إن الإدارة اليوم بجميع فروعها ومراكزها المختلفة، وبالأخص فن السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، تمر بتطور هائل ومستمر وثورة دائمة في الأطر التكنولوجية الحديثة المتجددة، والمستخدمة في ابتكار البرامج الجديدة واختراع الحاسبات الآلية والآلات المكتبية المزودة بتقنيات ووظائف حديثة في جمع حقول الأعمال، والتي تزود الأعمال بقدرة فائقة على الإنتاج بكفاءة عالية جدا، الأمر الذي يؤدي إلى توافر هائل من المعلومات التي يجب التعامل معها والاستفادة منها في اتخاذ القرارات التي يقوم عليها تحقيق أهداف العمل والمنظمة. وهي احدى الواجبات الكثيرة للمديرين على اختلاف مراكزهم، الأمر الذي يضيق معه وقت المدير لعدم قدرته على معالجة كل هذا القدر الهائل من المعلومات بمفرده.. وبالتالي ظهور الحاجة الماسَة لوجود شخصية متميزة تتحمل الكثير من العبء عن المدير، وتساعده في إنجاز الكثير من الأعمال ليتفرغ للواجبات الرئيسية وإتخاذ القرارا، وهذه الشخصية هي «السكرتير». وبالفعل فإن السكرتير يلعب دوراً جوهرياً في إنجاح الأعمال الإدارية والتنظيمية والمكتبية والعلاقات العامة، ويعكس الوجه والمستوى الحقيقي للإدارة والمؤسسة والمدير، ويتفاعل مع أرفع المستويات الإدارية، وهو مسئول عن كافة مراسلات الإدارة وأرشيفها واتصالاتها وتنظيم اجتماعاتها واستقبال وتنظيم حركة الزوار والمراجعين ومهام أخرى متنوعة، وغالبا ما يطلع على أسرار المؤسسة التي لايجب الاطلاع عليها، وطبيعة عملها وعلاقاتها بالعملاء وسياساتها المختلفة.. وهو الشخص الذي يمتلك المهارات المتميزة ولديه القدرة على تحمل المسئولية والقدرة على المبادرة وسلامة الحكم واتخاذ قرارات سليمة في نطاق مسئولياته، وهو الشخص الذي يعاون رئيسه ويتمتع بالثقة التامة لدى رئيسه والإدارة والمنظمة. لذلك كله، كان لزاماً على هذه الشخصية أن يجمع مزيجاً متوازناً من العديد من المهارات والصفات الشخصية والسلوكيات، وأن يكون ذا اطلاع ومعرفة واسعة ومتنوعة، وبارعاً في استخدام التقنيات والوسائل المكتبية الحديثة، ويتمتع بالمرونة والسرعة في التكيف وإتقان اللغات الأكثر استخداما في العالم، وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة ومتابعة كل حديث منها، وإلمام لا بأس به في علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس، وقوة شخصية ورؤية واضحة والإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز والرغبة الدائمة في التميز والتعلم والتدريب، وأن يكون قادراً على تحليل المشكلات والتفكير بطريقة ابتكارية إبداعية خلاقة.. وأن يعمل باستمرار على ترقية الوعي والمعرفة بهذا الفن الممتع، وتحسين أداءه، وصقل وتنمية قدراته الإدارية والتنظيمية والمكتبية، واكتساب مهارات جديدة تدفع به نحو قمم التفوق والنجاح. * مؤلف كتاب: أسرار التألق في السكرتارية العصرية [email protected]
