يواجه المدراء بصورة دائمة مشكلة انشغالهم الدائم وعدم وجود الوقت الكافي للانتهاء من كل الأعمال المتراكمة.. مبادئ الإدارة والتنظيم تقدم الحل البسيط والعلمي لذلك وهو “تفويض السلطة”. ويعني تفويض السلطة قيام الرئيس بتحديد المهام الواجب أن يقوم بها أحد مرؤوسيه وإعطائه السلطة اللازمة للقيام بهذا العمل. وبصورة أخرى يمكن القول: بأن تفويض السلطة هو “قيام المدير بإعطاء أحد المرؤوسين جزءاً من عمل مفروض أو تعود القيام به”, و يتبع ذلك منح المرؤوس الحق في اتخاذ قرارات وإصدار أوامر وتعليمات وتوجيهات لأفراد آخرين حتى يمكن القيام بهذا العمل, وينتج عن هذا أيضا مساءلة المرؤوس عن مدى استخدامه لهذه السلطة في تنفيذ العمل وإنجازه..وتجدر الإشارة هنا للمبدأ التنظيمي (تفويض السلطة لا يعني تفويضاً للمسئولية) بمعنى أن تفويض السلطة لا يعني إعفاء لمفوضها عن التزاماته, فيظل مفوض السلطة مسئولاً عن الإنجاز المطلوب من مرؤوسيه وعن الأخطاء التي ترتكب من جانبهم, فالمرؤوس مسئول عن أداء العمل وتتركز مسئولية الرئيس في انجاز المرؤوسين للعمل بالطريقة السليمة. إن تفويض السلطة ما هو إلا تصريح بأداء عمل ما, وعلى الرئيس أن يتأكد أن السلطة المفوضة للمرؤوسين تكون بالقدر الكافي لإنجاز العمل المطلوب, وأنهم على دراية كافية بالأسلوب المناسب لاستخدام هذه السلطة. ولكن لماذا نجد أن بعض المدراء والمرؤوسين يكرهون التفويض؟ هنالك العديد من الأسباب وراء كراهية المدراء للتفويض، منها افتقاد الثقة في الآخرين – كراهية تلقائية لإعطاء الفرصة و التفويض للآخرين – بعض المدراء يقع في مأزق فكرة خاطئة مفادها “أستطيع أداءها أفضل بنفسي” – علي أن أحرص على بقائي بالعمل - تتوقع الإدارة أن أقوم بنفسي بهذا العمل - يجب أن أسيطر على كل الأمور - لقد تعودت أن أقوم بهذا العمل - يجب أن أحمي الكرسي الذي أجلس عليه. أما أسباب كراهية المرؤوسين للتفويض فهي: الخوف من الانتقاد - عدم الثقة بالنفس - قد تكون المكافأة غير كافية - التردد خاصة عندما يكون هناك نقص في المعلومات أو الموارد – يجد البعض أنه من الأيسر سؤال المدير بدلاً من اتخاذ قرار بأنفسهم عن كيفية التعامل مع المشكلة. شروط تفويض السلطة تعادل السلطة مع المسئولية: عندما يتولى مرؤوس مسئولية إتمام مهمة معينة فمن المنطق و العدل أن تفوض له السلطة اللازمة حتى يتصرف أو يوجه تصرفات الآخرين لإتمام المهمة, و هذا الشرط هو أيضاً من أهم المبادئ في التنظيم “مبدأ تعادل السلطة و المسئولية”. تكامل مسئولية الرئيس: بالرغم من إمكانية توزيع المسئوليات على المرؤوسين وإمكانية تفويض السلطة لهم, إلا أن الرئيس يظل مسئولاً مسئولية كاملة عن إتمام العمل, ويُسأل عن ذلك أمام رؤسائه. وحدة القيادة: مضمون هذا المبدأ هو أن كل مرؤوس مسئول مسئولية كاملة ومباشرة أمام رئيس واحد فقط في أي وقت من الأوقات, وليس مسئولاً لأكثر من رئيس, ومن فوائد ذلك تجنب الأوامر المتناقضة وذلك في حالة تعدد الرؤساء. متى نقوم بالتفويض؟ النقاط التالية توضح الظروف التي تشجع المدراء على تفويض سلطاتهم وأعمالهم, وعلى القارئ والقارئة – بفطنتهم – أن يدركوا تلك الظروف التي تقيد أو لا تشجع المدير في تفويض سلطته فهي عكس تلك الظروف التي تشجعه على التفويض: - عندما يكون وقت المدير محدوداً وغير كافٍ للقيام بجميع الأعمال الإشرافية والإدارية. - عندما يكون بالإمكان تحسين جودة الأداء والقرار من خلال مشاركة أكبر عدد من المرؤوسين. عندما يرغب المدير في تنمية مهارات وتدريب مرؤوسيه. عندما يرغب المرؤوسون في تقبل وأداء مسئوليات جديدة, والاضطلاع بأعمال ومهام متنوعة من وقت لآخر. عندما يقدر المرؤوسون أداء هذه الأعمال التي يرغبون في القيام بها. عندما يقدر المرؤوسون اتخاذ القرارات و إصدار الأوامر. عندما تكون هناك ثقة بين المدير ومرؤوسيه. * باحث ومدرب في الإدارة و التنمية البشرية مستشار التدريب في ديوان عام محافظة إب [email protected]
