوابة كاواساكي الياباني    اختتام البطولة النسائية المفتوحة للآيكيدو بالسعودية    وفاة امرأة وجنينها بسبب انقطاع الكهرباء في عدن    سوريا ترد على ثمانية مطالب أميركية في رسالة أبريل    صدور ثلاثة كتب جديدة للكاتب اليمني حميد عقبي عن دار دان للنشر والتوزيع بالقاهرة    فاضل وراجح يناقشان فعاليات أسبوع المرور العربي 2025    انخفاض أسعار الذهب إلى 3315.84 دولار للأوقية    عرض سعودي في الصورة.. أسباب انهيار صفقة تدريب أنشيلوتي لمنتخب البرازيل    جازم العريقي .. قدوة ومثال    العقيق اليماني ارث ثقافي يتحدى الزمن    إب.. مليشيا الحوثي تتلاعب بمخصصات مشروع ممول من الاتحاد الأوروبي    مليشيا الحوثي تواصل احتجاز سفن وبحارة في ميناء رأس عيسى والحكومة تدين    نهاية حقبته مع الريال.. تقارير تكشف عن اتفاق بين أنشيلوتي والاتحاد البرازيلي    الصحة العالمية:تسجيل27,517 إصابة و260 وفاة بالحصبة في اليمن خلال العام الماضي    اتحاد كرة القدم يعين النفيعي مدربا لمنتخب الشباب والسنيني للأولمبي    صنعاء .. حبس جراح واحالته للمحاكمة يثير ردود فعل واسعة في الوسطين الطبي والقانوني    صنعاء .. حبس جراح واحالته للمحاكمة يثير ردود فعل واسعة في الوسطين الطبي والقانوني    النقابة تدين مقتل المخرج مصعب الحطامي وتجدد مطالبتها بالتحقيق في جرائم قتل الصحفيين    برشلونة يتوج بكأس ملك إسبانيا بعد فوز ماراثوني على ريال مدريد    أطباء بلا حدود تعلق خدماتها في مستشفى بعمران بعد تعرض طاقمها لتهديدات حوثية    غضب عارم بعد خروج الأهلي المصري من بطولة أفريقيا    القلة الصامدة و الكثرة الغثاء !    عصابات حوثية تمتهن المتاجرة بالآثار تعتدي على موقع أثري في إب    الأوقاف تحذر المنشآت المعتمدة في اليمن من عمليات التفويج غير المرخصة    ازدحام خانق في منفذ الوديعة وتعطيل السفر يومي 20 و21 أبريل    يا أئمة المساجد.. لا تبيعوا منابركم!    دور الشباب في صناعة التغيير وبناء المجتمعات    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



السكرتارية الحديثة .. فن وعلم وموهبة !
الخبير الإداري في مجال السكرتارية التنفيذية عبد الخالق حجيرة ل ( إبداع ) :

يعتبر السكرتارية فناً إدارياً مستقلاً بذاته ، ولإيمانه الكبير في ذلك سعى إلى ترسيخ ثقافة الاحتراف في العمل الإداري عموماً والسكرتارية خصوصاً من خلال تصميم العديد من الأنظمة الآلية الهادفة للارتقاء بأداء أعمال السكرتارية آلياً ، وقام بتطوير وإعداد مواد علمية خاصة بالسكرتارية التنفيذية لبعض مراكز التدريب والتأهيل في اليمن.. ويؤكد أهمية الحب في العمل الإداري والسكرتارية خاصة لتحقيق أداء راق واحترافي ، بالإضافة إلى أهمية التدريب والتأهيل المتواصل لتحسين وتطوير العمل وتحقيق نتائج إيجابية ، إنه الخبير الإداري والمدرب المعتمد في مجال السكرتارية عبد الخالق حجيرة الذي كان ل (إبداع ) هذا اللقاء الإداري معه ....
لماذا تعتبر السكرتارية فنا ؟
عندما أتحدث عن مفهوم السكرتارية العصرية الحديثة في القرن الواحد والعشرين في عصر ثورة المعلومات ، فحقيقتها أن السكرتارية العصرية ليست فنا فقط .. بل أنها ملتقى للكثير من الفنون العصرية الإدارية وما جانسها .. حتى تكون مؤهلة بجدارة لمواكبة التطورات العصرية في ممارسة الإدارة العصرية الحديثة والتي تتأثر فاعليتها ونجاحها بمستوى أداء السكرتارية الحديثة .. ومن هذه الفنون : التعامل مع البشر بأصنافهم المختلفة وفن اللباقة والذكاء والحنكة الإدارية وسرعة البديهة وحسن التصرف ، وإدارة الوقت والذات ، وفن تنمية المهارات والقدرات الذاتية وفن الاتصال بأنواعه ، و تجميل المظهر للسكرتير والمكتب ،وفن تنظيم الاجتماعات واللقاءات الرسمية والشخصية و التعامل مع الوثائق والمحفوظات وصياغة وطباعة وتنسيق المراسلات بأنواعها والتعامل مع الأجهزة المكتبية ، والتعامل مع الأخطاء الرسمية والشخصية وفن التعامل مع المسئولين في المؤسسة ، وإدارة الخلافات بين الزملاء في المؤسسة ، وفن الإبداع والابتكار والتفكير الخلاق وفن المبادرة التخطيط والتنسيق وفن التفاوض وفن المتابعة الفعالة وفن إدارة ضغط العمل ....
هل السكرتارية موهبة أو علم يمكن اكتسابه ؟
السكرتارية الناجحة تتكون من مزيج رائع من الأمرين ولا يشترط أن يكونا متوازنين ، فالشطر الأعظم فيها هو اكتساب المعرفة الإدارية الحديثة من خلال البرامج التدريبية و الإطلاع الدائم على أحدث الكتب الإدارية المتنوعة وبالذات المتخصصة بهذا الفن ، والخبرة الشخصية المكتسبة من سنوات العمل ، ومتابعة الاستفادة من الأفكار الحديثة المطبقة في المؤسسات العالمية الرائدة في إطار السكرتارية .. والاهتمام بتحصيل كل جديد في هذا التخصص وفي علم الإدارة الحديثة عموما .. ولاشك أن المواهب الذاتية - أيا كان مستواها - ستتطور وتتألق بمستوى التغذية التي تحصل عليها من المصادر المذكورة .
ما هو دور التدريب والتأهيل في هذا المجال ؟
إن مستوى الأداء الذي يمارسه السكرتير على الواقع العملي إنما هو ترجمة لمستوى البرامج التدريبية التأهيلية التي يتلقاها السكرتير.. لذا من الضرورة بمكان التركيز بعناية على هذا العنصر الهام جدا .. ولضمان الحصول على مستوى متميز وراق يترجم طموح ورؤية الإدارة الحديثة ..
ما هي مميزات الإداري الناجح بما فيه السكرتير ؟
سأترك الحديث عن الإداري الناجح لمعلمينا ملوك الإدارة و سأتحدث معكم عن مميزات السكرتير الناجح وأوجزها بأنه يجب أن يكون أميناً على أسرار العمل والعاملين ويحب رئيسه بالعمل ويحب جميع زملائه ، ماهراً في التكيف مع الآخرين في كافة الظروف وبطبائعهم المختلفة ، وحريصاً على أناقة وجمال المظهر العام لشخصيته ولمكتبه ومكتب رئيسه ، ومخلصاً ومتفان في العمل ، ويتمتع بثقة عالية بنفسه ، يخطط لحياته وعمله ويضع لهما أهدافاً ، وهو طموحاً ويسعي بحماس لتحقيق أهدافه وأهداف المؤسسة من خلال التعلم المستمر ، ويتمتع بقوة في الملاحظة- الذاكرة- اللياقة البدنية- سرعة البديهة - والصبر الجميل .
كما يجب أن يكون لديه معرفة كاملة بدقائق العمل ومجرياته في المؤسسة ويتفنن بإدارة وقته ووقت رئيسه بنجاح، مقنعاً وماهراً في إدارة ضغط العمل وفي تكوين علاقات عامة وإداراتها بنجاح ويستمتع بممارسة مهامه وواجباته باحتراف .
ويسعى بإستمرار لابتكار وسائل حديثة لأداء مهامه بشكل أفضل وأن يجيد استخدام اللغة العربية واللغة الأجنبية الأساسية في العمل ومحباً لقراءة الكتب ويتابع كل جديد في تخصصه و علم الإدارة الحديثة وملماً بالقوانين والنظم واللوائح التي تنظم عمل المؤسسة داخليا وخارجيا و بكافة المعلومات الأساسية عن المؤسسة «نشأتها – تطورها – معاملاتها – عملاؤها منافسوها – مبيعاتها – الهيكل التنظيمي» .
يقال ان بوابة الدخول للمدراء او المسئولين هو السكرتير ما مدى صحة هذه المقولة؟
ذلك صحيح .. وأضيف ان السكرتير لا يفتح لك أبواب المدير فحسب بل هو في الغالب عنصرا أساسيا لتحقيق هدفك من المؤسسة ونجاح او فشل مهامك المتعلقة بموافقة المدير _ وأهل الخبرة يعلمون ذلك جيدا .. ونشأ ذلك من خلال الثقة العالية التي يحظى بها السكرتير من المدير ، ومشاعر الاحترام والحب التي يكنها المدير لسكرتيره ، و معرفة السكرتير بأوقات المدير وتفضيلاته الشخصية واهتماماته وطريقة تناوله لمواضيع العمل ، وكذلك سلطة السكرتير المستمدة من رئيسه والمنعكسة مباشرة نحو العاملين في المؤسسة وايضا كون السكرتير ورئيسه يشكلان فريق عمل واحد روابطه متينة.. وفي بعض الحالات المعلومات الحساسة والأسرار الشخصية التي يطلع عليها السكرتير كونه امين سر لمكتب المدير والمؤسسة .. ولهذا فإن المدراء الذين يعلمون حقيقة و أهمية وحساسية هذه الوظيفة يضعون معايير تقييم واختبارات متنوعة دقيقة جدا للمتقدمين ومقابلات شخصية واهتماماً أكثر من غيرها من الوظائف في المؤسسة .
كتابك المعنون ب «أسرار التألق في السكرتارية العصرية» ما هي فكرته ؟ والى ماذا يهدف؟
ان الفكرة الأساسية لكتابي هي : تدوين خلاصة خبرتي في هذا التخصص ، والتركيز في هذا الكتاب على ان يكون عمليا متخصصا يجد فيه المهتم بهذا التخصص كل ما يحتاجه من مهارات ومعرفة وثقافة خاصة بهذا الفن الرائع .. ويتمكن القارىء – ايضا- من أقصى استفادة ممكنة من التجارب والأفكار التي أثبتت نجاحها وخلاصة خبرات رواد هذا الفن في الواقع العملي ..ولم اعتمد في تأليفه على خبرتي الشخصية فقط ، بل أني استعنت بمؤلفات أخرى عربية وأجنبية لأوفر للقارىء نظرة شاملة واطلاع على أفضل مستويات الأداء اليمنية والعربية والأجنبية في ممارسة هذا الفن الجميل ..
أما هدفي الاساس من كتابي هو : القضاء على المفهوم التقليدي القديم و نشر المفهوم العصري الحديث للسكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. وتوفير الوقت والجهد للمحبين لهذا الفن بحيث يبدؤون من حيث انتهى الآخرون .. وان يكون الكتاب هو المرجع الأول والمرشد للاحتراف والتألق في ممارسة مهام السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة .. لا سيما بعد اطلاعي على ما يزيد عن 20 مؤلفاً في هذا التخصص والتي تتفنن باختيار العناوين و تختلف جميعها في مفهوم تناول هذا الفن العصري .. فمنها من تناوله بشكل أكاديمي معقد .. ومنها من تناوله بشكل لا يظهر أهميته .. ومنها من تناولته بصورة تقليدية قديمة .. فلم يأخذ هذا الفن حقه الحقيقي من الوصف و التعريف .. فأتى كتاب أسرار التألق في السكرتارية العصرية ليجمع الخبرات والأفكار والتجارب ذات الصلة بهذا الفن ويبلورها بصورة عملية سهلة الفهم والتطبيق .
ماذا تقصد بالاحتراف في العمل الإداري ؟
حقا لست من جهابذة الإدارة ، لكن استأذنهم بالمحاولة .. الاحتراف في العمل الإداري من وجهة نظري يأتي نتيجة المعادلة التالية :
( معرفة مستمرة التحديث + خبرة ايجابية متراكمة + أداء متميز ومتطور + نتائج ايجابية ملموسة = احتراف ) .. وبصيغة أخرى : إذا تابعت واستوعبت أحدث النظريات والأفكار والتجارب والخبرات والآليات العصرية في العمل الإداري في مجال عملك . وأخذت ما تحتاجه من خبراتك وتجاربك الشخصية لصناعة حاضر ومستقبل ناجح ومتألق لعملك . ومارست العمل الإداري بنور المعرفة الحديثة والخبرة الايجابية وبمستوى أداء إبداعي تطويري متواكب مع العصر مليئ بالحماس و حب التميز . ولمست بأناملك نتائج ايجابية تقرب أهدافك منك .. فأنت محترف في عملك .
ما هي ابرز الصعوبات التي واجهتك في إصدار كتابك « أسرار التألق في السكرتارية العصرية » ؟
للأسف الشديد ان الصعوبات هي أول عدو يواجه الإبداع في يمننا الحبيب واذكرها على أمل ان يتصدى لها المخلصون لوطننا الحبيب فيقضوا على ظهورها ثانية في مستقبل اليمن والواعد بالخير .. وتلك الصعوبات هي :
لم المس تشجيع أو حتى تفاعل من هيئة الكتاب اليمني عندما أتيتهم مسرورا ومتفائلا بإنتاجي بالمسودة الأولى للكتاب ، وكنت متأملا ان تقوم الهيئة بدراسة الكتاب وطباعته وإعطائي ما استحقه من التشجيع والتحفيز .. لاسيما وانه كتاب إداري متخصص .. وكان جوابهم { لا نستطيع طباعة الكتاب لعدم وجود ميزانية } فتحول السرور والتفاؤل إلى إحباط مدمر لعدم قدرتي المالية على طباعة الكتاب الذي ظل حبيس خزانة الأوراق لفترة .. فأتتني فكرة مراسلة جهات خارج الوطن على أمل ان يرى كتابي النور ، وحصلت على تجاوب من مركز الأسرة السعيدة في دبي وبعد تعبيرهم لي عن إعجابهم الشديد بالكتاب ، قاموا بطباعته 3000 نسخة في دار ابن حزم – لبنان ونشره وحجز مكان له في معارض الكتب العربية والأجنبية .
كما أن مستحقاتي المالية وحقوقي الفكرية في نفق مظلم منذ أربع سنوات وحتى يومنا هذا والكتاب يطبع ويطبع وليس لي منه سوى الصورة والاسم .. والسبب عدم وجود دور فعال لهيئة الكتاب اليمني .. مما اضطرني إلى إرساله خارج البلد ليستقبله مركز تدريبي إماراتي ويستفيد من غياب هيئة الكتاب اليمني ومن هدفي بأن يظهر عملي على السطح .
هل لديك ما تود إضافته ؟
أتمنى من قائدنا الحكيم فخامة رئيس الجمهورية - حفظه الله- التوجيه بإصلاح وضع هيئة الكتاب اليمني بإعادة تفعيلها بشكل فعال كمؤسسة تؤدي دورها في تبني الإبداعات الفكرية اليمنية للشباب اليمني وتشجيع ومكافأة المبدعين لدفعهم للإبداع أكثر وأكثر .. فقد أصبحت بأدائها الحالي المتدني مصدرا للإحباط .
كما أريد أن أقول إن هذا الفن العصري الهام يحتاج إلى إنشاء مركز تدريبي متخصص بتأهيل وإخراج كوادر محترفة في السكرتارية العصرية وإدارة المكاتب الحديثة.. كما أشكر صحيفة الجمهورية والزميل جمال حميد والمحامي محمد مكي لاهتمامهم وتفاعلهم الذي يؤكد بأن وطننا الحبيب مليىء بالشخصيات المخلصة له ولأبنائه ، واشكر أمي الحبيبة وزوجاتي الثلاث على مساندتهن الحنونة لي .
C . V
الاسم : عبد الخالق علي حمود حجيرة
12 عاماً خبرة عملية في إدارة المكاتب والسكرتارية .
دبلوم عالي في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
مدرب معتمد لمادة السكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة.
مدير عام مكتب جويز هاوس لخدمات التوظيف.
سكرتير الغرفة التجارية والصناعية بتعز سابقاً .
مدير مكتب المدير العام لبنك التضامن سابقاً.
حائز على شهادات شكر وتقدير من شركات ومنظمات محلية ودولية.

انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.